Timski rad prije svega - najvažnije je ne izgubiti ljudski pristup

Hrvatski Telekom, vodeći pružatelj telekomunikacijskih usluga u Hrvatskoj, ove godine u siječnju izvršio je implementaciju One.ERP programa (eng. enterprise resource planning) uz veliku podršku partnera SAP Hrvatska. Projekt je podrazumijevao lansiranje jedne središnje i cjelovite digitalne platforme za standardiziranje procesa i transakcija s ciljem postavljanja još viših operativnih standarda.

To nije bio mali i lagan zadatak, no ništa nije nemoguće uz izvrstan i visoko motiviran timski rad. Da bi uspješno i unutar vremenski zadanog okvira uspjeli implementirati One.ERP program, projektni tim SAP-a i HT-a, koji su vodili Anita Rajković Mravec, Starija projekt menadžerica u SAP-u, Jasenka Anica Kreković, Voditeljica računovodstva i direktorica projekta za One.ERP u HT-u, te Josip Šešo, Stariji projekt menadžer u HT-u, snažan fokus stavili su na suradnju s ključnim HT-ovim stručnjacima, iskusnim i dobro poznatim partnerima te sistemskim integratorima s ciljem osnivanja profesionalnog i motiviranog tima koji će izvršiti projekt. U tom procesu tim je stavljen na prvo mjesto. Pričali smo s Anitom Rajković Mravec, Jasenkom Anicom Kreković i Josipom Šešom da bi saznali kako su uspjeli uspješno provesti projekt tolikog značaja i zahtjevnosti u samo 18 mjeseci, kako izgleda rad u multikulturalnom timu i virtualnom okruženju te što ovakvi projekti donose svakom članu tima.

Možete li objasniti što je One.ERP program? Zašto je njegova implementacija važna za Hrvatski Telekom? Zašto je važna za SAP Hrvatska?

ARM: One.ERP program je incijativa Deutsche Telekoma pokrenuta još prije 10 godina s ciljem implementiranja rješenja središnje platforme na razini svih nacionalnih tvrtki s ciljem postizanja standardizacije, usklađivanja i boljih operativnih standarda na razini cijele Deutsche Telekom grupe. U 2019. godini, Hrvatski Telekom odlučio je da će se pridružiti središnjoj platformi i postati dio One.ERP programa. Imajući na umu da će zadani vremenski okvir implementacije biti izazovan, osobito zbog opsega projekta, Deutsche Telekom i Hrvatski Telekom odlučili su udružiti snage sa SAP-om na području projektnog menadžmenta kako bi pružio podršku u realizaciji na najbolji mogući način, s obzirom na to da SAP ima snažno iskustvo u provođenju i izvršenju projekata.

Kako implementirana SAP rješenja pomažu Hrvatskom Telekomu na dnevnoj bazi? Kako su se promijenili radni procesi uz novi sustav?

JAK: Kao jedan od preduvjeta pridruživanja One.ERP zajednici, sveukupna standardizacija procesa i usklađivanje podataka bili su izazovni i još uvijek jesu za trenutne radne procese jer nije bilo dovoljno vremena koje se može uložiti u zadovoljavajuću razinu edukacije. Naš sljedeći cilj je povećati korištenje sustava i identificirati točke u poslovanju na koje utječe, te čim prije zajedno s cijelom organizacijom stabilizirati migraciju i poslovnu transformaciju. Jedini način na koji to možemo postići je kroz snažno partnerstvo sa svim One.ERP korisnicima u Hrvatskom Telekomu, uz suosjećanje prema njihovim brigama i problemima te potpunom predanošću da postignemo sreću i sigurnost svih korisnika u novom sustavu.

Koji su bili glavni izazovi ili poslovni problemi tijekom implementacije One.ERP programa?

Glavni izazovi su definitivno bili vrijeme, opseg projekta, složenost integracije i COVID-19 pandemija koja je promijenila tradicionalan način rada u potpuni rad na daljinu. Imali smo vremensko razdoblje od 18 mjeseci da implementiramo cijeli opseg SAP ERP rješenja, od područja financija i tehnologije do upravljanja nekretninama.

JAK: Agilni i učinkoviti tim postavio je brzi tempo projekta, dok s druge strane mali tim nije mogao prekoračiti svoje resurse s obzirom na druge paralelne projektne aktivnosti. Bilo je iznimno teško moderirati aktivnosti i resurse više puta na dnevnoj bazi. Općenito povjerenje tima u menadžere projekta bilo je imperativ i pronašli smo dobar ritam pomoću kojeg smo odgovorili na ovaj izazov.

