Dešava Vam se da na poslani e-mail ne dobijete odgovor. Treba li ga ponoviti i koliko puta te postoji li neko (nepisano) pravilo oko (ne)odgovaranja?
Pitanje:
Nedavno mi je privukao pažnju članak na temu neodgovaranja na e-mailove. Premda u njemu nisam našao konkretne odgovore, nastavio sam razmišljati o razlozima neodgovaranja, a još više o tome koliko puta biti “uporan”, odnosno, kada i koliko često nastojati uspostaviti kontakt. Postoji li neko pravilo kojeg bi se trebalo pridržavati, po Vama i gdje je mjera?
Odgovor:
Pravilo kojeg bi se trebalo pridržavati je - zdrav razum. Znam, ovo također zvuči dosta općenito, jer je zdravih razuma (gotovo!) onoliko koliko i ljudi na kugli zemaljskoj, no dozvolite mi da elaboriram ovu tvrdnju.
Prije svega, bitno je razlikovati vrste informacija koje se prenose e-mailom. Šaljete li nekome s kime imate izgrađeni odnos e-mail od nekoliko rečenica ili pitanja nije isto kao i kada šaljete npr. otvorenu ponudu svojih usluga ili proizvoda osobi na čiju ste adresu nabasali na internetu, zar ne?
>>>Zašto niste dobili odgovor na poslani e-mail? Ovo su najčešće greške koje činite…
U prvom slučaju vjerojatno imate samo dilemu proslijediti li ponovno mail ili nazvati telefonom kako biste sebi i drugoj strani olakšali razmjenu. U drugom pak počinjemo razmišljati i taktizirati…da li, a onda i kada se ponovno javiti, ali i čime, ovaj put.
I upravo se u drugom slučaju nameće potreba zdravog razuma. Krajnost (i to nezdrava) bi bilo svaki dan ponovno slati jedan te isti e-mail, pet dana za redom. Druga krajnost bi bila potpuno odustati od bilokakvog daljnjeg kontakta. Sve ono između spada upravo u različite nijanse zdravog razuma te je prilično individualno. Mjera, koju i Vi spominjete, je nešto što ćete morati sami odabrati. Ima li smisla kroz nekoliko dana ponoviti e-mail s ponešto drugačijim sadržajem, barem u uvodnom dijelu? Hoće li naziv e-maila, ukoliko ga učinite zanimljivijim, privući pažnju čitatelja i utjecati na vjerojatnost odgovora? Vrlo moguće.
Hoćete li nešto slično ponoviti i trećim e-mailom ili ćete si već u drugom ostaviti otvorenu mogućnost poziva? To može biti učinovito jer tada osoba s druge strane uviđa da ste odlučni u dobivanju odgovora, bio on pozitivan ili ne te je veća vjerojatnost da će Vam odgovoriti. Ili će se stvar riješiti pozivom.
Količina aktivnosti s Vaše strane prije svega ovisi o Vašem smislu za mjeru, odnosno zdravom razumu i o kontekstu.
Količina aktivnosti s Vaše strane prije svega ovisi o Vašem smislu za mjeru, odnosno zdravom razumu i o kontekstu. Kontekst se u ovom slučaju odnosi na odnos koji imate (ili ne) s osobom, međusobnoj uključenosti u zajednički rad, prethodnim dogovorima te odgovoru na pitanje “kome je ova informacija potrebna?” Naime, ako je važnost informacije podjednaka, lakše ćete stupiti u kontakt, dok je (u slučaju da je Vama važno, a drugoj strani nije) na Vašoj kreativnosti i asertivnosti da zainteresira drugu stranu.
Postoje ljudi koji će maksimalno dva puta kontaktirati istu osobu po istom pitanju i tada bespovratno odustati. S druge strane, ima ljudi koji ne odustaju niti nakon 5-6 pokušaja kontakata jer smatraju da postoji šansa za odgovor te istovremeno ne smatraju da su time više nego uporni. Kao što već rekoh, najbolje će biti da nađete svoju mjeru, ono s čime ćete se Vi dobro osjećati. Dakle, niti kao da ste olako odustali, niti kao da gnjavite drugu stranu.
Evo još par ideja o slanju e-mailova, općenito:
- vodite računa da šaljete e-mailove tijekom radnog vremena. “Noćne” poruke ne djeluju baš profesionalno, a i jutarnji e-mailovi će ih zatrpati te baciti u drugi plan
- dobijete li “out of office” poruku, zapamtite datum s kojim se osoba vraća na posao te mu/joj se javite ponovno 2-3 dana kasnije. Pun inbox na povratku s godišnjeg je stresan i treba vremena da ga se raščisti
- vodite računa da su Vaši e-mailovi poslovni, ali istovremeno i osobni. Nitko ne voli primijetiti da je dobio kopiranu poruku koja je mogla biti poslana bilokome drugom. Kako bismo dobili na važnosti, prije svega je trebamo dati drugima oko sebe, zar ne?