Konferencijske vijesti
StoryEditor

Primjeri dobre prakse kontrolinga u javnome sektoru

24. Svibanj 2016.

IT rješenje neće riješiti vaše probleme, ali može itekako pomoći. Bilo koje rješenje koje je promjenjivo u privatnome sektoru, promjenjivo je i u javnome. Problem s kojim se mnogi suočavaju jest izvještavanje, ne u segmentu samog izvještaja nego da bi taj izvještaj pomogao u popravljanju onih stvari koje nisu dobre - rekao je Ognjen Glavaš iz tvrke Oracle na Liderovoj konferenciji o kontrolingu koja je održana danas u hotelu Westin.

Većina kompanija u javnom sektoru imaju neka rješenja, no komunikacija je problem. Brojevi postoje, no nije centralizirano. Izazovi izrade plana i projekcija u institucijama javnog sektora ima nekoliko. To su Odobrenja – puno razina pregleda i pregovaranja. Nerealnost– ne odražava stvarno stanje, Trošak– proces oduzima previše vremena i resursa, Neprilagodljivost – nemogućnost prilagodbe procesa promjenama, Iteracije – predaja, revizija, provjera (review), prilagodbe, Kompleksnost – preko programa, preko autorizacijskih odbora, preko institucija. I tu nastupa Performance management (PM).

- Performance management kod javnog sektora odgovara na pitanje koje usluge želim ponuditi. PM nužno ne znači isključivo rezanje troškova, nego i prilagodbu. PM omogućuje povezati strategiju s planom i izvršenjem, nadzor financijskih i operativnih rezultata te ciljeva, primjena analiza na pokretanje povećavanja učinkovitosti unutar institucija – objašnjava Glavaš.

Eksplozivna kombinacija države i biznisa može biti zadovoljavajuća samo u kontroliranom okruženju

PM koristi Fina, Dalekovod, HEP koji to koristi za povećanje efikasnosti poslovanja, da ostvare investicijski ciklus.

- HEP kaže – moramo dići kredit za investicije, što će biti s kamatnom stopom, možemo li proizvesti i prodati tolike količine energije da možemo financirati ulaganja. HEP trgovina kaže koliko može prodati. Gledaju koliko mogu proizvesti – je li sušna ili kišna godina. Ta HEP trgovinu nije bitna elektrana, za HEP Proizvodnju jest. I tu kontroling ima svoju ključnu ulogu jer objedinjuje sve podatke i analize na temelju čega se donosi odluka o pokretanju investicija ili ne – objašnjava Glavaš.

Blaženka Miličević iz Agencije za poljoprivredno zemljište predstavila je rad Agencije i njihove promjene te način uvođenja kontrolinga. Njihovi strateški ciljevi raspolaganje zemljištem, praćenje stanja zemljišta, trajni monitoring, komasacija, okrupnjavanje, usklađivanje stanja, kontrola korištenja zemljišta i naplate, ustroj potrebnih vlastitih evidencija i njihova integracija te izrada podloga za izmjenu zakonske regulative.

Svi su previše fokusirani na troškove javne uprave, a nimalo se ne priča o uslugama

- Da bi to proveli moraju postojati provediva zakonska regulativa, financijska sredstava, ljudski resursi, promjena organizacijske strukture, organizacija rada, informatizacija, odanost prema poslu, volja za radom te profesionalnost i kolegijalnost – kaže Miličević.

Zato su se odlučili uvesti kontroling kako bi kvalitetnije ispunjavali svrhe javne ustanove, kvalitetnije i učinkovitije ispunjavali obveze propisane Zakonom, kvalitetnije, točnije i ažurnije izvještavali unutar Agencije, donosili boljih i kvalitetnijih odluka, kvalitetnije komunicirali između odjela i zaposlenika, kvalitetnije upravljali ljudskim potencijalima.

Kada su analizirali samo sebe kao Agenciju zaključili su da teško mjere učinkovitost - djelatnici puno rade a učinkovitost je slaba, slab je protok informacija, procesi koji se odvijaju u Agenciji nisu jasno usmjereni ispunjavanju ciljeva, većina radnog vremena (52%) se odnosi na opće poslove i servisne službe (mail, kopiranje, stranke, telefon, ….). Uočili su također loše stanje podataka državnog poljoprivrednog zemljišta te nepostojanje adekvatnih podloga za gospodarenje državnim poljoprivrednim zemljištem.

Marić: Planiramo da na jesen reforme budu u Saboru

Isto tako, analiziranjem procesa utvrdili smo da ustroj agencije nije primjeren potrebama kontrolinga, odnosno nije u cijelosti temeljen na poslovima koji iz njega proizlaze, da je teško kreirati vezu između organizacije i strategije koja proizlazi iz misije Agencije. Stoga je bilo potrebno izraditi novi ustroj temeljen na upravljanju procesima.

- Ovo je temelj za izračun cijene koštanja pojedinih usluga i takozvani katalog usluga, za eliminiranje aktivnosti koje ne donose novostvorenu vrijednost, za postavljanje standarda izvedbe pojedinih usluga, za objektivno postavljanje ciljeva, za dodjeljivanje zadataka djelatnicima, odnosno fer i objektivnu podjelu posla za mjerenje učinkovitosti i izgradnju sustava nagrađivanja – objasnila je Jasmina Očko iz tvrtke Kontroling Kognosko koja je sudjelovala u analizi.

Zašto je kontroling važan u provođenju reformi i učinkovitom upravljanju?

U konačnici, postavljeni preduvjeti za kvalitetno upravljanje i donošenje odluka o povećanju ili smanjenju pojedinih aktivnosti sukladno planovima, o potrebnom broju djelatnika za određeni posao, o napredovanju, stimuliranju ili destimuliranju (na temelju rezultata rada), o izvršenju strateških ciljeva, o mijenjanju strategije ukoliko za to postoji potreba. Agencija za poljoprivredno zemljište sprema se za novu eru upravljanja: upravljanja učinkom i rezultatima.

27. studeni 2022 03:40