JŠ: Složena integracija koja je uključivala 19 lokalnih sustava, 7 One.ERP sustava Deutsche Telekom grupe i  5 sustava HT partnera treće strane bila je izazovna zbog zadanog vremenskog roka i budžeta, dok je istovremeno trebalo osigurati glatku tranziciji tijekom lansiranja. Kroz agilni pristup i podjelu svih integracija i testnih slučajeva u odgovarajuće E2E tokove, osigurali smo uspješno lansiranje projekta. Poznavanje lokalnog sustava, motivacija tima, kao i odlična suradnja s vanjskim dobavljačima, bili su ključni za uspješnost.

Kako je bio organiziran projektni tim? Koliko ljudi je bilo uključeno?

ARM: Projektni tim je organiziran na temelju agilnog i “lean” pristupa – trokut projektnog menadžmenta: Projektni menadžer, Poslovni i IT voditelj. Članovi i voditelji tima bili su vrhunski stručnjaci koji mogu brzo reagirati i donositi odluke jer nije bilo vremena za gubljenje. HT-ov ključni One.ERP projektni tim imao je oko 15 do 20 članova, dok je širi tim uključivao više od 100 osoba.

Tim HT SAP

S obzirom na to da je tim bio multikulturalan, jesu li postojale prepreke u komunikaciji, drugačijem načinu rada i kulturi? Kako ste ih savladali?

ARM: Svaki početak je složen i zahtijeva određene prilagodbe, no nismo imali previše vremena za to. Kroz direktan i transparentan pristup, ali i prijateljsku komunikaciju sa svim dionicima uspjeli smo postaviti temelje i surađivati vrlo dobro. Bez obzira na to, imali smo nekoliko prepreka tijekom provedbe projekta. Jedna od njih je bila to što je engleski bio glavni jezik komunikacije, no osigurali smo da na sastancima, za koje smatramo da bi to mogao potencijalno biti problem, sudjeluju izvrsni govornici engleskog jezika i na taj način pružaju podršku. Naravno, druga važna prepreka bila je COVID-19 pandemija koja nas je natjerala da organiziramo rad u potpuno virtualnom okruženju. To znači da smo se uz jezične razlike trebali nositi i s različitim komunikacijskim platformama, problemima u povezivanju, poteškoćama pri objašnjavanju što je tko htio reći, itd. No, vrlo brzo su se svi dionici i članovi tima prilagodili te postigli još veću razinu produktivnosti i izvršenja zadataka nego prije jer sada nisu morali trošiti vrijeme na stvari poput putovanja ili mijenjanja soba za sastanke.

Kako ste kao voditelji motivirali članove tima da daju najbolje od sebe svaki dan?

ARM: Nisam bila vođena nijednom visoko profesionalnom strategijom ili pristupom projektnog menadžmenta. Ovo je bio projekt u kojeg je trebalo “brzo uskočiti” i kojim smo trebali upravljati najbolje što možemo. Jednostavno sam osjetila i pokazala suosjećanje prema svim članovima tima te sam imala vrlo strpljiv i stabilan pristup.  Od samog početka projekta s Jasenkom i Josipom, imali smo jasnu odluku o nultoj toleranciji za okrivljavanje, svađanje ili bilo kakvo slično ponašanje koje je uobičajeno kada su vremenski rokovi kratki, a pritisak visok.

JAK: Kao što je i Anita već naglasila, sveukupna motivacija došla je od impresivne komunikacijske platforme koju smo zajedno kreirali za stvaranje tima na temelju međusobnog poštovanja. To nam je bio glavni prioritet: držati moral visoko, održavati timski duh i kreirati platformu za suradnju, a ne eskalaciju. Suosjećanje, solidarnost i orijentiranost na rješavanje problema u radnom okruženju rade čuda za naš tim jer često radije zajedno savladavaju poslovne izazove, nego da pronalaze krivca. Sam projektni menadžment morao je unaprijed identificirati ograničenja te je na taj način mogao rano reagirati i osigurati podršku gdje je bila potrebna.

JŠ: Od početka projekta htjeli smo okupiti članove tima koji imaju stručnost, ali i otvoreni um i želju za promjenom. Očekivali smo otpor prema budućim promjena, osobito jer smo imali na umu da prebacujemo prilagođene procese u one standardizirane. U malom ključnom projektnom timu svaki je član bio uključen u projekt od početka i svakodnevna suradnja bila je važna kako bi se održala visoka razina motivacije.

