Što i kako
StoryEditor

Agilnost - Podcijenjeni pokretač u transformaciji uloge kontrolera

02. Studeni 2022.

Pišu: Jochen Fellhauer i Andreas Ziegler

Važnost agilnih koncepata u kontekstu kontrolinga još je podcijenjena. No ubrzana digitalizacija, kontinuirana promjena poslovnih modela, promjena zahtjeva koji se očekuju od funkcije kontrolinga i transformacija uloga kontrolera usmjereni su upravo na potencijal agilnih pristupa na tom putu promjena

Agilni koncepti mogu biti od velike pomoći u organizaciji kontrolinga s pomoću digitalizacije i s tim povezanom promjenom uloge kontrolera. Autori Jochen Fellhauer i Andreas Ziegler na primjeru transformacije kontrolinga u tvrtki SAP SE opisuju kako agilna načela kao što su usmjerenost na korisnika, neovisan i interdisciplinarni rad, stalno određivanje prioriteta, inkrementalna realizacija ili čak stalno razmišljanje o vlastitim metodama rada pomažu u kontrolingu.

Digitalizacija je i dalje jedan od glavnih zadataka u gotovo svim poduzećima i djelatnostima. To posebno vrijedi za softversku industriju. Kratki ciklusi inovacija i brzorastući startupovi pokreću promjenu poslovnih modela i transformaciju tržišta. Zadaća je kontrolinga na najbolji mogući način poduprijeti upravljanje tvrtkom i tako pratiti transformaciju poduzeća digitalizacijom. Istodobno je kontroling nužan za poticanje digitalizacije vlastitih procesa kontrolinga i poslovnih partnerstava s korisnikom, a to je menadžment.

Ako odjel kontrolinga prihvati oba izazova, postaje kreativan pokretač digitalizacije u poduzeću, što je uloga koju time ne mora opravdavati. Važnost agilnih koncepata u ovom kontekstu još je podcijenjena. No ubrzana digitalizacija, kontinuirana promjena poslovnih modela, promjena zahtjeva koji se očekuju od funkcije kontrolinga i transformacija uloga kontrolera usmjereni su upravo na potencijal agilnih pristupa na tom putu promjena.

Učinkovitost i djelotvornost

Projekti standardizacije i digitalizacije u početku se često vode brigom za učinkovitost. Naravno, kontroling kao funkcija potpore u poduzeću uvijek mora pridonijeti povećanju učinkovitosti poduzeća. Međutim, u kontekstu digitalne transformacije poduzeća kontrolingu se istodobno postavljaju dva, na prvi pogled kontradiktorna, zahtjeva: postati učinkovitiji i djelotvorniji/inovativniji, što se naziva ‘ambidekstrija‘.

Digitalna transformacija ima odlučujuću ulogu u pronalaženju odgovora na ambidekstriju. S jedne strane, rutinske aktivnosti koje dodaju malo vrijednosti mogu se standardizirati i automatizirati – povećava se učinkovitost. A u isto vrijeme omogućuju se novi, inovativni pristupi – povećava se djelotvornost. Oba zajedno omogućuju kontrolerima bržu i bolju potporu poslovnoj jedinici.

SAP-ov Odjel kontrolinga uvjeren je da se oba zahtjeva mogu podjednako ispuniti ciljanim ulaganjem u digitalizaciju u kombinaciji s agilnim organizacijskim pristupima. U tom kontekstu pojam ‘agilna metoda‘ definiran je mnogo šire od primjene poznatih okvira poput scruma ili kanbana u IT projektima. Agilnost pomaže u dosljednu usklađivanju pružanja usluge kontrolinga s vrijednošću korisnika, razvoju kreativnih rješenja za odjele kojima se usluga pruža, stalnu usredotočivanju na važna pitanja i poboljšavanju provedbe usluge imajući na umu interne korisnike.

Jasna segmentacija korisnika

Odjel kontrolinga u SAP-u odlučio je da neće pristupiti digitalizaciji na temelju fragmentirane, individualne orijentacije na korisnika. Umjesto toga segmente korisnika treba opsluživati ​​na precizno odgovarajući način. To se smatra ključnim rješenjem za uspješno svladavanje izazova ambidekstrije. Ideja je prepoznati specijalizirana područja poduzeća sa sličnim potrebama kontrolinga i grupirati ih u (interne) segmente korisnika – neovisno o njihovu položaju u organizacijskoj strukturi poduzeća. Nužna agilna kompetencija kontrolera ​dosljedno je usredotočivanje na vrijednost za odgovarajući segment korisnika koji se opslužuje.

To uključuje sposobnost razvijanja empatije za donositelje odluka u poslovanju i nadilaženje površno artikuliranih zahtjeva za kontroling kako bi se riješili stvarni izazovi i okvirni uvjeti specijaliziranog područja. Nakon što postanete svjesni tih temeljnih zahtjeva, možete raditi na usklađivanju vlastitih usluga kontrolinga s njima. Cilj je povećati dodanu vrijednost u odnosu na upravo te temeljne zahtjeve.

