Elektronički račun nije PDF dokument, a registratori nisu mjesto za pohranu strukturiranih dokumenata, zaključak je posljednje emisije Druga strana koju na HRT-u uređuje i vodi Željko Kardum. Uskoro nas očekuje novi zakon kojim će se i poslovnim subjektima uvesti obavezan eRačun, no unatoč tome što je riječ o dokumentu koji zbog obveznika javne nabave već više od šest godina kola i u gospodarstvu, starih se navika teško riješiti.
Brojni poduzetnici i dalje zaprimaju eRačune, a onda printaju njegov slikovni prikaz u PDF-u, rukom ga likvidiraju i potom spremaju na sigurno u registrator kao vizualni dokaz i podsjetnik. Zašto su zbog toga u prekršaju, objasnio je Marko Emer, predsjednik Uprave tvrtke Elektronički računi, vodećeg informacijskog posrednika za eRačune.
- Unazad deset godina više od sto tisuća korisnika započelo je razmjenu eRačuna, a nekoliko desetaka tisuća je zasada isključivo primatelja dokumenata. Istraživanje koje smo proveli pokazalo je da 99 posto tih primatelja računa, odnosno njihovih knjigovođa i dalje ne koristi jednu od glavnih značajki eRačuna, a to je automatsko učitavanje - istaknuo je Emer.
Isprintani račun nije original
Naime, elektronički račun je strukturirani dokument koji se izrađuje, prenosi i zaprima u formatu koji je pogodan za strojnu obradu, čime bi se trebalo eliminirati nekorisni rad, povećati efikasnost i sigurnost tvrtke te zadovoljiti svi zakonski propisi o upravljanju digitalnim dokumentima.
- Unatoč tome, velika većina tvrtki koja zaprima eRačune i dalje ih ne učitava u računovodstveni program, nego se dokumenti printaju i po takvom se eRačunu odbija pretporez prije nego ga se pohrani u registrator. Struka mora biti svjesna da je riječ o prekršaju jer to nije original eRačuna, niti je zadovoljena vjerodostojnost pošiljatelja i cjelovitost sadržaja - naglasio je Emer.
Prekršaj vrijedan tisuće eura
Podsjetio je da sankcije za ovaj prekršaj mogu iznositi do nekoliko desetaka tisuća eura, kako za samu pravnu osobu, tako i za odgovornu osobu društva.
- Kazne zbog nepoštivanja formalnih uvjeta za ostvarivanje prava na odbitak PDV-a mogu iznositi od 3.980 do 66.360 EUR za pravne osobe te od 660 do 39.810 EUR za fizičke osobe, odnosno direktora. Mnogi poduzetnici nisu svjesni da ih je njihov knjigovođa, nažalost još uvijek iz neznanja, doveo u situaciju da su u prekršaju. Ako primate eRačune, sljedeći put kada vam knjigovođa javi da je PDV predan, razmislite jesu li računi pohranjeni u izvornom obliku ili će vas jedan registrator skupo koštati - rekao je.
Na pitanje kako se zakonski ispravno čuvaju eRačuni, odnosno zašto se slikovni prikaz, PDF dokument, ne smatra elektroničkim računom ili ‘pravim eRačunom‘, direktor servisa moj-eRačun je istaknuo da je to uređeno s više zakonskih propisa, među ostalim i Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi.
- Elektronički račun je ovjeren aplikativnim certifikatom i vremenskim žigom čime je zajamčena vjerodostojnost pošiljatelja, nepromjenjivost u vremenu i cjelovitost sadržaja. Na razini EU se razmjenjuju računi koji su usklađeni s EU normom za eRačun i zbog toga ih od pošiljatelja do primatelja prenose ovlašteni informacijski posrednici. PDF koji korisnik zaprima uz XML zakonski ne moramo slati jer je to isključivo slikovni prikaz računa, koji onda mnogi primatelji zloupotrebljavaju kako bi ih isprintali i čuvali u registratoru - pojašnjava Emer.
Siguran i kontroliran arhiv
Jedino ispravno mjesto za čuvanje elektroničkih računa i drugih digitalnih dokumenata je elektronički arhiv, koji mora biti siguran i kontroliran i osigurati da dokument ostane vjerodostojan i cjelovit kroz obavezni period čuvanja.
Na pitanje što čine s eRačunima i pratećim dokumentima poduzeća koja ih isključivo zaprimaju, Emer je istaknuo kako ih čuvaju jer su svjesni da će uskoro doći trenutak kada će ti poduzetnici tražiti svoje e-dokumente. Riječ je o problemu, dodao je, na koji upozoravaju više od desetljeća, a sada ističe rok za preuzimanje dokumenata.
- Od prvog razmijenjenog eRačuna upozoravamo na obvezu pohrane u eArhiv, no to je ozbiljno shvatio tek mali dio korisnika koji pravilno pohranjuje dokumente. Većina još uvijek nije uspostavila eArhiv, iako eRačune moraju čuvati 11 godina u originalnom formatu pa je to već desetljeće naš trošak koji više nismo spremni snositi. Svaki poduzetnik je odgovoran za vlastito poslovanje, što bi trebalo podrazumijevati i zakonski ispravo arhiviranje dokumenata - istaknuo je direktor tvrtke Eletkronički računi.
Rok do ožujka
Trošak dokumenata koje servis mojeRačun čuva za primatelje koji nisu aktivirali eArhiv iznosi nekoliko stotina tisuća eura godišnje, no takvoj praksi uskoro će stati na kraj jer žele osigurati još bolju infrastrukturu za korisnike koji su aktivirali uslugu čuvanja dokumenata.
- Obveza elektroničkog arhiva je obveza i za poduzeća, a ne samo javne i sektorske naručitelje. Svatko tko je primio makar jedan eRačun, mora imati elektronički arhiv za digitalne dokumente. To ponavljamo već više od deset godina, međutim primatelji eRačuna to još nisu osvijestili jer u popisu svojih primljenih dokumenata i nadalje mogu preuzeti svoje račune. Kako bismo ih osvijestili i podsjetili da je to njihova obveza, dat ćemo im priliku da do 31. ožujka 2025. godine preuzmu sve svoje eRačune, nakon čega brišemo njihove dokumente sa servisa - pojasnio je Emer.
Brisanje arhiva eRačuna
Za korisnike to znači da će, ako si nisu napravili vlastitu elektroničku arhivu ili angažirali eArhiv servis, ostati bez ‘originala računa‘, što može biti vrlo nezgodno i podložno sankcijama, posebice ako se po kopijama računa odbijao pretporez.
- Pozivam poduzetnike da provjere s knjigovođama gdje su originali, odnosno eRačuni i da, ako već nemaju uspostavljen eArhiv, to svakako učine do 31. ožujka jer u suprotnome neće moći doći do svojih dokumenata - zaključio je Emer.
Europski lider za ePoslovanje
Elektronički računi vodeći su informacijski posrednik na tržištu i jedina licencirana institucija za platni promet za pružanje usluga iniciranja plaćanja (PIS) i informiranja o računu (AIS).
Jedna su od kompanija unutar Visma obitelji, norveškog IT giganta koji je europski lider u SaaS businessu i broji više od 17.000 zaposlenika u Europi i Južnoj Americi. Vrijednost norveške kompanije je procijenjena na oko 19 milijardi eura, što je više od ukupne vrijednosti deset najvećih hrvatskih kompanija.