piše: Antonio Ursić, konzultant
Nakon sada već višegodišnjeg iskustva s korištenjem sredstava iz fondova Europske unije postalo je jasno da nema slaganja o ulozi konzultanata za prijavu projekata i onih za njihovu provedbu. Iako neka mišljenja sugeriraju da bi klijenti trebali sami provoditi svoje projekte, mnogi koji to pokušaju suočavaju se s mnogo komplikacija
Nedavno sam naletio na definiciju konzultanta koja mi je zapela za oko: ‘Konzultant je osoba koja pruža stručni savjet u određenom području. S obzirom na to da za radno mjesto konzultant ne postoji institucionalni okvir, u teoriji se svatko jednoga dana može probuditi i odlučiti postati konzultant.‘
Ponukan time, zastao sam i razmislio o tome što bi onda bili konzultanti za provedbu EU projekata s obzirom na to da se time najviše bavim i glavninu sam dosadašnje karijere usmjerio na taj segment – upravljanje projektima koji su dobili sufinanciranje iz EU fondova. Je li to uopće zanimanje ili sam se jednog jutra iz čista mira, onako još pospan, pronašao u tome?
Da bih došao do odgovora, shvatio sam da moram sagledati to pitanje iz barem tri relevantne perspektive: što kažu drugi konzultanti, što kažu državna tijela koja su zadužena za EU fondove i što kažu sretnici kojima su odobrena sredstva za financiranje projekata (u konzultantskom žargonu poznatiji kao ‘klijenti‘).
Konzultanti za prijavu
Za one među vama koji još nisu povukli ni lipe ili centa iz EU fondova slijedi pojednostavnjeno objašnjenje tog procesa. Za početak je potrebno napisati projektnu prijavu i poslati je mjerodavnim tijelima. Zatim će ta tijela prijavu evaluirati te, u slučaju pozitivnog ishoda, odobrit će se novac iz nekog EU fonda da taj projekt zaista i provedete u djelo. Tijekom provedbe projekta morate poštovati mnoga pisana i nepisana pravila. U protivnom riskirate da vratite ili uopće ne dobijete odobrena sredstva.
Dakle, prijava i provedba projekta su kao dan i noć: prijava je na papiru, a provedba je na terenu. Zbog toga postoji mnogo konzultanata koji pišu projektne prijave i taj je posao potreban. On zahtijeva određena znanja i vještine i uglavnom nitko ne dovodi u pitanje jesu li potrebni konzultanti za ‘pisanje‘. U vezi s konzultantima za ‘provedbu‘ već nastaje neslaganje jesu li baš potrebni ili su se jednog jutra probudili misleći da su potrebni.
A za provedbu?
Neki konzultanti za pisanje prijava smatraju da je provedba projekta dužnost onoga komu je odobren novac. Dakle, prema njima je to proces koji bi svatko komu su odobrena nepovratna sredstva morao sam savladati. Iza toga stoji logika temeljena na stajalištu da hrvatsko društvo ne može ići naprijed ako se ne naučimo štogod i svojim rukama napraviti.
Moramo graditi vlastite kapacitete da bismo i svaki sljedeći projekt mogli sami provesti, a ne sve prepuštati konzultantima. Ipak, čini se da ta logika ne podrazumijeva i postupno uklanjanje konzultanata za pisanje projekata jer su njihove inicijative po stručnim udrugama išle u smjeru da troškovi provedbe projekata više ne budu prihvatljivi za sufinanciranje EU sredstvima, a za naknade izrade projektnih prijedloga trebalo bi podići prihvatljiv iznos troška.
