Pojam bespapirnog ili e-poslovanja još je 1975. ušao u poslovni leksikon (doduše, samo kao ideja ureda bez papira) u članku objavljenom u Business Weeku pod naslovom ‘Ured budućnosti‘. U tom je članku George Pake, legendarni čelnik Xerox Palo Alto Research Centera, predvidio tehnologiju koja je trebala do 1995. omogućiti zaposlenicima da pritiskom tipke zamijene gomilanje ispisanih dokumenata u uredima, a da informacija dođe do svih kojima je namijenjena.
>>>Igor Vukasović: Odbrojavanje je počelo, a mnogim ‘velikima’ ostalo je manje od 10 godina…
Gotovo četvrt stoljeća poslije svi poslovni procesi u poduzećima teku upravo u tom smjeru. Uredi danas nisu ograničeni samo na četiri zida; većina komunikacije i poslovnih procesa obavlja se upotrebom internetske veze i različitih softvera koji su brzim prihvaćanjem i primjenom u svakodnevnim poslovnim procesima donijeli prevagu nad konkurentima pa su poduzeća koja su ulagala u informacijske sustave, mijenjajući ustaljene manualne radnje u efikasnije i ekonomičnije digitalno poslovanje, prirodnim eliminacijskim procesom isplivala na vrh.
Degradiranje dokumenta
Za više od 35.000 poslovnih subjekata koji svakodnevno razmjenjuju e-račune novi zakon o obvezatnom e-računu u javnoj nabavi, koji bi na snagu trebao stupiti u prvoj polovini 2018., bit će dodatni vjetar u leđa nastavku digitalizacije poslovanja.
Električne pisaće strojeve zamijenila su računala, a s njima je postupno i papirnate dopise zamijenila e-pošta. Prije dvadeset godina internetsko bankarstvo vjerojatno je bilo najlošije prodavana usluga u bankama, no danas čak i umirovljenici u Hrvatskoj obavljaju platni promet na pametnim telefonima. Veći uzlet e-poslovanja vidljiv je zahvaljujući idejama koje su lako dostupne, jednostavne za upotrebu i koje skraćuju nekorisne radne procese ostavljajući više vremena za koristan rad. Na domaćem tržištu prednost e-poslovanja velika su poduzeća, pretežito ona u trgovinskom sektoru, prepoznala još u prošlom stoljeću kad su počela digitalno razmjenjivati račune s pomoću informacijskih sustava, ali tom se trendu okreće i sve više mikrotvrtki, malih i srednjih tvrtki, kao i drugih oblika organizacija koje u poslovanju upravljaju velikom količinom dokumenata.
>>>VIDEO: Više od 3.500 okultnih tekstova iz davnina dobiva ‘suvremeni predznak e-‘
Danas svaki dokument nastaje kao digitalni dokument. Ispisivanjem (printanjem) degradira se, prebacuje iz forme koju smo rado prihvatili u modernom svijetu, jer sve radimo na svojim računalima, tabletima i pametnim telefonima, u formu koja postoji od 105. godine n. e. i koja je dala maksimum jer je šuma za sječu stabala kako bi se izradio papir koji će nakon toga završiti u smeću nakon što jedanaest godina bude pohranjen u tisućama registratora na prašnjavim policama već gotovo nestala.
Ukidanje pečata i potpisa
Prema istraživanju AIIM-a, organizacije najvećih informacijskih posrednika u svijetu, glavni uzrok takve degradacije dokumenata jesu pečatiranje i potpisivanje. Ukidanjem obveze pečata ukinula se potreba za ispisivanjem dokumenata jer se sve može potpisati elektronički. E-dokument tako ostaje u primarnom obliku, što štedi vrijeme za ispisivanje, pečatiranje i kuvertiranje ili arhiviranje dokumenta, tonere, papir te prostor za pohranu dokumenata. Tako se, zapravo, mogu obrađivati i druge knjigovodstvene isprave koje u poslovnim procesima uz e-račun kruže kao središnji dokument: mogu se ovjeravati, knjižiti, plaćati i pohranjivati u početnome digitalnom obliku.
