Pravo, analiza i vođenje projekata: Spajanje nespojivog ili vrag je u detalju

Piše: Nika Terze, Serengeti

Postoje li sličnosti koje povezuju pojmove ‘pravo‘, ‘analiza‘ i ‘vođenje projekata‘? Većina će vjerojatno pomisliti da su ti pojmovi nespojivi i da među njima ne postoji ništa što ih povezuje. A sada zamislite da toj kombinaciji dodamo još bicikle, ležaljke i digitalizaciju. Razvojem digitalne sfere i umjetne inteligencije ide se prema tome da se načelno svaki segment ljudskog života digitalizira, a samim time i olakša te da se unaprijede svakodnevne aktivnosti. Početkom 21. stoljeća digitalizacija je sramežljivo krenula prema naprijed, a danas juri prema svom vrhuncu uvlačeći se u sve aspekte života, pa tako i u bicikle i ležaljke.

No vratimo se mi na početak i na pravo, analizu i vođenje projekata. Iako prividno posve različiti, ti pojmovi ipak mogu naći svoj zajednički nazivnik, a to je oko za detalje. Također, sva tri pojma povezana su i s mojim iskustvom, jer kao pravnica, poslovna analitičarka i voditelj projekata obavljam tri funkcije na različitim projektima. Svaki projekt ima svoj pravni okvir koji mora biti zadovoljen, analiza mora biti precizno i točno napravljena te se projekt mora voditi sukladno ugovoru i pravilima vođenja projekata. Znanja stečena radom na sve tri navedene uloge omogućavaju kvalitetan uvid u sve aspekte pojedinog projekta i sagledavanje svih mogućih izazova iz različitih kutova.

Kad mrav sruši slona

U pravnom svijetu poznato je da su se mnogi koji su se našli na optuženičkim klupama na temelju najsitnijih detalja izvukli iz dugotrajnih zatvorskih kazni. Unatoč trudu zakonodavca da sva protupravna ponašanja sankcionira i jasno definira unutar zakonodavnog okvira, povremeno se mogao naći zaostali detalj, odnosno sitnica koja bi se mogla protumačiti suprotno od svoje svrhe i time omogućiti ishod različit od željenog te prouzročiti negativne posljedice na razini društva pa čak i šire. Također, poznato je da samo mala pogreška u analizi, odnosno previd ključnog detalja, može imati porazne posljedice za projekt, a otkriće samo jednog bitnog detalja može projekt učiniti iznimno uspješnim i klijenta pridobiti na vašu stranu.

Što se tiče vođenja projekata, jasno je da ponajprije previd financijskog ili upravljačkog detalja može imati katastrofalne financijske posljedice za cijeli projekt i tako prouzročiti golemu štetu – kako projektu tako i budućnosti te svim možebitnim budućim projektima. Dakle, sukladno svemu navedenom, poznata uzrečica ‘vrag je u detalju‘ može se uvelike primijeniti i na odnos pravo – analiza – vođenje projekata.

Bicikli, ležaljke i digitalizacija

Nakon što smo spojili pravo, analizu i vođenje projekata, vrijeme je da se vratimo na bicikle, ležaljke i digitalizaciju. S obzirom na to da AI nastavlja oblikovati naš svijet i digitalizirati gotovo svaki aspekt ljudskog djelovanja, jedan važan ugostiteljski klijent odlučio je unaprijediti iskustvo svojih gostiju. Osmislio je inovativan način digitalizacije procesa rezervacije bicikala i ležaljki, dodajući svojoj već bogatoj ponudi još jedan ‘detalj‘ koji podiže korisničko iskustvo na potpuno novu razinu. Cilj je velikoga hotelskog turističkog lanca, našega klijenta, tim projektom obogatiti svoju ponudu u idućoj turističkoj sezoni, uljepšati boravak svojim gostima i još jednom pokazati zašto je vodeći stručnjak u turizmu u Hrvatskoj i šire.

