Na virtualnim konferencijama organizatori bi morali ponuditi nešto novo što donekle nadoknađuje nedostatak druženja, ali i čini sudjelovanje zabavnijim. Sada se snalaze na mnoge inovativne načine, a pandemija ih je natjerala da ovladaju organizacijom virtualnih konferencija i to znanje neće odbaciti. Vrlo će vjerojatno broj takvih, ali i hibrida – kombinacija stvarnog i ‘onlinea‘ – nastaviti rasti u iduće dvije godine
Nakon više od osam mjeseci od početka pandemije ne smanjuju se brojevi zaraženih, ali i niz drugih tegoba koje su posljedice prodora COVID-19. Jedna od takvih, doduše ne fizičkih, ali razornih za prihode jest takozvani 'zamor Zoomom'. Od njega pate radnici od kuće, a njegove posljedice najviše osjećaju organizatori konferencija i evenata. Naime, kako prenosi Fast Company, posljednjih se mjeseci organizatori konferencija žale kako im je sve veći izazov angažirati svoju virtualnu publiku i ponuditi joj digitalno iskustvo vrijedno praćenja. Neki od njih su zato odlučili eksperimentirati s novim rješenjima, trikovima ili darivanjima, pa čak i igrama ne bi li zadržali i/ili probudili interes publike.
Naime, mnogi su organizatori, naviknuti na evente 'uživo', preselili to iskustvo online, držeći se iskušanih formula koje su funkcionirale u stvarnom svijetu. Međutim, pokazalo se da takav princip ponekad funkcionira, ali često i ne, ponajviše zato što publika, prikovana za ekrane i programe poput Teamsa ili Zooma, osjeća zamor 'materijala'. Kako je Fast Companyju rekla Nicole Dal Ferro, account menadžerica platforme za virtualne evente Hopin, postalo je jako važno da organizatori shvate kako je riječ o drugačijem formatu koji ima brojne prednosti te, kao takav, nudi niz mogućnosti uz pomoć kojih je moguće nadvladati izazove, prije svega spomenuti zamor i složiti priču u koju će netko htjeti uložiti svoje vrijeme.
Uvođenje novosti
Naime, javna je tajna kako mnogi konferencije posjećuju ne bi li 'minglali', taj socijalni moment važan je gotovo koliko i program, a budući da na virtualnim eventima toga nema, sadržaj se svodi na izmjenu predavanja i panel-diskusija. Kako tvrdi Dal Farro, na virtualnim bi konferencijama organizatori morali ponuditi nešto novo što donekle kompenzira nedostatak druženja, ali i čini sudjelovanje zabavnijim. Jedna od ideja koje je njezin tim realizirao u nekoliko evenata jest takozvani scavenger hunt ili lov na blago.
U suštini, publika tijekom konferencije skuplja takozvane tokene – ključne riječi izrečene tijekom predavanja ili slike koje se pojavljuju na ekranu te na kraju konferencije, ovisno o broju skupljenih tragova, biva nagrađena. Lov na blago je sjajan trik koji drži pozornost publike, a sadržaj poput glazbenih točaka uživo ili satova joge koji su se održavali na nekim eventima angažiraju tijekom pauza.
Kako nastavlja Fast Company, neki se organizatori jako trude napraviti razliku između uobičajenog, radnog 'buljenja' u ekran i posjeta virtualnoj konferenciji. Tako je Culinary Institute odlučio organizirati virtualne kulinarske satove u kojima će uživati sva osjetila, iako se predavači i posjetitelji gledaju preko ekrana. On je, naime, prije početka eventa na kućne adrese posjetitelja poslao sve sastojke koje je planirao upotrijebiti na satovima tako da su svi mogli kuhati u real timeu, doživjeti isto iskustvo. Neki su otišli korak dalje s paketima koji su stizali na adrese prijavljenih sudionika. Primjerice, dostavljali su promotivne proizvode koji bi ih inače čekali na registracijskom stolu, ali ne tako tipične proizvode. Osnivač kompanije Here/Forth Paul Armstrong posjetiteljima konferencije 'Technology Behavior Data', koja će se održati u siječnju, šalje poklon-pakete s promidžbenim materijalom i darovima sponzora, ali i pomoć za spavanje noć prije eventa te nootropik, pametni lijek koji poboljšava kognitivne sposobnosti i pomaže pri učenju i koncentraciji. Među darovima je i čaj u kojem sudionici mogu uživati tijekom virtualne stanke te elastična vrpca s kojom u planiranoj pauzi mogu vježbati.
Kako je novinarima Fast Companyja napomenuo Armstrong, budući da je znanost dokazala vezu između mirisa i sjećanja, u njegovoj su kompaniji kreirali jedinstven miris koji će publika povezati s konferencijom, odnosno on bi im trebao pomoći i da se prisjete znanja koja su usvojili prateći program. Nastavlja i da organizatori virtualnih konferencija moraju više voditi računa o vremenu koje publika ima na raspolaganju jer je sklona više radnih sati provesti na 'stvarnoj' konferenciji u odnosnu na online.
Novi 'networking'
Upravo je zbog toga TBD promijenio satnicu te se umjesto jedan cijeli dan održava u dva dana, u manje 'radnih' sati, jer se tako publika može odmoriti od ekrana. Također, smatra da većina konferencija koje pokušavaju doslovno kopirati iskustvo 'stvarnih' pada na testu kvalitete, jer to naprosto nije i ne može biti isto. Najveći razlog tomu leži u činjenici, kako je i spomenuto na početku, što većina posjetitelja na konferencije dolazi zbog networkinga. U ovom slučaju, sadržaj nije kralj nego izgovor.
E sad, ne bi li posjetitelji ipak, makar donekle, dobili slično iskustvo neki organizatori poput onih 'Web Summita' koji će se održati početkom prosinca, planiraju uvesti neke novosti. Kako bi omogućili posjetiteljima da se druže s kolegama iz industrije, osigurali su niz virtualnih druženja 'jedan na jedan', organizirali veći broj radionica i takozvanih kolaborativnih sesija. No, iako je pandemija otežala živote organizatorima evenata i konferencija, stručnjaci koji su govorili za Fast Company smatraju da će virtualne inačice živjeti i nakon pandemije i to posebno one internacionalnog predznaka, koje zbog objektivnih razloga poput troška i udaljenosti dosad nije bilo moguće posjetiti.
Kako tvrde, pandemija ih je natjerala da svladaju organizaciju virtualnih konferencija i to znanje ne kane odbaciti. Vjerojatno je da će broj takvih, ali i hibrida – kombinacija stvarnog i online, nastaviti rasti u iduće dvije godine (kad se svijet riješi koronavirusa), a izgledno je i da će organizatori, bez obzira na industriju, zadržati nekoliko većih konferencija i organizirati više manjih, nišnih, online druženja. Jednom kad svijet krene svojim uobičajenim ritmom (u postpandemijskoj eri), event-biznis će se vratiti u svoj uobičajeni ritam, jer je on jedan od onih u kojima tehnologija može pomoći, ali ne može zamijeniti stvarno iskustvo.