Račun za gorivo više nije obvezan prilog putnom nalogu

Ako radnik putuje privatnim automobilom, poslodavac mu ne nadoknađuje izdatak za potrošeno gorivo, nego mu isplaćuje naknadu za upotrebu privatnog automobila u službene svrhe, neoporezivo do dvije kune po prijeđenom kilometru

Piše: mr. sc. Marija Zuber, savjetnica-urednica u časopisu Računovodstvo i financije
[email protected]

Od 2. srpnja ove godine račun za gorivo više nije obvezan prilog uz putni nalog, ni u slučaju kad se putuje privatnim osobnim automobilom ni kad se na službeni put odlazi službenim automobilom. Riječ je o izmjenama Pravilnika o porezu na dohodak kojima je izbrisana odredba čl. 14. o obvezi prilaganja računa za gorivo kao jednog od dokaza da je na određenoj relaciji obavljeno službeno putovanje. Podsjetimo, još od kolovoza 2005., otkad se primjenjuje Pravilnik, odredbe o obveznom prilaganju računa za gorivo bile su izložene brojnim kritikama. Poduzetnici su dokazivali da im količina i opsežnost podataka koje zahtijeva porezni propis otežava i nepotrebno poskupljuje poslovanje. Porezna vlast opravdavala se tvrdnjom da joj je bez pravnog uređivanja obveznog sadržaja putnog naloga kao dokumenta kojim se dokazuje opravdanost učinjenih izdataka otežana kontrola plaćanja javnih prihoda.
Porezna vlast obrazlagala je nužnim detaljno regulirati ta pitanja da bi se sankcionirala praksa da se putni nalozi često rabe kao način isplate neoporezivih primitaka, bez gospodarske opravdanosti. I kad su se poduzetnici već gotovo prilagodili novim pravilima, porezna je vlast popustila i unekoliko olabavila propise koji uređuju iznose i uvjet pod kojima se osobi upućenoj na službeni put mogu nadoknaditi troškovi koje je imala na tom putu.

Sitna, ali vrijedna izmjena

Dakle, račun za kupljeno gorivo više nije dokaz da je na određenoj relaciji obavljeno službeno putovanje. Riječ je o sitnoj izmjeni jer i nadalje ostaju neizmijenjene odredbe o visini neoporezivih naknada i odredbe o obveznom sadržaju putnog naloga, ali će ona ipak uvelike olakšati i poslodavcima i zaposlenicima. Dakako, ako radnik putuje službenim automobilom i na putu svojim novcem plati gorivo, poslodavac mu ipak na temelju računa nadoknađuje taj izdatak. Takav račun može, ali i ne mora biti priložen uz putni nalog. Ako radnik putuje privatnim automobilom, poslodavac mu ne nadoknađuje izdatak za potrošeno gorivo, nego mu isplaćuje naknadu za upotrebu privatnog automobila u službene svrhe, neoporezivo do dvije kune po prijeđenom kilometru. S obzirom na ostali propisani sadržaj i obvezne priloge uz putni nalog, porezna administracija i bez računa za gorivo ima dovoljno elemenata da u nadzoru ocijeni je li službeno putovanje obavljeno sa svrhom obavljanja posla ili je riječ o nezakonitom prelijevanju novca iz poduzetničke u privatnu sferu, bez plaćanja propisanih javnih davanja.

Poslodavac može odrediti kategoriju hotela

S aspekta propisa radnog prava nalog za službeno putovanje ne mora biti u pisanoj formi, ali računovodstveni i porezni propisi izrijekom zahtijevaju pisanu ili elektroničku formu putnog naloga. Naime, i Zakon o računovodstvu i Opći porezni zakon određuju da se unos podataka u poslovne knjige temelji na urednim i vjerodostojnim knjigovodstvenim ispravama. Knjigovodstvena isprava je pisani ili memorirani elektronički zapis o nastalom poslovnom događaju, a služi kao podloga za unošenje podataka u poslovne evidencije, ali i za nadzor nad obavljenim poslovnim događajem. Poslodavac u putnom nalogu određuje radniku u koje mjesto će putovati, kojim prijevoznim sredstvom, koji mu je radni zadatak i koliko može trajati putovanje. Prijevozno sredstvo koje se odobrava radniku u funkciji je određivanja visine troškova koje će poslodavac priznati radniku. Ako je predviđeno da putovanje traje više dana, poslodavac može odlučiti i o troškovima vezanim uz smještaj, primjerice odrediti kategoriju hotela. Dakako, radnik može putovati drugim prijevoznim sredstvom i prespavati u hotelu više kategorije, ali tada sam snosi razliku u cijeni.

