Tijekom proteklih deset godina digitalizacija je iz temelja transformirala područje projektnog menadžmenta. Istodobno, udio rada na projektima unutar tvrtki konstantno se povećavao kroz sve industrije i funkcije: prema predviđanju Project Management Institutea (PMI), kompanije diljem svijeta trebat će dodatnih 2,2 milijuna voditelja projekata do 2027. godine.
Martina Huemann, voditeljica Project Management Group u poslovnoj školi WU kao i akademski direktor Professional MBA programa iz područja projektnog menadžmenta, govori o novim i tradicionalnim kompetencijama te zbog čega je najvažnija kvaliteta voditelja projekta u digitalnom dobu biti pravi lider.
Digitalna transformacija dosegla je sve poslovne grane i temeljito transformirala način upravljanja projektima. Samo dostupnost novih digitalnih alata zahtijeva od donositelja odluka radikalnu promjenu svog pristupa upravljanju projektima.
- Promjene do kojih je došlo uslijed digitalizacije jasno su vidljive u svim industrijama i funkcijama - u nekim područjima njihov je utjecaj značajan, u drugim su posljedice manje izražene - kaže Martina Huemann, međunarodno priznata stručnjakinja za projektni menadžment.
Kao primjer u kojem je utjecaj bio značajan navodi građevinsku industriju: kako bi zajednički planirali projekt, u građevinskim projektima svi sudionici koriste digitalne modele procesa i podataka koji se nazivaju Building Information Modeling ili BIM.- Na ovaj način stvara se digitalna infrastruktura koja sve podatke, od početka planiranja do faze održavanja, uključuje u jedinstveni sustav - objašnjava Martina Huemann. Rezultat su sinergijski učinci potpuno nove dimenzije.
Pet ključnih pitanja o ovoj temi:
Kako digitalizacija mijenja projektni menadžment?
Moderna softverska rješenja, big data, društveni mediji i inovativne simulacijske tehnologije otvaraju uzbudljive nove mogućnosti u upravljanju digitalnim projektima. Tim koji radi na projektu može se jednim klikom informirati o napretku projekta, a vanjski dobavljači, partneri ili sponzori mogu se učinkovito integrirati pomoću holističkih rješenja u oblaku. Nadalje, voditelji projekata mogu koristiti alate za digitalnu vizualizaciju za prikazivanje različitih scenarija, omogućujući im da provedu potencijalne promjene u vrlo ranoj fazi i tako uštede puno resursa. Kao rezultat toga, projekti postaju transparentniji za sve uključene strane i postaje moguće pojednostaviti i usmjeriti organizacijske procese.
- Današnji voditelji projekata rade ruku pod ruku s malim robotima kojima mogu dodijeliti zadatke koji zahtijevaju dosta vremena - kaže Martina Huemann.
Što će ostati nepromijenjeno?
Liderstvo je i ostat će ključni zadatak za voditelje projekata, zbog čega bi ih se zapravo prikladnije moglo nazivati liderima projekata. Još jedna stvar na koju digitalna transformacija nije utjecala jest činjenica da nijedan projekt nije poput drugog. Iako suradnju zasigurno olakšavaju digitalne platforme i alati, ključno je da se članovi tima okupe na sastanku licem u lice na početku projekta.
- Uspjeh projekta uvijek ovisi o odnosima članova unutar tima - naglašava Martina Huemann.
Je li moguće povući jasnu crtu između konvencionalnog te digitalnog projektnog menadžmenta?
Prema mišljenju Martine Huemann razlike nisu precizno definirane. Ustaljene metode koje su dio pojedinačnih radnih zadataka nastavit će funkcionirati kao i do sada, iako bi strukturni plan mogao izgledati nešto drugačije u odnosu na prije. Iako je korištenje digitalnih alata preporučljivo za bilo koji projekt, nije uvijek potrebno kupiti puno infrastrukture za tu svrhu. „Digitalna suradnja odavno je postala standard i za male projekte." Uspješna suradnja često se može postići korištenjem open source alata ili konvencionalnih IT programa. Ukratko, "Smanji na maksimum"
Koje vještine će se očekivati od voditelja projekta u budućnosti?
Danas gotovo da i nema industrije koja ne očekuje od zaposlenika dobro poznavanje digitalne tehnologije. No, za voditelje projekata očekivanja su još veća.
- Opis njihovog posla drastično će se promijeniti - kaže Martina Huemann. Uvjerena je da će se morati ponašati poput istinskih vođa i više nego prije jer je „vodstvo tako krucijalna tema u projektnom menadžmentu, čak i više nego u drugim sferama tradicionalne tvrtke. Naime, projektni timovi posebno su oformljeni za određeno vremensko razdoblje kako bi realizirali određeni projekt, što predstavlja pravi izazov za voditelja projekta koji mora osigurati da se projekt učinkovito izvršava što je prije moguće. Također, voditelji projekata gotovo nikada nemaju zaposlenike koji im izravno odgovaraju, jer projektima se često upravlja izvan postojeće hijerarhije, a voditelji projekata često se susreću s velikim otporom. Nažalost, projekt se dosta često još uvijek doživljava kao prijetnja postojećoj i uspostavljenoj hijerarhiji poduzeća."
To znači da voditelji projekata moraju biti u mogućnosti brzo implementirati adekvatne strukture i istodobno voditi projektni tim kako bi uspješno obavili svoj posao. Uspjeh projekta uvijek ovisi o tome koliko profesionalno se rukovoditelji projekata mogu nositi s proturječnostima i sukobljenim interesima i jesu li sposobni zadržati smjer i kad su suočeni sa “snažnim frontalnim vjetrovima”.
Koje alate voditelji projekata trebaju koristiti?
Postoji ogroman i sve veći broj raznolikih digitalnih alata u raznim područjima. „Svi oni imaju svoje prednosti i mane", kaže Martina Huemann. Jira se koristi u mnogim tvrtkama, ali zahvaljujući modularnoj primjenjivosti poznati alati poput MS Projects i dalje popularni. Postoje i posebni alati pogodni za agilne metode, poput Zenhub ili Taiga. Dodatni primjeri koji su se u praksi pokazali vrlo učinkovitima su Clarizen, monday.com i Celoxis.