Ni ured više nije ono što je nekad bio: skučen i zatvoren prostor s dva-tri radna stola i zaposlenicima 'zametenima' golemim slojevima papirnatih dokumenata. Danas zaposlenici rade u otvorenim prostorima (mnogo njih i od kuće), a samo su menadžeri odvojeni od običnih 'šljakera'. Papira gotovo i nema jer je većina dokumenata digitalizirana, na modularnim stolovima najčešće su prijenosna računala, a umjesto fiksnih telefona stoje mobiteli.
Velika pozornost posvećuje se zdravlju zaposlenika, zbog čega su stolci ergonomski, a pročišćivači zraka 'glume' prozore. Zaposlenici više ne piju ni vodu iz slavine, nego iz golemih balona postavljenih po uredu, a na istaknutim mjestima nalaze se sredstva za dezinfekciju ruku. Vrhunac maštovitosti poslodavaca u fizičkoj preobrazbi radnog mjesta i prostora ogleda se u kutcima za razbibrigu iliti kreativno opuštanje, uživanje u porocima poput cigareta, dostupnim aparatima za kavu uz velik izbor bezalkoholnih pića, košarama voća…
Slijede se trendovi
I dok su zaposlenici na Zapadu već pomalo opterećeni otvorenim uredom i vrište 'Vratite nam zidove!', u Hrvatskoj se još nisu zasitili promjena koje je donijela transformacija uredskog prostora i opreme. Dok, primjerice, u inozemstvu 13 posto zaposlenika daje otkaz jer ne želi raditi u otvorenim suvremenim uredima, kod nas jedva čekaju zaposliti se u kompanijama koje ih imaju. Iako je prije nekoliko godina Forbes objavio da otvoreni uredi demotiviraju zaposlenike i smanjuju produktivnost, našima je takvo radno okružje poticajno.
U A1 Hrvatska uredi su opremljeni prema acitivity based workingu, modelu kojim se koriste svjetski poznate digitalne kompanije poput Googlea i Microsofta. Još prije četiri godine A1 je redizajnirao svoje radne prostorije i prilagodio ih novim oblicima rada uz digitalizaciju procesa. Zaposlenicima je omogućeno raditi bilo gdje uz korištenje suvremenih tehnologija. Organizacija rada i procesa u A1 Hrvatska usmjerena je na brzo reagiranje na zahtjeve korisnika i tržišne promjene, na agilnost i inovativnost.
Kampus kompanije posebno je projektiran tako da bude zabavan i suvremen, a da istodobno potiče stalno učenje i razvoj te izgrađuje kulturu suradnje i inovacija. Nedavno su preuredili prostore Službe za korisnike i prodaje u Zagrebu i Osijeku, koji su također uređeni prema istom principu. Zaposlenici na raspolaganju imaju poticajne radne prostorije koji uključuju zone zabave, mnogo mjesta za odmor i rad u neformalnom okružju, suradničke i inovacijske prostore te vrtić za djecu, wellness, bazen, saunu, fitness, restoran i kafiće.
Uz standardnu opremu za rad potrebnu za fleksibilne oblike rada (laptop, mobitel) zaposlenici u uredu imaju ergonomske stolce, a u vrijeme pandemije kompanija je onima koji su to željeli subvencionirala i dodatnu opremu (stolce, monitore, zvučnike) za kućne urede. Također redovito provodi interna istraživanja zadovoljstva zaposlenika, u kojima uvjeti rada i opremljenost radnih prostorija dobivaju najviše ocjene.
Prenamjena prostora
Prema riječima Ines Vranješ Radovanović, direktorice Ljudskih resursa u Ingemarku, ove su godine prilično posvećeni transformaciji ureda. Ingemark je IT tvrtka specijalizirana za razvoj softvera po narudžbi s više od šezdeset stručnjaka, a osim razvoja softvera, ponudu je proširila na područje cloud consultinga Amazon Web Servicesa (AWS) i VMwarea, pružatelja profesionalnih rješenja.
