Piše: Vjekoslav Mijić, menadžer u Apsolonu
U sklopu provedbe projekata koje sufinancira EU propisivanje jamstava u fazi podnošenja ponude, izvršenja ugovora s dobavljačem te u jamstvenom razdoblju nakon primopredaje osobito su osjetljiva pitanja koja se vezuju uz pravila nabave definirana Zakonom o javnoj nabavi ili Pravilima nabave za neobveznike Zakona o javnoj nabavi. Svih propisanih uvjeta, uključujući i onih koji se odnose na jamstva naručitelj se mora držati u fazi pregleda i ocjene ponuda, sklapanja ugovora te izvršenja ugovora o nabavi.
Odstupanje od propisanih uvjeta u korist odabranog dobavljača ili pak propisivanje nerazmjernih i diskriminatornih uvjeta može rezultirati financijskim korekcijama, odnosno umanjenjem odobrenog iznosa sufinanciranja projektnog troška koji je predmet te nabave. Jamstva možemo kategorizirati prema namjeni i prema obliku. Prema namjeni razlikujemo nekoliko tipova jamstava: jamstvo za ozbiljnost ponude, jamstvo za uredno ispunjenje ugovora (ili okvirnog sporazuma), jamstvo za povrat avansa i jamstvo za otklanjanje nedostataka u jamstvenom roku.
U slučaju odustajanja
Osnovna svrha jamstva za ozbiljnost ponude je osigurati da ponuđač ne odustane od svoje ponude u roku njezine valjanosti, odnosno da nakon završenog postupka naručitelj može računati na sklapanje ugovora prema uvjetima iz ponude i postupka nabave. Zakon o javnoj nabavi u čl. 215. propisuje da se jamstvo za ozbiljnost ponude smije odrediti u iznosu od maksimalno tri posto procijenjene vrijednosti predmeta nabave, a ista praksa u pogledu razmjernosti primjenjuje se i na neobveznike Zakona o javnoj nabavi. To ne znači da naručitelj automatski nepravilno postupa ako propiše maksimalnih tri posto, a u postupku dobije ponude s cijenama nižima od procijenjene vrijednosti s obzirom da na to nije mogao utjecati na tržišna kretanja.
Međutim, neke nedorečenosti postoje u postupcima nabave za neobveznike Zakona o javnoj nabavi u kojima se procijenjena vrijednost nabave ne mora objaviti – u tim je slučajevima procijenjena vrijednost poznata samo naručitelju i kontrolnom tijelu kojem je naručitelj podnio plan nabave. Stoga se neko vrijeme u stručnim krugovima postavljalo pitanje mora li se ograničenje od tri posto u tom slučaju primjenjivati na iznos same ponude.
Međutim, takvo tumačenje u praksi ne bi omogućilo jednako postupanje i usporedivost ponuda, s obzirom na to da bi ponuđači s različitim cijenama imali različite iznose jamstva i time drugačije troškove pripreme ponude. Osim toga, naručitelj sukladno čl. 215. Zakona o javnoj nabavi propisuje vrijednost jamstva za ozbiljnost ponude u apsolutnom iznosu i stoga ne može prepustiti određivanje iznosa jamstva ponuđačima tako da ga izračunavaju kao razmjerni dio cijene ponude.
Ako ne ispunjavate ugovoreno
Jamstvo za uredno ispunjenje ugovora (ili okvirnog sporazuma) najvažniji je i najčešće korišten instrument osiguranja izvršenja ugovora o nabavi. Međutim, sama činjenica da ga je naručitelj propisao ne znači da je naplata takvog jamstva jednostavan proces. Potrebno je pažljivo definirati u ugovoru što se smatra neurednim ispunjenjem ugovornih obveza koje može biti osnova za naplatu jamstva, odnosno jasno propisati korake koje naručitelj provodi prije aktivacije takvog jamstva. Na taj način naručitelj se može zaštititi od eventualnoga sudskog osporavanja nakon naplate jamstva koje bi dobavljač potencijalno mogao pokrenuti pozivajući se na stjecanje bez osnove.