JEDNOSTAVNA MATEMATIKA - Papiri troše i novac i vrijeme
Izgubi se čak 7,5 posto dokumenata koji u papirnatom obliku uđu u tvrtku, od čega ih se tri posto nikad ne pronađe. To je izgubljeno (radno) vrijeme u traženju dokumenata, odnosno plaćeni nekorisni rad; to je kašnjenje s valutom plaćanja, odnosno izravan gubitak novca. Nadalje, prosječna obrada papirnatog dokumenta koji zahtijeva odobrenje više osoba može trajati i do dvadeset radnih dana. Kad tvrtka upravlja s mnogo dokumenata, javljaju se problemi u poslovanju. Najčešće ih prouzroče spora administracija, loša komunikacija među sektorima zaduženima za obradu dokumenata te gubljenje dokumenata koji putuju kroz tvrtku. Takva tvrtka postaje trom aparat koji gubi bitku s konkurencijom koja je na vrijeme naučila da se najvažniji poslovni procesi zasnivaju na brzim, djelotvornim i jednostavnim tokovima poslovnih dokumenata.
Prateći svjetske trendove, ali i zahtjeve koje je nama i drugim zemljama članicama postavila Europska unija, domaći IT sektor počeo je razvijati rješenja u oblaku sustava za upravljanje poslovnim dokumentima ili DMS (engl. document management system). Većina tvrtki koje su brzo prihvatile e-račun ne bježi od poslovnih inovacija, žudi za alatima kojima će ubrzati poslovanje, posebice kad im takav sustav omogućuje da svi dokumenti budu centralizirani i da im se može pristupiti s pametnog telefona s bilo kojega kraja svijeta te da im ne trebaju deseci kopija istoga dokumenta (koje su, zapravo, čisti trošak), kako bi svi sudionici u postupku dobili potrebne informacije ili obradili dokument prema svojim zaduženjima.
Centraliziranje podataka
I država već nekoliko godina radi na centralizaciji svih podataka kao obliku racionalizacije poslovanja i upravljanja, no taj je proces još spor i ne prati potpuno druge zemlje članice Europske unije, čak ni one u regiji, a s digitalnim rješenjima zemalja poput Estonije servis eGrađani ne može se ni uspoređivati. Estonija je uza skandinavske zemlje te Finsku i Island svakako najsvjetliji primjer koristi digitalizacije. Već više godina estonska se vlada na sjednicama ne koristi tiskanim materijalima, Tallinn je gotovo potpuno pokriven besplatnim bežičnim internetom, službeni dokumenti potpisuju se elektroničkim potpisom umjesto vlastoručnim, a korespondencija s liječnikom, čak i za traženje recepata, obavlja se SMS-om.
EU planira goleme uštede
Digitalizacija estonski BDP diže za dodatna dva posto na godinu. Ta bi stopa mogla biti i viša zbog sustava e-Residency s pomoću kojega je moguće otvoriti tvrtku u Estoniji a da u tu zemlju ne kročite nogom.
Prema britanskom The Economistu, zbog takvih primjera digitalizacije estonski BDP raste za dodatna dva posto na godinu. Ta bi stopa mogla biti i viša zbog sustava e-Residency s pomoću kojega je moguće otvoriti tvrtku u Estoniji a da u nju ne kročite nogom. Procjenjuje se da će ta zemlja do 2025. privući do deset milijuna novih građana među kojima će, piše isti list, zasigurno biti mnogo britanskih poduzetnika zahvaćenih Brexitom. Estonski je cilj, kažu, digitalna Europa. U tom smjeru sve se više kreće i Hrvatska centralizacijom podataka svih građana i povezivanjem s institucijama, ali i snažnim zamahom zbog uvođenja obvezatnog e-računa u javnu nabavu. Zadatak je to koji je obvezujućom smjernicom Hrvatskoj i drugim zemljama članicama Europska unija postavila još u travnju 2014. Za više od 35.000 poslovnih subjekata koji svakodnevno razmjenjuju e-račune novi zakon o obveznom e-računu u javnoj nabavi, koji bi na snagu trebao stupiti u prvoj polovini 2018., bit će dodatni vjetar u leđa nastavku digitalizacije poslovanja, odnosno potpuni prelazak na e-poslovanje, a tvrtkama koje još iz straha ili neznanja nisu uvelee-račun poticaj da to učine do kraja godine. Digitalizacija poslovanja neizbježan je proces. I Europska unija postavila je cilj da različitim mjerama potakne poduzeća da do 2020. e-račun bude glavni oblik razmjene računa jer ukidanjem papirnatih faktura i ubrzanjem poslovnih procesa planira na godinu uštedjeti 423 milijarde eura.