Naizgled banalne stvari kao što su odlazak u bike-centar, rezervacija i najam bicikla počinju se digitalizirati. Zamislite da imate mogućnost rezervirati bicikl i prije nego što odsjednete u hotelu, pri čemu se ne morate brinuti hoće li odabrani bicikl biti slobodan tijekom razdoblja koje vama odgovara, te da vas taj bicikl čeka na željenom mjestu u željeno vrijeme. Osim toga, možete odabrati i vrstu bicikla koju želite, što je naročito važno za zaljubljenike u biciklizam kojima je razlika između električnog, gradskog i brdskog bicikla presudno važna. Možete čak odabrati i rezervirati dodatnu opremu kao što su nastavak za pedale, kaciga ili sjedalica za dijete. Koliko bi se vaše korisničko iskustvo time poboljšalo?

Nije presudno, ali je ugodno

Još bolje, zamislite da odsjednete u hotelu, odjenete kupaći kostim, uzmete ručnik i odete na bazen ili plažu pokraj hotela. Pri dolasku jednostavnim skeniranjem QR koda rezervirate ležaljku koja vam odgovara. A ako želite biti potpuno sigurni da ćete pronaći slobodnu ležaljku, možete već iz udobnosti sobe provjeriti dostupne opcije i unaprijed ih rezervirati za željeno razdoblje. Zar to ne bi podiglo vaše zadovoljstvo na novu razinu?

U današnjem svijetu turistička ponuda postala je toliko proširena, pri čemu se i velike grupacije moraju nadmetati s konkurencijom kako bi pružile što bolje korisničko iskustvo i time privukle goste, i ta značajka može biti presudna u odluci gosta pri odabiru smještaja. Na prvu, može se pomisliti da je to jedna od stvari koje se nepotrebno kompliciraju digitalizacijom, no kao i mnoge druge, online rezervacija bicikla i ležaljki mora imati svoju ‘pamet‘ koja će omogućiti mnoge prednosti.

Mnogi digitalni sustavi koji nisu zaživjeli i koji se ne upotrebljavaju imaju gomilu opravdanja zašto se krajnji korisnici ne koriste njima.

Mora biti jednostavno

U stvarnosti za to postoji samo jedan razlog: kompliciranost i otpor korisnika za njihovu upotrebu. Ako korisnicima sustav nije lako razumljiv, jednostavan i prilagođen, brzo će ga prestati upotrebljavati i vratit će se na klasične alate.

Tako je i s našim slučajem online rezervacija. Ako je gostima online rezervacija prekomplicirana i otežava proces umjesto da ga olakšava, imat će veliki kontraefekt i odvući će goste od korištenja. Samim time učinit će projekt jako skupim za klijenta, jer svi smo svjesni da su najskuplje stvari one koje kupimo, a ne upotrebljavamo. Da ishod ne bi bio takav, na scenu stupa analiza, koja cijelu aplikaciju i proces mora podrediti krajnjem korisniku. Cilj je osigurati što jednostavniji postupak najma, stavljajući pritom korisničko iskustvo na prvo mjesto.

S obzirom na to da iz osobnog iskustva mogu reći da krajnji korisnici broje klikove koje moraju odraditi prije željenog ishoda, jasno je da sustav mora biti što jednostavniji, a opet mora nuditi sve mogućnosti koje klijent ima u ponudi i koje želi digitalizirati. Upravo zbog toga analiza mora biti što učinkovitija i razraditi sustav do najmanjeg detalja, kako bi se moglo razlučiti bitno od nebitnog te zadovoljiti i klijenta i krajnje korisnike.

Jedna osoba, tri uloge

Da ne biste pomislili da je sve idealno, postoji i nekoliko nedostataka spajanja nespojivih pojmova koje smo do sada spomenuli. Što kada se jedna osoba nalazi u isto vrijeme u sve tri uloge: pravnika, analitičara i voditelja projekta te sve uloge obavlja na istom projektu? Prije svega, može doći do preklapanja i sudaranja među naučenim obrascima ponašanja i zacrtanim pravilima kojima je cilj udovoljiti uvjetima svih triju uloga.

Iz perspektive pravnika funkcionalnosti sustava moraju biti usklađene sa zakonodavnim okvirom. U nekim slučajevima neće biti nužno prilagoditi zahtjeve klijenta zakonskim propisima, posebno ako to nije jasno definirano u nabavnoj dokumentaciji ili u ugovoru. Kao primjer mogu navesti slanje računa korisniku, odnosno gostu koji je platio online nakon rezervacije. S pravne strane, slanje računa je obvezno, no ako nije navedeno u dokumentaciji projekta, ne postoji obveza njegove implementacije.