Kod propisivanja jamstva za uredno ispunjenje ugovora potrebno je dodatno paziti na to da se rok važenja jamstva odredi na razdoblje koji je dulje od roka za izvršenje ugovornih obveza kako bi se ostavilo dovoljno vremena za aktiviranje (protestiranje) jamstva kada se utvrdi neuredno izvršenje ugovora. Riječ je o tzv. respiro roku, koji obično iznosi trideset dana nakon roka za izvršenje ugovornih obveza. Također, preporučljivo je već u dokumentaciji o nabavi i u ugovoru propisati da se valjanost jamstva u slučaju produljenja ugovora mora razmjerno produljiti kako bi se unaprijed osiguralo da će u takvom slučaju odabrani ponuđač pristati na produljenje jamstva čime se smanjuju rizici za naručitelja.
Predujam i rok isporuke
Jamstvo za povrat avansa štiti naručitelja koji dio ugovorene cijene dobavljaču namjerava platiti kao predujam, za slučaj nenamjenskog trošenja predujma, a obično je vezano uz ugovoreni rok isporuke predmeta nabave. Prilikom određivanja iznosa tog jamstva potrebno je paziti da ni u kom slučaju ne prijeđe vrijednost predujma. Takvo bi se postupanje moglo tumačiti kao nerazmjerno i u postupku utvrđivanja nepravilnosti potencijalno bi moglo rezultirati financijskom korekcijom.
Također, u svrhu potpune zaštite naručitelja, traženim iznosom jamstva preporučljivo je obuhvatiti sve planirane uplate koje nisu vezane uz finalnu isporuku, npr. uračunati ne samo prvo plaćanje nakon potpisa ugovora, nego i ratu plaćanja po najavi isporuke, koja se također tretira kao predujam u slučaju da postoji i rata za završno plaćanje po izvršenoj isporuci.
Otklanjanje nedostataka
Jamstvo za otklanjanje nedostataka u jamstvenom roku služi naručitelju da i nakon uredne primopredaje predmeta nabave ima sigurnost da će sve nedostatke u funkcionalnostima i kvaliteti zaprimljenog predmeta nabave koji se pojave za vrijeme trajanja jamstvenog roka uredno otkloniti naručitelj. Neki naručitelji ostavljaju mogućnost i da prije naplate jamstva izvođaču/dobavljaču koji se oglušio na poziv ispostave fakturu treće strane koju su angažirali za otklanjanje nedostataka, odnosno da se tek u slučaju neplaćanja takvog troška aktivira jamstvo.
Jamstvo u svom trajanju svakako treba pokriti traženi, odnosno ponuđeni i ugovoreni jamstveni rok, a svako eventualno skraćivanje trajanja važenja jamstva može se smatrati nepravilnošću u smislu pogodovanja odabranom ponuđaču, koji time dobiva povoljnije uvjete od onih koji su objavljeni u postupku nabave. Posrednička tijela u sustavu upravljanja i kontrole EU fondovima osobito strogo penaliziraju situacije kada je jamstveni rok bodovan, a naručitelj je naknadno dopustio da ne bude pokriven jamstvom u cijelom svom trajanju. Takav se slučaj smatra bitnom izmjenom ugovora i neopravdanim odstupanjem od nabavnih uvjeta u korist dobavljača, za kojeg aktualna Pravila o financijskim korekcijama predviđaju korekciju troška od 25% iznosa ugovora.
Ne brkati s jamstvenim listom
Jamstvo za otklanjanje nedostataka u jamstvenom roku treba razlikovati od jamstvenih listova i jamstvenih izjava proizvođača ili distributera robe. Takvi dokumenti nisu sredstva osiguranja u financijskom smislu koja je moguće aktivirati u financijskoj instituciji ili u ovršnom postupku. Njima se jamči popravak, servisiranje ili zamjena stvari koje ne ispunjavaju specifikacije ili uvjete navedene u jamstvenoj izjavi, odnosno povrat plaćene cijene ako to nije moguće.
