Specifičnosti kontrolinga u javnoj upravi, tema je s kojom je drugi dio prve međunarodne Konferencije o učinkovitom upravljanju u javnom sektoru u organizaciji Lidera i Kontrolinga Kognosko, a pod pokroviteljstvom Ministarstva financija, ‘otvorio‘ profesor Hoffman Werner s bečkog ekonomskog sveučilišta.
- Kontroling je jezgra svakog područja, on znači aktivni menadžement usmjeren na cilj i fokusirane aktivnosti. Preko kontroling infrastrukture omogućena je potpora menadžment strukturi jer poslodstvo pod pritiskom mora donositi odluke, opskrbiti informacijama i koordinirati različite aktivnosti rad ostvarenja zajedničkog cilja – uveo je u temu Werner, naglasivši važnost počivanja ciljeva na transparentnosti kako bi se vidio odmak od onoga što je trebalo ostvariti i između onoga što je ostvareno.
No problem s transparentnošću je, nastavio je, što je nužno potrebna, ali nije uvijek i svugdje željena.
A zašto bi trebali koristiti kontroling u javnoj upravi?
- On već puno godina postoji u tvrtkama, no javna uprava je mislila da može bez njega. No sve se više pojavljuje potreba za njime. To je posljedica povećanih očekivanja od javne uprave. S jedne strane rastu zahtjevi građana, očekuju se bolji učinci, itd., a s druge strane granice izdataka za to predviđene postaju sve manje. Sve je više zahtjeva prema javnoj upravi i to se sve više financira porezima. To je neodrživo – upozorio bio Werner.
U budućnost će se morati napraviti još više s još manje, nastavio je, a to zahtjeva fokus na važne zadatke te pitanja: koji su važni učinci koje moramo postići te koja je efektivna upotreba sredstva da bi se to postiglo. Govorimo, naravno, o efikasnosti i učinkovitosti.
Ne postavlja se pitanje koliko resursa imamo na raspolaganju, dodao je, nego što ćemo s njima postići. Koja sredstva trebamo, za koje zadaće i koje učinke ćemo time postići ; tri su ključne stvari koje je istaknuo.
- Morate se stalno propitkivati što ćete postići, imate li sredstva za to i jesu li u pametnoj koleraciji s onim što želite postići. Time dobivamo uvid kako se ponašati dalje – savjetovao je Werner, naglasivši da ciljeve treba pametno formirati i oni moraju biti realistični.
Ipak, ciljevi se ne mogu potpuno kontrolirati, što god poduzeli i koliko god se trudili.
- Nije normalno da se cilj sto posto ostvari. Odstupanje od cilja je zapravo normalnost. Pitanje je sad koliko je odstupanje, što ga je prouzrokovalo i što možemo učiniti da se to promijeniti. Valja promišljati što od tog odstupanja možemo naučiti i kako ga ne ponoviti – još je jedan od njegovih savjeta.
Iako nema efektivnijeg načina učenja upravljanja i nema drugog tako održivog načina, kontroling se u stvarnosti ponekad i loše provodi. Često se provodi više u smislu brojčane birokracije, a to ne potiče učenje. Kontroling se mora utemeljti na osnovi jedne široke lepeze koja omogućava učenje na greškama.
- Ne smije se osnivati koncept na samim brojkama jer to cijeli sustav koči – naglasio je Werner, iznijevši zanimljiv case study koji je pokazao kako na austrijskom sveučilištu provode kontroling, gdje mjere koliko će apsolvenata imati, koliko njih će se zaposliti i kada, itd.
- Stvorite jednu kulturu kontrolinga jer sam siguran da može funkcionirati – poručio je Werner.
Koliko je javna uprava učinkovita?
Nakon njegovog izlaganja održala se rasprava na temu učinkovitog upravljanja i iskustva u Hrvatskoj pod moderatorskom palicom konzultanta Denisa Petrovića iz Contrasta u kojoj su uz Wernera sudjelovali i Ursula Rosenbichler iz austrijskog Ministarstva uprave, Gerhard Zotter iz austrijskog ministarstva financija te HDZ-ov saborski zastupnik Domagoj Ivan Milošević.
Petrović je ponovio premisu iz prijašnjih predavanja koja kaže da nije najvažnije pitanje koliko ljudi u sustavu radi, odnosno koliko možemo uštedjeti s otpuštanjima, nego koliko je javna uprava učinkovita.