Automobil samo uz odobrenje

U kolektivnom ugovoru koji obvezuje poslodavca, pravilniku o radu, a katkad i u ugovoru o radu koji su pri zasnivanju radnog odnosa sklopili radnik i poslodavac, određuje se koje troškove će poslodavac nadoknaditi radniku u slučaju ako ga upućuje na služeni put. Porezni propisi određuju koje troškove i pod kojim uvjetima poslodavac može neoporezivo nadoknaditi radniku, ali nisu izvor prava radnika. Na primjer, radnik može od poslodavca potraživati naknadu za upotrebu privatnog automobila samo ako mu je poslodavac odobrio upotrebu privatnog automobila na prijeđenoj relaciji, i to do visine propisane onim izvorom radnog prava koji obvezuje poslodavca, a koji je za radnika najpovoljniji. Dakako, porezni propisi uvelike utječu na iznose naknada koje poslodavci isplaćuju svojim radnicima. Ako porezni propis dopušta isplatu određene naknade kao neoporeziva primitka, poslodavac je troškovno motiviraniji da ga isplati radniku. Obveza plaćanja javnih davanja poskupljuje poslovanje pa je poslodavcu u interesu da radniku isplaćuje one primitke na koje nema obveze plaćanja doprinosa i poreza na dohodak.

Nema naknade za polupansion ili pansion

U vezi s priznavanjem troškova službenog putovanja osob osobiti oprez nalažu odredbe koje uređuju namjenu dnevnice. Prema Pravilniku o porezu na dohodak dnevnica za službeno putovanje u zemlji iznosi do 170 kuna na dan i namijenjena je podmirenju troškova prehrane, pića i prijevoza u mjestu u koje je osoba upućena na službeni put. Odvojeno od dnevnice, radniku se po putnom nalogu mogu neoporezivo nadoknaditi troškovi smještaja, s time da prema ugostiteljskim uzancama koje primjenjuje Hrvatska troškovi smještaja obuhvaćaju noćenje i doručak.
U slučaju kad radnik uz putni nalog priloži račun za polupansion ili puni pansion za službeno putovanje u zemlji, nema uvjeta da mu se neoporezivo nadoknadi i puni iznos hotelskog računa i isplati neoporeziva dnevnica zato što se podmirivanjem računa za polupansion ili puni pansion nadoknađuju i troškovi za koje je prema poreznom propisu namijenjena dnevnica. Da bi isplatitelj mogao nadoknaditi trošak noćenja s doručkom i isplatiti neoporezivu dnevnicu, mora raspolagati podatkom koji dio hotelskog računa se odnosi na trošak noćenja s doručkom.

Što kad hoteli ne mogu razdvajati račun

Do 2006. je postupak pribavljanja tih podataka bio jednostavan, ali otada je otežan zbog uvođenja stope poreza na dodanu vrijednost od 10 posto na usluge smještaja, polupansiona i punog pansiona. Naime, kad se u hotelu konzumira usluga polupansiona ili punog pansiona, ručak i večera uključeni u tu uslugu oporezuju se PDV-om po stopi od 10 posto, a kad se konzumiraju kao posebna usluga, podliježu PDV-u prema stopi od 22 posto. Zbog tog razloga hotel ne može izdati račun s razdvojenim stavkama jer bi posljedica takvog postupka bile drukčije porezne obveze hotela. Stoga je o tome uputno obavijestiti radnike koji odlaze na službeni put, a u vezi s isplatom dnevnica postupiti na jedan od sljedeća dva načina: radniku nadoknaditi puni iznos hotelskog računa za polupansion ili puni pansion (ali tada nema uvjeta i za isplatu neoporezive dnevnice) ili pribaviti vjerodostojne isprave o cijeni noćenja s doručkom (usluga smještaja) u istom objektu i u istom terminu pa radniku po plaćenom hotelskom računu nadoknaditi samo dio koji se odnosi na smještaj i uz to mu isplatiti i dnevnicu za službeno putovanje. Kad je riječ o službenom putovanju u inozemstvu, propis izrijekom određuje da se u slučaju kad je radniku osigurana prehrana dnevnica smanjuje za 80 posto. Smanjenje dnevnice za 80 posto obvezno je u slučaju kad su radniku osigurana oba glavna obroka, ručak i večera. Ako je osiguran samo jedan obrok, primjerice samo ručak, smanjenje treba prepoloviti i dnevnicu smanjiti 40 posto.