Iz kuta analitičara analiza mora biti iznimno detaljna kako bi se jasno definirale sve želje i zahtjevi klijenta te osiguralo da nijedan detalj ne promakne prilikom izrade tehničke specifikacije, projektne dokumentacije i drugih ključnih analitičkih dokumenata. Sve su to preduvjeti kako bi aplikacija na kraju bila tehnički savršena.

Stalno vaganje

Osim toga što svi tehnički uvjeti moraju biti ispunjeni, velika pozornost pridaje se i korisničkom iskustvu, koje mora biti na najvišoj razini. To je osobito važno ako je riječ o klijentu kojemu je to jedna od najvažnijih stavki projekta. S gledišta voditelja projekta ključno je da je projekt uspješan s financijskih i s upravljačkih aspekata te da je završen na vrijeme, odnosno da su svi rokovi ispoštovani. Tako će i klijent i tvrtka biti zadovoljni ishodom projekta te će se stvoriti preduvjeti za daljnju uspješnu suradnju, što je u konačnici i cilj svim interesnim stranama. Ako je proračun premašen ili su rokovi pomaknuti, teško da će bilo koja strana biti zadovoljna realizacijom projekta.

Katkad projekt može biti takav da nauštrb analize morate zanemariti određene detalje koji bi usporili razvoj te naštetili planiranim rokovima i pravodobnom završetku projekta. Najčešći su razlozi za to rokovi, financije ili klijentovi zahtjevi. Dakle, potrebno je konstantno vagati između dvije uloge koje mogu imati velikih suprotnosti. Kako prevladati navedene izazove?

Integracija funkcija

Ključ uspjeha u medijaciji i balansiranju između tih uloga može biti samo jedna stvar, stručnost, te posljedično tomu iskustvo stečeno tijekom rada na brojnim projektima u tim ulogama. Dugogodišnje iskustvo i stručnost stečeni radom na raznim projektima, bilo kao voditelj projekata bilo kao poslovni analitičar, a u mom slučaju često istodobno u obje uloge, pokazali su da se te dvije funkcije ipak mogu savršeno nadopunjavati. Zašto? Kao voditeljica projekta svjesna sam tehničkih zamki i prepreka na projektu zahvaljujući svojim vještinama poslovne analitičarke. Mogu predvidjeti prepreke u projektu koje možda nisu vidljive na početku. No najvažnije je što kao voditelj projekta mogu kvalitetno odrediti rokove isporuka i provedbe bez davanja nerealnih i nedostižnih rokova razvojnom timu i klijentu.

Kao poslovna analitičarka u ulozi voditeljice projekta svjesna sam da neki detalji koji se čine važnima iz analitičke perspektive katkad mogu biti nepotrebni i potencijalno ugroziti uspjeh projekta. Jasno je da projekt nije uspješan ako je analiza izvrsno odrađena, a ostali segmenti projekta nisu uspješni. Uza sve navedeno, kada ste na projektu u ulozi voditelja projekta i poslovnog analitičara, imate širu sliku i svjesni ste svih detalja i segmenata ključnih za uspjeh projekta. Zaključak je da sve navedene uloge koegzistiraju tijekom projekta te da je njihova simbioza najbolji recept za njegovu uspješnost.

Ključ uspješnog projekta

Možemo reći da u određenim situacijama, posebice u onim projektnim, spajanje nespojivog ima pozitivan utjecaj. Ključ je uspjeha projekta u balansiranju između svih segmenata, kako bi svi bili zadovoljeni, odnosno da se podjednako treba fokusirati na sve segmente projekta bez zapostavljanja bilo kojega njegova dijela. Također, digitalizacija osnovnih stvari kojima se ljudi koriste kao što su vožnja bicikla i sunčanje na ležaljkama, a za koje se činilo da nikad neće biti digitalizirani, može uvelike pridonijeti i zadovoljstvu krajnjih korisnika i rastu poslovanja klijenta te može biti zrno prevage među konkurentskim tvrtkama, što je ključno u današnjem svijetu ponude i potražnje.

Za kraj, u svim projektnim aktivnostima treba veliku pozornost pridavati detaljima bez obzira u kojoj se projektnoj ulozi odnosno ulogama nalazite.