- Percepcija je da manje zaposlenika donosi i manje troškova, no to je prividno rješenje. Ako ne želimo završiti u slijepoj ulici, moramo razmišljati u budućnost. Dakle, kako će za pet godina uprava biti koncipirana, s kojim sredstvima, zadacima i ciljevima i onda moram planirati put u tom smjeru. Potrebno je promijeniti način razmišljanje u cijelom sustavu. Doći ću ako hodam – poručila je Rosenbichler.
S njom se složio i Milošević, no naglasio je da Hrvatska ima golem problem s nezaposlenošću i to nas razlikuje od Austrije, a i podosta kasnimo s reformama.
-Upravo zbog toga je učinkovitost ključna. Privatni sektor je oštećen krizom, radikalno se nastoji prilagoditi, a javni sektor se nije mijenjao niti prilagodio. Posljedica toga je eksplozija javnog duga. Mi smo zaostali u upravljanu tvrtkama. Javni sektor treba odvojiti od upravljanja tvrtkama i administracijom. Treba rasteretiti ministarstva od svakodnevnog upravljanja javnih tvrtkma, nekrentinama, itd. Ima puno toga što je Austrija učinila, a što Hrvatsku tek čeka – rekao je Milošević.
Jedan o osnovnih problema kod uvođenja kontrolinga je otpor, ali i znanje te tehnika.
Hoffman je istaknuo da se cijeli sistem brzo prilagodio i da su sveučilišta relativno brzo prihvatilo kontroling i njegovo uvođenje u programe obrazovanja. Preporučio je to i Hrvatskoj.
Austrija se u provođenju kontrolinga odlučila za zakonsku obvezu. Dakle, sam instrument je utjelovljen u zakonu, čak i Ustavu. Je li zakonska obveza pozitivna ili negativna mjera?
- Pozitivna, svakako – zaključila je Rosenbichler.
No pitanje je ima li u Hrvatskoj političke volje.
- Svima je u Hrvatskoj jasno da je dosadašnji model neodrživ. Žao mi je što nismo poduzeli sve potrebno proteklih nekoliko godina, a prije svega učinkovito upravljanje, kako u administraciji, tako i u javnim tvrtkama. U tom se smislu previše forsira priča koliko i gdje ima zaposlenih. Morate imati ciljeve, a od Vlade kreće najveća odgovornost. Za razliku od Austrije, Hrvatska je još uvijek transzicijska zemlja. Mi tek trebamo graditi institucije. Kad to nemate političke elite potaju važnije jer one nameću ritam promjena i način upravljanja – odgovorio je Milošević.
Vezano za upravljanje učešćima u javnim tvrtkama te privatizaciju vs. profesionalizaciju, Austrija ima sličan put kao i Hrvatska i s privatizacijom, ali i s upravljanjem strateškim javnim tvrtkama.
- Nije toliki problem gdje ste danas, nego koji vam je trend, a naš je negativan, pogotovo u odnosu na Austriju – istaknuo je Milošević.
Mora se znati, zaključio je, tko što radi i što su im obveze, neovisno je li privatno ili javno.
Stvaranje transparentnosti
Posljednji dio konferencije započeo je konkretnim modelima i primjerima uvođenja kontrolinga u javnu upravu. U temu je uveo Dietmar Ranftler iz KABEG menadžmenta prezentacijom o kontrolingu u austrijskom sustavu zdravstva u kojem je prisutan već 20-ak godina. Zdravstvo u austrijskom proračunu zauzima trećinu, na zdravstvo se troši oko 30 milijardi eura.
- Stvaranje transparentnosti je jedan od bitnih zadataka kontrolinga. On se provodi na osnovu brojki i podataka. Zahtjevi kojima moraju kontroleri odgovarati rastu i naposljetku se pokazalo da kontroling sam, odnosno izobrazba kontrolera nije dostatna. Bitno je stvaranje komunikacijskih platformi na način da se medicinsko osoblje uključi u razvoj alata za provedbu kontrolinga. Dakle, komunikacija je, pored, ostalih kompetencija kontrolera vrlo bitna – naglasio je Ranftler.
