Podaci su mozak svake tvrtke. Ma što proizvodili i prodavali, morate prikupljati podatke o kupcima i poslovnim procesima, a i svoje podatke razmjenjujete digitalno. No nisu svi podaci korisni. Treba nepristrano shvatiti njihovu vrijednost
Podaci o proizvodu, tržištu, kupcima, troškovima, konkurenciji… kruna su digitalne preobrazbe tvrtke. Dostupni su u svakom trenutku i znak su da je tvrtka dobro odradila proces digitalizacije. Ako nije, šteta nastala propuštenom prilikom ponekad je nepopravljiva.
Takve pogreške dogodile su se i nekim velikim svjetskim kompanijama, primjerice Kodaku, koji je dominirao svjetskim tržištem fotografije, ali je propao jer su ga zbog odgađanja digitalizacije pretekli konkurenti. Nema više ni američkog lanca trgovina za iznajmljivanje videokaseta i DVD-a Blockbustera, kojeg je pokopao Netflix. Da je kojim slučajem prije dosta godina Yahoo kupio tad nepoznati Google za samo milijun dolara, gdje bi mu bio kraj, a danas se kraj ne vidi Googleu… Znalci tvrde da su spomenute tvrtke pogrešno procijenile nužnost digitalne transformacije. I mnoge hrvatske tvrtke dugo su čekale prije nego što su integrirale tehnologiju u poslovanje, zbog čega je Hrvatska tek na 22. mjestu po digitalizaciji u odnosu na ostale članice Europske unije.
Digitalna preobrazba
Digitalna preobrazba tvrtke donosi trenutačne vidljive promjene u poslovanju kao i one koje će rezultate dati i dugoročno. Poslovanje u oblaku, internet stvari (IoT), umjetna inteligencija (AI), brojne aplikacije, novi kanali prodaje i komunikacije s potrošačima neke su od prednosti koje znatno olakšavaju poslovanje i čine ga uspješnijim. No da bi digitalna preobrazba tvrtke rezultirala sveobuhvatnim podacima, potrebno ju je i provesti na taj način. Digitalizira li tvrtka samo jedan poslovni proces i ostane na tome, neće iskoristiti sve mogućnosti koje joj tehnologija omogućava, a to znači da se neće moći boriti na tržištu kao i tvrtke koje su taj proces zaokružile i dostupni su im veliki podaci čija analiza omogućava donošenje pravodobne i dobre poslovne odluke. To ne znači da se svaka tvrtka digitalizira prema istom načelu i nije dovoljno digitalizirati samo marketing jer je digitalizacija proces koji se odnosi na cjelokupno poslovanje.
Bez sveobuhvatne digitalizacije poslovanja nemoguće je u svakom trenutku imati sve dijelove poslovnog procesa pod kontrolom. Zbog toga je digitalizacija velik izazov za svaku tvrtku bila velika ili mala, ali malima je ipak mnogo teže jer, osim nedostatka novca, često nema ni ljudi koji bi proveli taj proces. Taj proces ne može obaviti ni mali IT odjel tvrtke, nego ga provode digitalni stručnjaci prema poslovnoj digitalnoj strategiji. Na kraju svega nužno je analizirati dobivene podatke, a i taj posao rade analitičari, koje često male, a i srednje velike tvrtke nemaju. Podaci ponajprije omogućuju sagledavanje vlastite pozicije u širem tržišnom kontekstu, donošenje kvalitetnih poslovnih odluka te stalno mjerenje učinkovitosti poslovnih procesa unutar tvrtke. Digitalizacija također omogućava praćenje kretanja u industriji kojom se tvrtka bavi.
Ispravni put
Konzultant Vedran Antoljak, glavni partner Apsolona, ističe da većina tvrtki digitalizaciju i/li digitalnu transformaciju povezuje s informacijskim tehnologijama te smatra da bi za pripremu trebale angažirati IT tvrtku tj. developera. No Antoljak tvrdi da to nije ispravan put jer iskustva pokazuju da je kod uspješnih digitalizacija i transformacija poslovanja za digitalno doba mnogo zahvalnije angažirati adekvatne poslovne savjetnike koji bolje razumiju različite dijelove poslovnog sustava tvrtke i okružje, na temelju čega mogu učinkovitije pripremiti tvrtku za promjene, odnosno identificirati vrstu i kvalitetu podataka koje tvrtka posjeduje. Poslovni savjetnici tako mogu bolje pripremiti tvrtku za sljedeće korake, među ostalim, izradom funkcionalnih specifikacija za korištenje podataka ili pak promjenu poslovnog modela. Tek nakon toga i u razvoju digitalnog rješenja uloga IT tvrtke postaje relevantna, i to pri razvoju aplikativnog rješenja, ako za to ima potrebe.
– Poduzetnik može biti svjestan vrijednosti podataka koje posjeduje, ali iskustva i praksa preporučaju korištenje vanjskog savjetnika za evaluaciju pravih vrijednosti tih podataka i načina kako ih iskoristiti. Poduzetnik bi trebao biti svjestan da nisu svi podaci korisni iako se na prvi pogled možda tako čini, ali kvalitetu, obradivost podataka, njihovu strukturu i ostalo mnogo će bolje procijeniti adekvatan stručnjak izvan tvrtke – naglašava Antoljak.