Takvo se što još nije dogodilo. Čak je vidljiv trend da mjerodavna tijela u nekim pozivima na dostavu projektnih prijedloga predviđaju daleko veće iznose za troškove provedbe projekta nego pripreme projekta, ali bilo bi ishitreno na temelju toga zaključiti bilo što o stajalištu mjerodavnih tijela o konzultantima za provedbu. Odgovor trebamo potražiti u porukama koje dobivamo od tih tijela kroz njihova pravila i postupanja u konkretnim situacijama. S obzirom na to da su konzultanti, i jedni i drugi, naposljetku ipak usmjereni na profit, možda je najbolje udaljiti se zasad od njihove perspektive i pobliže pogledati što o svemu misle mjerodavna tijela, čiji je cilj altruistički – vođen svim onim lijepim načelima koje vežemo uz državni aparat poput transparentnosti i jednakog tretmana.
Što vrijedi za vola…
Državna tijela (ministarstva i agencije) koja imaju funkcije u lancu upravljanja sredstvima iz EU fondova skraćeno nazivamo sustav upravljanja i kontrole (sustav). On određuje pravila igre za sve aspekte projektnoga ciklusa – od pripreme do završetka provedbe, pa i nakon toga. Svaka osoba koja je provela bar jedan projekt reći će vam da su ta pravila zamršenija od pletera i nevidljivija od etera jer se praksa često osmišljava u hodu, a bilježi se prema internim pravilnicima i odlukama sustava. Te odluke i pravila nisu uvijek javno dostupni na uvid i to je jedna od čari provedbe EU projekata.
Stajalište koje sustav zauzima prema konzultantima za provedbu EU projekata može se prepoznati u tumačenju pravila koja se tiču javne nabave na projektima. Tako je jedno tijelu u sustavu izradilo uputu za sve korisnike nepovratnih sredstava (dakle za one koji provode projekte) u kojoj navodi da, ako tražite vanjskoga stručnjaka koji će vam upravljati EU projektom, nikako ne smijete zahtijevati da taj stručnjak ima iskustvo baš u vođenju projekata financiranih iz EU fondova, već samo iskustvo u vođenju projekata. S obzirom na to da je projekt jedna vrlo široka kategorija, takva uputa efektivno izjednačava iskustvo upravljanja projektom po specifičnim pravilima financiranja iz EU fondova s, primjerice, iskustvom vođenja projekta u IT sektoru u kojem se razvijao specifični softver za klijenta.
… ne vrijedi za gospodara
Upravo kad biste pomislili da je na taj način s najviše razine, one državne, nepobitno dano do znanja da konzultanti za provedbu EU projekata zapravo ne postoje, taj isti sustav uvjerava nas da provedba EU projekata ipak zahtijeva specifična znanja i vještine, ali samo u slučajevima kad sam sustav nabavlja takve stručnjake za svoje potrebe. Ministarstava i agencije katkad nemaju dovoljno internih kapaciteta za provedbu vlastitih EU projekata pa tada traže vanjske stručnjake putem javne nabave, i ne sustežu se previše od postavljanja uvjeta poput: ‘Iskustvo u provedbi minimalno jednoga projekta iz europskih programa prekogranične suradnje‘ (…) ili (…) ‘dokazano iskustvo u koordinaciji timova u projektima financiranim iz fondova Europske unije (…)‘.
Uzevši sve u obzir, može se zaključiti da je i sâm sustav pomalo neodlučan u prepoznavanju konzultanta za EU provedbu kao stvarnoga zanimanja pa se čini da odgovore ipak trebamo potražiti na izvoru (novca).