Je li projektni tim napredovao s vremenom? Kako bi usporedili suradnju i odnose unutar tima na početku u odnosu na danas kada je projekt implementiran?

ARM: Rekla bih da smo se mi kao tim, ali i HT kao tim interno jako razvili kada uspoređujem razdoblje kada smo tek počinjali s projektom i razdoblje kada je sve finalizirano. Blizak i intenzivan rad, čak i u virtualnom okruženju, nas je iznimno zbližio. Zaista mogu reći da smo od samo profesionalnih kolega postali bliski prijatelji. Zamislite samo što bi bilo da se COVID-19 nije uključio u priču.

Prema vašem mišljenju, što je implementacija ovog projekta i sudjelovanje u tom procesu donijelo svakom članu tima? Što je donijelo vama kao voditeljima tima?

ARM: Mislim da su članovi tima stekli još dublje znanje o SAP-u i stručnost u specifičnim područjima poslovanja; dobili su snažnu želju za unaprjeđivanjem i poboljšavanjem procesa, a ne da implementiraju rješenje tek toliko da to odrade. Gdje postoji volja, postoji i način…to je jedan od naših mota, a glavni je zasigurno “mi to možemo”. Kao voditelju tima, sudjelovanjem u ovom projektu stekla sam ogromno poštovanje prema svakom članu tima, osjećaj beskrajnog ponosa i potvrdu da određeni posao, aktivnost ili izazovan projekt mogu biti realizirani kada je prisutna dobra energija i zajedništvo. To se još jednom pokazalo kao glavni pokretač, naravno uz iznimnu stručnost i iskustvo.

JAK: Osobno vjerujem da je svaki individualac iznimno zadovoljan kada vidi rezultate svoga rada, uloženog truda i vremena. U ovome projektu to je još više bilo naglašeno činjenicom da su naši timovi ispred sebe imali veliki izazov, u smislu vremena, ali i resursa. S tim na umu, uspješno izvršavanje projekta je samo po sebi ogroman uspjeh za sve kolege koje su uložile nemjerljiv trud. Zajedno smo učili i rasli, dijelili dobre i loše trenutke. Sama pomisao na finaliziranje projekta stavi mi osmijeh na lice, osobito zbog činjenice što smo cilj uspjeli ostvariti zajedno. Na kraju, neprocjenjiva poslovna i privatna prijateljstva nakon ovih izazovnih dana nešto su zbog čega sam zaista ponosna što sam dio ovog izvanrednog projekta. Ovaj projekt je bio poseban i vrlo motivirajući, ne samo za članove projektnog tima, već i za naše kolege koji nisu bile direktno uključene u aktivnosti projekta. U vrijeme pandemije, potresa i rada od kuće, naš tim, koji nije odustao već je pojačao tempo rada, zaslužuje ogromnu količinu priznanja i poštovanja. Agilnost timova koji su neumorno radili na projektu ostavlja dugotrajnu vrijednost u nasljeđu poslovne strane HT-a.

JŠ: Vjerujem da je svaki član naučio važnost timskog rada te shvatio ideju postojanja samo jednog tima, bez podijele između poslovnog i IT segmenta ili lokalne i centralne strane. Visoka motivacija, kultura bez okrivljavanja i želja za pružanjem međusobne pomoći bile su ključne za napredak čak i kada nije sve bilo savršeno te su svi bili iscrpljeni i umorni.

Što biste savjetovali nekom tko tek započinje projekt sličnog opsega i važnosti? Što treba napraviti, a što treba izbjegavati?

ARM: Na prvom mjestu je ljudski pristup i individualno poštovanje. To je nešto o čemu uvijek treba voditi računa i što mora biti prisutno. Zatim je važno i osigurati da se udruže najbolji stručnjaci kao voditelji timova. A nešto što svakako treba izbjegavati je stavljati dodatan pritisak na tim uz već postojeće okruženje s visokim pritiskom. Također, ako primijetite da je izvedba zadataka niska, ako je moguće, bilo bi dobro zamijeniti članove tima odmah na početku jer poslije može biti prekasno s obzirom na to da je vremena malo. No, u svemu tome za kraj bih voljela ponoviti - najvažnije je ne izgubiti ljudski pristup.

ČITAJTE LIDER U DIGITALNOM IZDANJU