Europska komisija napravila je još jedan korak prema efikasnijem poslovanju kako u državama članicama, tako i na razini Europske unije, donijevši prošli tjedan odluku o standardu elektroničkih računa prema direktivi koja se odnosi na slanje i zaprimanje elektroničkih računa u javnoj nabavi. Na taj potez u Komisiji su se odlučili zbog cijelog niza različitih formata koji se upotrebljavaju u EU, što nepotrebno komplicira stvari i stvara visoke troškove poduzećima i javnim tijelima. Valja napomenuti da će osim univerzalnog obrasca koji će morati biti prihvaćen, nastaviti vrijediti i postojeća nacionalna pravila, što znači da odlukom Komisije nije stvorena infrastruktura za izdavanje e-računa, koju će omogućavati tržišni davatelji usluge, već samo norma.
Lakše i brže
Objava standarda tako sada omogućava upotrebu e-računa unutar EU koje države članice moraju u javnoj nabavi uvesti najkasnije do sljedeće godine. EU-norma propisuje podatkovne modele e-računa koji se mogu razmjenjivati unutar Europske unije, čime se omogućuje potpuna prekogranična interoperabilnost, odnosno podatkovna razmjena e-računa neovisno o državama između kojih se razmjenjuje.
>>>Financijske institucije morat će podijeliti informacije o “računima o kojima se izvješćuje”
Upotreba e-računa ubrzava naplatu i računovodstvo, povećava kontrolu nad primljenim i poslanim računima. Svaki e-račun ima status preporučene pošiljke jer pošiljatelj putem korisničkog sučelja servisa može točno utvrditi kada je e-račun preuzet. U usporedbi s papirnatim fakturama, elektroničke se lakše obrađuju, brže dolaze do klijenata i mogu se spremati na središnje mjesto uz niske troškove.
Gdje su zapreke
Prema izvještaju konzultantske tvrtke Capgemini, moguće koristi od upotrebe elektroničkih faktura dosežu 40 milijardi eura na godinu u cijeloj Europi i to samo u business-to-business sektoru. Neke od ključnih prednosti su brže povlačenje novca smanjivanjem vremena putovanja fakture, manji troškovi tiskanja i poštarine te manji troškovi educiranja i razvoja sustava. S druge strane, napominju u Komisiji, zapreke široj upotrebi elektroničkih faktura su već spomenuti velik raspon formata i standarda, razlike nacionalnih pravila o prihvatljivosti i vrijednosti e-računa i zabrinutost mnogih o sigurnosti. Problem formata usporava jednostavan transfer elektroničke fakture s jednog mjesta na drugo i sprječava korištenje svim prednostima e-fakture, različita nacionalna pravila otežavaju njihovu upotrebu u prekograničnim transakcijama, a zabrinutost u vezi sa sigurnosti odbija mnoge potencijalne korisnike.