Riječ je o komercijalnom jamstvu definiranom u čl. 423. Zakona o obaveznim odnosima koje proizvođači ili prodavatelji daju povrh zakonskih obveza vezanih uz materijalne nedostatke stvari. Naručitelj u svakom slučaju može tražiti i jamstvene listove odnosno jamstvene izjave, ali se pri tome ne treba ograničiti na proizvođačka jamstva s obzirom na to da kod nekih vrsta robe jamstvene listove izdaju distributeri.
Kašnjenje u dostavi jamstava
U dosadašnjem tijeku provedbe projekata EU-a stvorila se bogata praksa u procjenjivanju utjecaja nedostataka u ugovornim jamstvima, a i sam Zakon o javnoj nabavi prepoznao je mogućnost pojašnjavanja/upotpunjavanja dostavljenog jamstva – u skladu s čl. 20. st. 8. Pravilnika o dokumentaciji o nabavi te ponudi u postupcima javne nabave, neotklonjivim nedostatkom se smatra samo situacija kada nije uopće dostavljeno nikakvo jamstvo.
Jamstva u obliku bankovnog jamstva, zadužnice/bjanko-zadužnice u svakom slučaju moraju biti zaprimljena u originalu do isteka roka za dostavu ponuda, bez obzira na to je li predviđena elektronička dostava ponuda. Novčani polog mora biti uplaćen zaključno do isteka roka za dostavu ponuda, a u ponudi se prilaže dokaz o tome. Kašnjenja jamstva za ozbiljnost ponude neotklonjivi su nedostaci koji u praksi trebaju rezultirati odbijanjem ponude.
Kada je fleksibilnije i koliko
Kašnjenja u dostavi jamstva za povrat avansa, jamstva za uredno ispunjenje ugovora te jamstva za otklanjanje nedostataka u jamstvenom roku se u praksi kontrolnih tijela promatraju nešto fleksibilnije. Tako se za kašnjenje do osam dana ne primjenjuju financijske korekcije, za kašnjenje od devet do dvadeset dana određuju se financijski ispravci u visini od pet posto iznosa ugovora, a kašnjenja dulja od 20 dana povlače financijsku korekciju od 10 posto.
Pri tome treba paziti da se računa dan dostave jamstva naručitelju, a ne dan izdavanja jamstva naznačen na dokumentu, pa naručitelj treba osigurati dokaz o zaprimanju, npr. poštanski žig ili dostavnicu, primopredajni zapisnik i sl. Tako određeni rokovi mogu se činiti paušalnima i donekle nepravednima jer ne uzimaju u obzir važnost kašnjenja u odnosu na trajanje ugovora. Međutim, svakako predstavljaju napredak u odnosu na stanje u prvim godinama korištenja EU fondova kada su korisnici bili prepušteni arbitrarnoj procjeni i izloženi neujednačenoj praksi tretmana kašnjenja jamstava.
U svakom slučaju, provedba postupaka nabave zahtijeva pažljivo kreiranje nediskriminatornih i životno primjenjivih kriterija, osobito jamstvenih uvjeta. Faza izvršenja ugovornih obveza, koja se često neopravdano zanemaruje, također zahtijeva visok stupanj pažnje te kvalitetno zadovoljenje nabavnih uvjeta, ugovornih odredbi i rokova za dostavu jamstava. Pri tome su potrebna specijalizirana znanja koja korisnici bespovratnih sredstava (osobito poduzetnici) često nemaju osigurana interno. Stoga je najsigurnija i dugoročno najisplativija opcija zatražiti pomoć stručnjaka kako bi se rizici od financijskih korekcija sveli na minimum.