Digitalizacija kao dio uloge kontrolera

Standardizacija, pojednostavnjenje i automatizacija procesa kontrolinga sada su dio misije kontrolinga. Na neki način to naglašava promjenu paradigme: projekti vezani uz digitalizaciju prije su često bili odgovornost specijaliziranih odjela ili su se provodili povrh zadataka kontrolnog tima. Sad oni postaju jedna od temeljnih zadaća kontrolera zajedno s poslovnim partnerstvom s menadžmentom. S obzirom na inovacijske cikluse i potencijale koji iz njih proizlaze može se očekivati da će to biti temeljni zadatak u kontrolingu u barem pet do deset godina. To stvara izazove za mnoge: za kontrolera pojedinca, organizaciju kontrolinga te za odjele za koje su zaduženi.

Najbolje mjesto za inovacije

Kako digitalizacija može pomoći povećati učinkovitost i djelotvornost, može se konkretno objasniti na primjeru predviđanja. Već se neko vrijeme metode strojnog učenja uspješno primjenjuju u financijskim procesima (poput naplate gotovine) kako bi se vrlo naporni ručni procesi zamijenili inteligentnim softverom. Sada se također očekuje da će metode strojnog učenja poboljšati proces predviđanja. Uz automatiziranu analizu mnogo izvora podataka, posve nove referentne podatkovne točke na inovativan način postaju dostupne za predviđanje.

Te nove referentne točke omogućuju, na primjer, poboljšanje ili čak zamjenu prethodnih dugotrajnih ručnih procesa agregacije odozdo prema gore. Stvaranje baze podataka tako postaje inovativnije i učinkovitije. Mogu se razraditi različiti scenariji koji odjelu poduzeća daju bolju osnovu za odlučivanje. Proces stoga postaje ne samo učinkovitiji nego i djelotvorniji.

Projekti digitalizacije temeljeni na agilnosti mogu biti početni pokretači transformacije prema agilnoj organizaciji kontrolinga. Gledano u širem kontekstu, to nadilazi jednostavnu primjenu okvira scrum-projekta. Polazeći od tih agilnih jezgara, postavljaju se pitanja o prioritizaciji, proširenju uloge i kompetencija kontrolera, pa i promijenjenom obliku ponašanja vodstva i podjeli odgovornosti u organizaciji.

Agilnost važnija od metoda

Površno gledajući, u radu na projektima digitalizacije tehnički se primjenjuju agilni alati i okviri kao što su metoda scruma​, koncepti osoba (persona concepts), korisničke priče (user stories) i mape korisničkih priča (user story maps) itd. Mnogo je dublja, međutim, s tim povezana promjena u osnovnom stajalištu. Jedno od najvažnijih agilnih stajališta jest usredotočivanje na korisnika i njegove zahtjeve i očekivanja. Dakle, o tijeku vrijednosti u financijskom procesu također treba razmišljati iz kuta korisnika, tj. poslovnog menadžera, možemo reći – ‘unatrag‘.

Umjesto da uvode potpuno nove složene procese ili alate na kraju globalnog projekta, agilni kontrolerski timovi redovito poboljšavaju procese inkrementalnom realizacijom. Složenije promjene u početku se provode u malo odjela. Tako stečeno iskustvo ugrađuje se kao iteracija poboljšanja prije njegova uvođenja u više kontrolerskih timova. Timovi za agilni kontroling samostalno organiziraju svoj rad u svim organizacijskim dijelovima u zajednicama prakse (engl. communities of practices) kako bi poboljšali procese i potaknuli digitalizaciju i automatizaciju.

Nova razvojna faza kontrolinga

Primjena agilnosti u projektima digitalizacije prikladna je za uvođenje agilnog rada u kontroling i stvaranja opipljivih prednosti osnovnih agilnih stajališta. Iz naše perspektive, međutim, agilni rad nipošto nije ograničen na formate projekata. Uvjereni smo da agilna načela također mogu dodati mnogo vrijednosti, posebno u linijskoj organizaciji kontrolinga.

Osnovna agilna stajališta kao što su usmjerenost na korisnika, osnaživanje, transparentnost i stalno određivanje prioriteta važni su čimbenici u razvoju nove razine kvalitete kontrolinga. No ta transformacija zahtijeva i visok stupanj inicijative, motivacije i spremnosti na preuzimanje odgovornosti svih kontrolera – odgovornosti za daljnji razvoj sadržaja usluga kontrolinga i odgovornosti za vlastiti individualni razvoj.

Koautor ovog članka Jochen Fellhauer bit će keynote speaker na 10. Međunarodnoj konferenciji o kontrolingu koja će se održati 11.11.2022. u Westinu u Zagrebu u organizaciji konzultantskog poduzeća Kontroling Kognosko i Lider medije. Link na prijavu: https://lider.events/kontroling/registracija-kn/

Tekst je izvadak iz članka Jochena Fellhauera i Andreasa Zieglera objavljenog u Controller Magazinu, svezak 47., 2022., 3. broj, str. 32 – 38; izvorni njemački naslov: ‘Agilität: Der unterschätzte Enabler im Wandel der Controller-Rolle‘.

Koautor ovog članka Jochen Fellhauer bit će keynote speaker na 10. Međunarodnoj konferenciji o kontrolingu koja će se održati 11.11.2022. u Westinu u Zagrebu u organizaciji konzultantskog poduzeća Kontroling Kognosko i Lider medije.

Prijave na linku

24. studeni 2022 08:56