Daljnji važan cilj reforme zdravstva je smanjiti troškove, no ne mogu se smanjiti troškovi, nego se samo može spriječiti njihov nagli rast. Cilj je, dakle, smanjiti stopu rasta troškova. Od 2012. do 2016. cilj im je uštedjeti 1,3 milijarde eura.
- Ako se želi provesti kontroling u zdravstvu, potrebna je i razina komunikacije, stoga je najveći izazov stvoriti komunikaciju između kontrolera i liječnika. Kontroling nam daje tansparentnost, objektivnost i osnovu za raspravu. Onda se javlja i mogućnost za upravljanje. On omogućava izbjegavanje rasipavanja javnih sredstva. Bitno je da se misao vodilja kontrolinga uvede na svim razinama. Kontorling je sve bitniji jer pritisak smanjenja troškova sve više raste. I, uvjeren sam, s konrolingom se može povećati ekonomičnost - zaključio je Raftler.
Georg Jocham, direktor kontrolinga austrijske željeznice OBB, nastavio je s primjerom kontrolinga u sektoru željeznica te instrumentom korporativnog upravljanja i transparentnog formiranja cijena za usluge od javnog interesa.
Austrijske željeznice zapošljavaju više od 70 tisuća djelatnika. Nisu privatizirane, ali su visoko profesionalizirane. Jocham je također naglasio važnost transparentnosti.
- Kontroling ima vrlo važni zadaću u ostvarenju odnosa s klijentom i s tvrtkom. On je potpora odlukama, a odluke se podupiru na način da se pridonosi transprentnosti i da bude relevantan u pogledu upravljanja. Informacije moraju biti jasne i jednoznačne. Ako upakirate u izvještaj previše irelevantnih brojki, on će biti nepregledan, a izvještaj neiskoristiv – savjetovao je opisavši kako izgleda sustav kontrolinga u OBB-u, kako izgledaju njihovi izvještaju, za što su sve odgovorni i sl. Kontroling je u OBB-u odgovoran za rezultate planiranja, izvješća koncerna, itd. Oni, ukratko, ispostavljaju standarde i onda prate njihovo privođenje.
Nisu još kompletno uspješni, zaključio je na kraju, no ponašaju se kako sasvim normalno poduzeće; kao da nismo dio državnog vlasništva.
Kontroling je potpora menadžmentu
Posljednji primjer došao je iz Hrvatske. Romina Ercegović iz voditeljica kontrolinga u FINA-e, govorila je o strateškom i operativnom kontrolingu u FINA-i te razlikama među njima. Oni su različito sagledavaju, naglasila je, ali su međuovisni i ne mogu se promatrati odvojeno.
U FINA-i je kontroling potpora menadžmentu u provedbi njegovih funkcija, uvažavajući izrazito promjenjivu poslovnu okolinu. Osnova kontrolinga je, naglasila je i Ercegović, prepoznati buduće potencijale koji čine značaj za funkcioniranje FINA-e i njeno pozicioniranje u budućnosti.
Denis Petrović iz Contrast priveo je konferenciju kraju s nekoliko pretpostavki za provedbu projekta ‘državni kontroling‘.
- Politička odluka je podloga za sve. Zatim, potreban je odabir strukturnih dionika za provedbu i restrukturiranje, sinergija resursarstva Ministarstva financija, javnih tvrtki i agencija te ostalih proračunskih jedinica. Nadalje, treba odrediti upravljanje projektom, osposobiti menadžment te ne pretvoriti u niti u jednoim trenutku provedbu reformske mjere u ICY projekt. Ovo je strukturni i procesni projekt, a ICT mu može biti samo podrška. I posljedne, treba osigurati upravljanje promjenama i jasnu komunikacijsku strategiju – zaključio je Petrović, naglasivši da jasno definirana očekivanja pospješuju šansu uspješne provedbe uspostave kontrolinga, odnosno povećanja učinkovitosti.
Ništa se ne može preko noći, izdvojio je još neke od ključnih zaključaka koji se mogu izvesti iz konferencije, ništa nije zabetonirno, politička volja je važna i nužna, ali i sposoban operativni tim, kao i edukacija, promjena svijesti te komuniciranje.
Jasmina Očko iz Kontroling Kognoska se nadovezala te najavila potpuno novu edukacija kontrolinga u javnom sektoru u Hrvatskoj koja će rezultirati certificiranim kontrolorima za javnu upravu.