– Kad se radi na daljinu ili hibridno, ured treba biti i jest mjesto gdje se sastajemo, razmjenjujemo ideje, održavamo sastanke ili se družimo. S obzirom na to da pratimo svjetske trendove u pristupu i organizaciji načina rada, pratimo ih i u unutarnjem uređenju. Proljetos smo ured renovirali, a trenutačno smo u fazi funkcionalne prenamjene prostora. Vodimo se idejom kreiranja prostora koji odgovara potrebama većine zaposlenika i potrebama posla.
Želimo da naši zaposlenici rade u prostorijama koje ih potiču na suradnju i razmjenu ideja, da imaju dovoljno diskrecijskog prostora za davanje povratnih informacija i razgovore 'jedan na jedan', prostor koji će osigurati neometano učenje većih i manjih skupina, prostor za formalno i neformalno druženje... Čak i prostor gdje si mogu ostavljati poruke koje će nedvojbeno vidjeti – kaže Vranješ Radovanović.
U Ingemarku su provevši anketu doznali kakav ured zaposlenici žele pa su u skladu s time uredske prostorije opremili stolovima namjestive visine kako bi zaposlenici mogli birati u kojem položaju žele raditi, a imaju i lopte za pilates za one kojima više odgovara taj način rada. Osim toga, imaju velike urede i dovoljan broj prostorija za grupni, ali i individualni rad.
Pametni zidovi
Ingemark nema klasične otvorene urede, što osigurava da zaposlenici ne smetaju jedni drugima u radu. Taj im je dio važan, posebice jer su česti online sastanci.
– Uz to, mogućnost biranja načina rada – u uredu, hibridno ili od kuće – te fleksibilno radno vrijeme osiguravaju da zaposlenici sami biraju u kakvoj okolini žele raditi te ravnotežu između privatnog i poslovnog života, što je jedan od čimbenika zadovoljstva ocijenjenih najvišom ocjenom u našim anketama, uz kontinuiran razvoj – ističe Vranješ Radovanović.
Zaposlenici se mogu koristiti papirom i olovkom ako im je tako lakše ili je to potrebno, no u pravilu su se upotreba papira i ispis smanjili na najmanju mjeru. Dokumentaciju prikupljaju u digitalnom formatu (osim u slučajevima kad je ispisani primjerak zakonska obveza), testiranja u sklopu selekcije zaposlenika provode se online i većina je procesa automatizirana.
– U sklopu funkcionalne prenamjene prostora u sobama u kojima je to potrebno, od developerskih do dvorana za edukacije i sastanke, napravili smo tzv. pametne zidove, odnosno white boards 'od poda do stropa', kako bismo osigurali veće površine za crtanje/pisanje u sklopu brainstorminga ili edukacija, a bez korištenja, primjerice, flipchart-papira – kaže Vranješ Radovanović.
Papir nije mrtav
Transformacija uredske opreme, koja je posljedica digitalizacije, promjene načina rada i društveno odgovornog poslovanja s naglaskom na zdravlje zaposlenika i čuvanje okoliša, ipak nije uništila proizvođače olovaka, bilježnica, mapi, kuverti, rokovnika, kalendara, barem ne u Hrvatskoj. U Narodnim novinama, najvećem hrvatskom proizvođaču uredske opreme, tvrde da digitalizacija i modernizacija poslovnih prostora nisu posve prognale klasični uredski pribor iz uporabe.
U toj tvrtki kažu da osim postojećih poslovnih partnera koje opskrbljuju uredskim priborom stalno dobivaju i nove. Stalna je i potražnja za njihovim uredskim priborom, nisu uočili da je digitalizacija utjecala na smanjenje nabave uredskog materijala. I dalje su najtraženiji fotokopirni papir, toneri, registratori te različiti sitni potrošni materijali. Narodne novine u ponudi imaju razni pribor, pa tako i osnovnu informatičku opremu poput miševa, tipkovnica, USB stickova, uređaja za pohranu podataka… Na kraju, ta je tvrtka na dobitku bez obzira na digitalizaciju jer trag na papiru, kad je riječ o dokumentima, još ima veliku vrijednost.