Tvrtka FTM iz Novog Travnika razvila je vlastitu web-aplikaciju ControllingERP, kontrolersko rješenje za mjerenje i upravljanje efikasnošću složenih projekata koje omogućuje brzo i jednostavno prepoznavanje neproduktivnosti i neefikasnosti u stvarnom vremenu
Primarna djelatnost FTM-a, tvrtke osnovane 1997., projektna je proizvodnja aluminijskih krovnih konstrukcija s uslugom transporta i ugradnje. Entuzijazam, talent i stručni tim pridonosili su ostvarenju izvrsnih rezultata. Sve to omogućilo je FTM-u prodor na strano tržište, ponajviše austrijsko. Danas većinu projekata realizira u Beču. Prije gotovo tri godine registrirali smo u Austriji i sestrinsku tvrtku kako bismo pojednostavnili distribuciju i ugradnju. Proizvodnja je i dalje u cijelosti smještena u Novom Travniku. Svih 56 zaposlenika usmjereno je prema ostvarenju jasne strategije: nakon 23 godine razvoja poduzeće se opredijelilo za fokusiranje na najsloženije visokosofisticirane projekte i proizvodnju unikatnih rješenja građevinske stolarije.
Kako izmjeriti rezultate
Uvođenjem kontrolinga prije tri godine tvrtkini ciljevi postaju još jasniji. Kao vlasnici suprug i ja željeli smo, naime, s pomoću kontrolinga izgraditi sustav koji će im pomoći u definiranju strategije, sustav koji omogućuje mjerenje rezultata, prepoznavanje aktivnosti koje ne donose korist i otkrivanje činjenica koje pokazuju u kojem se smjeru poduzeće u budućnosti treba razvijati. Za kvalitetno kontrolersko praćenje bilo je potrebno adekvatno IT rješenje koje će podržati sve specifičnosti poduzeća. Nakon tri pokušaja s različitim softverskim tvrtkama odlučeno je da nema druge mogućnosti nego razviti ga vlastitim snagama unutar poduzeća. Za razvoj toga specifičnog rješenja nužno je bilo detaljno specificirati sve radne procese – od zaprimanja upita od kupca, preko proizvodnje do eventualnih reklamacija nakon što projekt zaživi.
Definiranje projekata
Stvaranje ControllingERP-a
Tako je stvoren ControllingERP – interni naziv koji je nastao spontano, kao spoj svih podataka potrebnih da se dobije jasna predodžba o rezultatima rada. U razvoj ControllingERP-a nužno je bilo potpuno uključiti sve zaposlenike kako bi se što više neutralizirala opasnost da se cijeli sustav negativno doživi kao alat za kontroliranje. Jedini ispravni put za prevladavanje tog izazova jest potpuna transparentnost, mnogo edukacije i jasna vizija – što se njime želi postići. Prvi rezultati jasno su pokazali da je svako nepotrebno uloženo vrijeme trošak koji kupac nema namjeru platiti, svaka loša organizacija procesa stvara uska grla, zbog čega se kasni i tako gubi kredibilnost, svaka pogrešno procijenjena nabava stvara zalihu koja se poslije više ne može prodati. Za osmišljavanje i izradu tog sustava nužno je bilo da mi vlasnici i menadžment vrlo dobro razumijemo svaki dio procesa i organizaciju cijelog poduzeća. Više nije bilo prostora za improvizaciju, izbjegavanje dogovorenog protokola ili lutanja.
Zaposlenici aktivni sudionici
Aplikacija je razvijena uporabom web-tehnologije, zato se ne mora instalirati na korisnička računala, nego joj se pristupa s pomoću internetskog pretraživača. U izradi aplikacije vodilo se računa o tome da korisničko sučelje bude što jednostavnije i preglednije krajnjem korisniku. Tako je postignuto da program bude jednostavan za upotrebu. Svi uneseni podaci u bazu podataka aplikacije ControllingERP mogu se upotrebljavati za izradu izvještaja u eksternim programima (npr. sustavima BI-ja za potporu kontrolingu). No osnovne analize mogu se izrađivati i unutar aplikacije, i to tabličnim prikazom unesenih podataka.
Nakon pola godine upotrebe ControllingERP-a zaposlenici su postali ravnopravni sugovornici već pri odlučivanju može li se upit kupca uopće uzeti u obradu te aktivni suradnici u svakom projektu. Osim ovladavanja cijelim procesom od ideje do realizacije i najsloženijih projekata, smanjenja pogrešnih odluka na minimum i znatnog dizanja efikasnosti, u idućim fazama razvoja taj sustav bit će čvrst temelj za razvoj sustava nagrađivanja zaposlenika prema rezultatima rada.