Piše: Jasmina Očko, kontroling konzultant
U situaciji kad su mediji preplavljeni raznim teorijama, teško je razlučiti koje su informacije istinite. Stoga nije baš lako utvrditi kakav je bio tok misli i akcija kontrolinga u vezi ovog konkretnog slučaja. Ali pokušajmo zamisliti kako je moglo biti.
Jedan od najvažnijih zadataka kontrolinga jest zaštita poslovnog rezultata. Kontroling nije kontrola niti inspekcijski nadzor, već mu je zadatak analizirajući poslovne događaje utvrditi iskorištava li poduzeće dobro svoje resurse u skladu s poslovnim ciljevima i planovima.
No, stvari se bitno kompliciraju u volatilnim vremenima kad cijene na tržištu značajno fluktuiraju. Problem nastaje ako kontroling ima ustaljeni, unaprijed definiran sustav izvještavanja koji se nedovoljno agilno prilagođava novim prilikama kao što su velike oscilacije u cijenama, gdje je automatski rizik od manipulacija značajno povećan i zbog toga treba vrlo ažurno uvoditi cijeli niz novih 'dubljih' analiza.
Međutim, ovdje treba uzeti u obzir važan moment, a to je da je poslovni rezultat poduzeća 2021. godine bio daleko bolji nego prethodne, a izgleda da je u 2022. još bolji. To je sigurno mogući okidač za suprotno djelovanje – za opuštanje umjesto uvođenja jačih analiza. Moguće je da je to pogodovalo da su novi rizici podcijenjeni. To naravno nikako nije dobro, ali je nažalost moguće.
Kako kontroling inače u praksi otkriva situacije kakva je ova u promatranom primjeru?
Jedna od najosnovnijih, uvijek prisutnih kontrolerskih analiza ona je o ostvarenom RUC-u (razlici u cijeni, odnosno razlici između cijene koštanja proizvodnje i prodajne/tržišne cijene). U normalnim vremenima taj pokazatelj se uspoređuje s povijesnim i planskim vrijednostima da bi se utvrdilo odstupanje. No, kod velikih fluktuacija prodajnih cijena postoji mogućnost da nije odmah jasno što je normalno odstupanje, a što nije. Zbog toga kontroling mora postavljati svoje analize po raznim dimenzijama praćenja – npr. do razine kupca. Pogotovo kad nema jednoobraznog ugovaranja prodaje, već kupci mogu imati različite ugovore, ovisno o tome kad su ih sklapali. Tu je rizik puno veći i ako to nije zadano od strane menadžmenta, kontroling to mora sam provesti u sklopu svojih neovisnih analiza.
Nije mi poznato je li u ovom slučaju postojalo izvještavanje do razine kupaca (barem onih velikih), ali vrlo vjerojatno nije, jer bi se inače vrlo brzo utvrdilo da jedan kupac ima značajnije (negativno) odstupanje od ostalih i to bi bio 'red flag' za daljnju analizu. Vjerojatno bi se praćenje tog kupca već u prvim mjesecima pojačalo i brzo utvrdilo da se negativni trend nastavlja.
U situaciji kada nema sustava koji na mjesečnoj razini izvještava o RUC-evima po kupcima, analiziraju se izvještaji cijelog sektora (kojem pripada navedeni kupac). Veliki iznosi mogu se odmah primijetiti i na čudnim odstupanjima na rezultatu cijelog sektora. Trebalo bi vidjeti u ovom slučaju kako to da kontroling to nije primijetio. Iznos o kojem se govori zaista nije mali i sigurno je ostavio trag.
Možda to možemo protumačiti time što zapravo - kako se čini – ovdje novac nije nestao, već naprosto nije došao. To znači da je poslovni rezultat trebao biti još bolji, a nije bio. Koliko bolji je trebao biti u uvjetima kad gotovo nije moguće imati suvisle planske veličine, nije baš lako utvrditi. I to može biti jedan od razloga zašto se alarmi nisu upalili.
Koji su još praktični razlozi koji mogu dovesti do neefikasnosti kontrolinga?
Moramo znati da u praksi nisu stvari uvijek postavljene 'by the book' i mnogo toga može utjecati na to da kontroling ne vidi ono što bi morao vidjeti. Kod velikih poduzeća, pogotovo onih koji djeluju u grupacijama, često kontroling dobiva zadatak da se fokusira na 'grublje brojke', a manje resursa ima za dublje analize, što je veliki propust. Kontroling se, nažalost, tako može pretvoriti u tromi aparat koji ne izlazi puno izvan zadanih okvira. Za nekog tko ima loše namjere, to je plodno tlo jer tako točno zna što se prati, a što ne. I tu leži velika opasnost. Ista se stvar događa i s internim revizijama i kontrolama.
Mnogo puta se događa da kontroleri dobivaju naloge od svih razina menadžera za brojne (možda i manje važne) ad hoc analize koje jedva stignu isporučivati. U takvim uvjetima nemaju vremena baviti se svojim vlastitim neovisnim analizama, od šume ne vide drvo i nemaju jasnu sliku cjeline pojedinih dijelova, što je velik rizik samo po sebi.
Također, u praksi se događa da kontroleri imaju zadatak fokusirati se na optimiranje procesa, odnosno na troškove i stoga premalo pažnje polažu na prihode i RUC (ono od čega se pokrivaju troškovi). Tako se događaju apsurdne situacije da se bave realno muhama dok s druge strane – kako vidimo – slonovi prolaze.
Ponavljam, ja to ne opravdavam, samo pokušavam zaključiti koji su mogući (objektivni i subjektivni) razlozi za ovakav ishod. I naravno, ovo su samo neki od mogućih uzroka.
Ovaj aktualni primjer trebao bi biti opomena svima da povise stupanj pažnje – što su uvjeti poslovanja neobičniji, to je veća mogućnost za manipulacije, a to znači da je nužna pojačana pažnja i dubina analiziranja.
Što je poduzeće veće, a pogotovo kada je poslovni rezultat sve bolji, to je veći rizik od propusta ovakve vrste i oni koji imaju neetičke namjere uvijek su nekoliko koraka u prednosti. Ne mogu dovoljno naglasiti važnost neovisnog djelovanja kontrolera izvan i povrh zadanih izvještaja od strane menadžmenta, te važnost cjeloživotnog učenja. Oni moraju imati dovoljno resursa (vremena, IT podrške, edukacija) da djeluju što je dublje moguće i time u pravom smislu budu čuvari poslovnog rezultata.