Što kažu klijenti
Svi klijenti, bilo da su iz privatnog, javnog bilo sektora NGO-a (nevladine organizacije), suočavaju se s istim izazovom nakon što im odgovorna tijela odobre nepovratna sredstva iz nekog EU fonda na temelju uspješne projektne prijave – kako provesti sve projektne aktivnosti na način koji neće uzrokovati povrat sredstava koja bi trebala biti nepovratna. U početku karijere, kada mi nije ni padalo na pamet dvojiti je li provedba EU projekata stvarno zanimanje, klijenti su nas bespogovorno angažirali i slušali tijekom izvršenja usluge. Trebali su nas, EU fondovi bili su veliki misterij, a mnogi nisu ni znali da ih čeka tako kompliciran proces da bi zaista dobili novac nakon uspješne projektne prijave. U posljednjih nekoliko godina primijetio sam trend kod dijela klijenata: promjenu percepcije u vezi s potrebom za konzultantima tijekom provedbe projekta. Tako sam pri razgovoru s klijentima oko ugovaranja usluga provedbe čuo izjave poput: ‘Sami ćemo sve raditi, imamo iskustvo u provedenim projektima.‘ ili ‘Zaposlili smo osobu koja će se baviti cijelom projektnom administracijom pa niste potrebni.‘ ili ‘Već imamo osobu za javljanje na postupke javne nabave.‘
Prilagođena ponuda
Pomislio sam da je to kraj specifične stručnosti u kojoj sam se odlučio graditi (onoga kobnog jutra) jer, ako uslugu koju nudiš ne žele oni zbog kojih to sve i radiš, očito više nisi potreban. Tu bi, vjerojatno, bio kraj moje potrage za pitanjem iz naslova, da praksa nije pokazala suprotno. Naime, većina klijenata koji su sami započeli provedbu projekta počela nam se vraćati uz upite možemo li im ipak malo pomoći s tom vražjom provedbom jer nije to baš tako jednostavno kako su mislili i/ili jede previše vremena. Zbog toga smo odlučili kreirati nove modele usluge provedbe projekata poput rada po satu i angažmana po potrebi (inače smo uslugu ugovarali za cijelo razdoblje projekta, što može biti i do četiri-pet godina), rada samo na javnim nabavama ili provjere kvalitete onoga što je klijent napravio sam i sl. Čak se i tada događalo da klijenti priznaju da im treba puna provedba, zbog čega su odustajali od djelomičnih rješenja i vraćali se standardnoj usluzi.
Ipak dva odvojena posla
Razmatrajući potrebu za konzultantima za provedbu EU projekata iz različitih perspektiva, jasno je da postoji neslaganje o njihovoj ulozi. Jednako je jasno da postoji kontinuirana potreba za njihovim uslugama. Iako neka mišljenja sugeriraju da bi klijenti trebali sami provoditi svoje projekte, čini se da se većina organizacija suočava s izazovnim pravilima provedbe. Stoga se okreću konzultantima da bi osigurali uspješno izvršenje projektnih aktivnosti, a bez povrata sredstava u državnu blagajnu. Državna tijela, odnosno sustav upravljanja i kontrole, katkad sugeriraju da specifično iskustvo u provedbi EU projekata nije obvezno, a katkad jest. Na taj način stvaraju dodatnu konfuziju u vezi s ulogom konzultanata. S druge strane, dio klijenata počinje s namjerom da će samostalno provoditi projekte, ali redovito se suočava s komplikacijama koje ih navode da ipak potraže stručnu pomoć.
Koncipiranje projektne prijave jest posao odvojen od provedbe projekta, koja slijedi nakon uspješne prijave i uključuje niz procedura i operativnih izazova koji nemaju mnogo zajedničkoga s izazovima pisanja prijave. Istodobno ne dvojim da su to dva jednako važna i potrebna posla. Nezahvalan je zadatak odmjeravanje relevantnosti dvaju segmenata za efikasnost povlačenja EU sredstava koja su hrvatskim proizvodnim pogonima, kreativnim industrijama, fakultetima, vrtićima i školama stavljena na raspolaganje u različitim programskim razdobljima.
Nakon što uspješno napišete prijavu (u suradnji s konzultantima) i dobijete sredstva, čeka vas niz izazova u provedbi projekta ovisno o odredbama na kojima sustav temelji svoja pravila za postupanje. O njegovim reakcijama na vaše izvještaje ovisi hoćete li neometano nastaviti projekt ili ćete morati vratiti prije dodijeljena sredstva. Držeći sve oči otvorenima, birajte suradnike koji znaju pravila. Sva pravila.