Hrvatski koraci
Uvođenje e-računa u hrvatske tvrtke i njihovu daljnju digitalizaciju jako podupire i Hrvatska gospodarska komora, i to iz perspektive razvoja gospodarstva na više kolosijeka. Stvaranjem, ili bolje rečeno širenjem, tržišta u Hrvatskoj spriječit će se sve veći egzodus informatičkih stručnjaka, koje u svijetu jako cijene. Štoviše, upravo bi digitalizacija poslovanja, konkretno znanje i iskustvo domaćih stručnjaka u tome mogli biti jedna od glavnih prednosti Hrvatske u odnosu na druge zemlje u regiji, misle u Hrvatskoj gospodarskoj komori:
>>>Burilović: HGK će biti prva potpuno digitalizirana institucija
Nakon e-računa široko će se početi primjenjivati i drugi dokumenti, poput e-odobrenja, e-opomene, e-narudžbenice, e-primke i ostalih knjigovodstvenih isprava, a onda i usluge kao što je Quick Pay, odnosno qPay, koja će malim i srednjim poduzećima omogućiti da neke račune od banke naplate isti tren.
- Moramo pametno iskoristiti znanje i potencijale koje imamo. Zakon o obveznom e-računu u javnoj nabavi mogao bi biti upravo glavni zubac koji će pokrenuti taj kotačić, zbog čega bi 2018., kad se u budućnosti osvrnemo na nju, mogla biti godina koju ćemo pamtiti po početku potpune digitalizacije poslovanja u Hrvatskoj.
>>>Prvi korak ka ‘otvorenoj vlasti’: 13 milijuna kuna za digitalizaciju službenih dokumenata RH
U Institutu za ePoslovanje naglašavaju da su domaća poduzeća jako zainteresirana za digitalizaciju, što potvrđuje i više stotina edukacija na temu e-računa i DMS-a za više od 2500 tvrtki sudionica. Međutim, ima i straha od nepoznatoga. Zato je nemjerljiva potpora institucija poput Ministarstva gospodarstva, obrta i poduzetništva koje podupire širu primjenu tog zakona i nastoji da e-račun, prema naputku Europske unije, postane glavni oblik razmjene računa do 2020.
Hrvatska kao Estonija
Kad se govori o 2018. kao godini početka potpune digitalizacije poslovanja, odnosno prelaska na e-poslovanje, spominje se također da će se odmah nakon e-računa šire početi primjenjivati i drugi dokumenti, poput e-odobrenja, e-opomene, e-narudžbenice, e-primke i ostalih knjigovodstvenih isprava, a onda i usluga poput Quick Paya, odnosno qPaya, koja će omogućiti malim i srednjim poduzećima da račune određenog iznosa i s određenom valutom plaćanja od banke naplate odmah idući dan, a da se banka u valuti naplati od kupca, što će biti velika financijska injekcija za tržište koje se tek budi nakon recesije. Uklanjanjem sporih i nekorisnih poslovnih procesa tvrtke će uštedjeti mnogo novca koji onda mogu ulagati u daljnji razvoj, otvarati nova radna mjesta i širiti poslovanje na cijelo europsko tržište.
>>>Nikola Vrdoljak: Promjene su brze i uzbudljive, ali nas i plaše
U zemlji koja ima platformu poput mreže MojeRačun, koja obuhvaća više od stotinu proizvođača računovodstvenih programa kako bi korisnici razmjenjivali e-račune s računala na računalo, čime se ne može pohvaliti nitko drugi na svijetu, potpuna digitalizacija poduzeća i estonski dodatni dvopostotni porast BDP-a mogli bi postati lako ostvarivi ciljevi.
Marko Emer jedan je od predavača na stručnoj edukaciji ‘Obvezan e-račun u 2018. – utjecaj na gospodarstvo i primjena u B2B sektoru‘ koja će se održati 16. veljače 2018. u HUB385 u Zagrebu.