Poslovna inteligencija
Menadžeri danas imaju pristup većem broju podataka nego ikad prije, ali to samo po sebi nije dovoljno za donošenje kvalitetnih poslovnih odluka jer se podaci ne analiziraju sami od sebe. Njima treba upravljati, što, u nedostatku analitičara, omogućavaju alati za poslovnu inteligenciju (business intelligence – BI). Poslovna inteligencija pomaže dobiti smisleni uvid u neobrađene podatke. Nekad su BI softver upotrebljavali isključivo analitičari podataka ili IT stručnjaci, ali danas su ti alati dostupni i ostalim korisnicima.
Luka Stepinac, 'data engineering services manager' CROZ-a, ističe da su rješenja za upravljanje podacima i poslovnu analitiku do prije nekoliko godina bila, uvjetno rečeno, povlastica velikih tvrtki. Razvojem tehnologije, a posebno širim prihvaćanjem oblačnih (cloud) inicijativa, postala su dostupnija i malim te srednjim tvrtkama. No prije uvođenja rješenja za poslovnu analitiku tvrtka treba napraviti popis analitičkih potreba, primjerice, pratiti trend promjene obujma prodaje proizvoda po poslovnicama, na tjednoj bazi, dobiti popis najboljih prodavača gledano prema iznosu prodaje na mjesečnoj razini. Analitičke potrebe može se organizirati prema grupama poslovnih procesa: prodaja, nabava, HR i slično. Kad je riječ o provjeri dostupnosti i kvalitete podataka, Stepinac ističe da za svaku analitičku potrebu treba razmisliti jesu li podaci dostupni u nekom od postojećih sustava/aplikacija.
Kontaktiranje s dobavljačima
Treba razmisliti i o kvaliteti podataka; ako su oni samo djelomično popunjeni, upisuju se na svakakve načine (nestandardizirani), rješenje za poslovnu analitiku neće moći riješiti taj problem i morat će se poduzeti nešto da se u postojećim aplikacijama način unosa podataka poboljša.
– Današnja rješenja za poslovnu analitiku imaju jako mnogo ugrađenih funkcionalnosti. Treba proučiti što nude neki od dostupih alata pa prema tome sastaviti svoj popis. Treba razmisliti i o tome jeste li spremni prihvatiti rješenje u oblaku ili pak želite imati lokalnu infrastrukturu (poslužitelj). Potrebno je imati na umu da svaka od opcija nosi pripadne troškove implementacije i podrške, a uza sve to ne smije se zaboraviti na GDPR regulativu i brigu o sigurnosti podataka – kaže Stepinac.
Pritom objašnjava da je jedan od važnih koraka kontaktiranje s dobavljačima. Kad se napravi short-lista dobavljača na temelju željenih funkcionalnosti, postoji nekoliko opcija. Tvrtka može sama pokušati napraviti evaluaciju alata uporabom demoverzija softvera ili pozvati lokalne dobavljače da održe prezentaciju uživo. Prema Stepinčevim riječima treba se raspitati i o referencijama, iskustvima klijenata iz industrije u kojoj tvrtka posluje te načinu licenciranja. Dobavljačima treba naglasiti i eventualne probleme s podacima.
Usklađenost rješenja
A za rješenja zasnovana na lokalnoj infrastrukturi ne smije se zaboraviti uključiti trošak nabave te infrastrukture i pitati dobavljača za minimalnu tehničku specifikaciju potrebne opreme. Najčešća su dva modela licenciranja: tzv. perpetual licencije (za lokalnu implementaciju) i subscription (najčešće mjesečna ili godišnja pretplata za oblačna rješenja). Oba modela najčešće se zasnivaju na broju korisnika rješenja, s time da neka rješenja razlikuju napredne korisnike od standardnih. Stepinac također savjetuje onima koji namjeravaju uvesti novi ERP sustav u tvrtku da imaju na umu da danas dosta ERP rješenja (bila ona lokalna ili u oblaku) imaju i ugrađenu komponentu za poslovnu analitiku koja najvjerojatnije može zadovoljiti većinu tvrtkinih analitičkih potreba.
Osim toga, treba posebnu pozornost posvetiti upravljanju podacima u skladu s GDPR regulativom. IT tvrtka Poslovna inteligencija razvija rješenja u području modela 'data warehouse' te u području privatnosti podataka Data Privacy Manager rješenje koje pokriva sve potrebe usklađivanja s GDPR regulativom. DPM rješenje, u ovisnosti o edicijama, rješava specifične probleme mikro, malih i srednjih tvrtki vezane uz prikupljanje marketinških privola i vođenja evidencije osobnih podataka. Ta tvrtka također se bavi primjenom naprednih analitičkih sustava i pruža usluge implementacije skladišta podataka, analitike velikih podataka, integracije podataka, poslovne inteligencije, rudarenja podataka, planiranja i budžetiranja, financijske konsolidacije, upravljanja rezultatima poslovanja, upravljanja rizikom i upravljanja matičnim podacima za razne industrije.