Piše: Irena Jolić Šimović, Studio 5 poslovno savjetovanje
U današnjem dinamičnom poslovnom okruženju, ključ uspjeha leži u jasnom postavljanju ciljeva i njihovu praćenju putem mjerljivih rezultata. Dva najčešće korištena pristupa u ovoj sferi su KPI-evi (ključni pokazatelji uspjeha) i OKR-ovi (ciljevi i ključni rezultati). Ovi alati pomažu organizacijama da usmjere svoje resurse i aktivnosti prema ostvarenju strateških ciljeva, ali razlikuju se u svojoj namjeni i primjeni.
Razlike između KPI-eva i OKR-ova
KPI-evi su metrički pokazatelji koji mjere performanse određenih procesa ili aktivnosti unutar organizacije. Oni su obično kvantitativni i usmjereni na praćenje operativne učinkovitosti. Primjerice, KPI za prodajni tim može biti "broj prodanih jedinica mjesečno" ili "stopa konverzije potencijalnih kupaca u stvarne".
S druge strane, OKR-ovi su širi koncept koji uključuje postavljanje ambicioznih ciljeva i definiranje ključnih rezultata potrebnih za njihovo postizanje. Ciljevi su često aspirativni, a ključni rezultati specifični i mjerljivi koraci koji vode do ostvarenja tih ciljeva. Primjer OKR-a za isti prodajni tim mogao bi biti "povećati tržišni udio za 20% do kraja godine" s ključnim rezultatima poput "osvojiti 5 novih klijenata mjesečno" i "povećati broj ponuda za 15%".
Kome su namijenjeni KPI-evi, a kome OKR-ovi?
KPI-evi
KPI-evi su idealni za organizacije koje žele pratiti efikasnost procesa, poslovnih inicijativa i osigurati da su operativne aktivnosti učinkovite. Primjenjuju se na svim razinama organizacije, od pojedinaca do cijelih timova, i pomažu u identifikaciji područja za poboljšanje.
Primjeri gdje su KPI-evi najkorisniji uključuju:
Proizvodne kompanije gdje KPI-evi poput "vrijeme ciklusa proizvodnje" ili "broj defektnih jedinica" pomažu u praćenju učinkovitosti i kvalitete proizvodnih procesa.
Financijske institucije primjerice koriste KPI-eve poput "stopa povrata ulaganja" ili "omjer troškova i prihoda" omogućuju praćenje financijskog zdravlja i profitabilnosti.
Maloprodaja koristi KPI-eve kao što su "prosječna vrijednost narudžbe" ili "broj transakcija po zaposleniku" pomažu u optimizaciji prodajnih operacija.
OKR-ovi
OKR-ovi su namijenjeni organizacijama koje teže ka rastu i inovacijama. Oni motiviraju timove da se usmjere na ambiciozne ciljeve i potiču kreativnost u pronalaženju rješenja. OKR-ovi su posebno korisni u dinamičnim industrijama gdje je potrebno brzo prilagođavanje i strateško usmjeravanje.
Primjeri gdje su OKR-ovi najkorisniji uključuju:
Tehnološke kompanije koriste OKR-ovi poput "razviti novu funkcionalnost proizvoda do kraja kvartala" ili "povećati broj aktivnih korisnika za 25%" pomažu u usmjeravanju inovacijskih napora.
Start-up koriste OKR-ove kao što su "osvojiti 10 novih tržišta u narednih 12 mjeseci" ili "povećati prepoznatljivost brenda za 50%" pomažu u fokusiranju na brzi rast i tržišno širenje.
Marketing timovi često upotrebljavaju OKR-ove poput "povećati angažman na društvenim mrežama za 30%" ili "pokrenuti 5 novih kampanja za generiranje potencijalnih klijenata" usmjeravaju napore na postizanje vidljivih rezultata.
Primjeri organizacijske efikasnosti
Jedna od najpoznatijih kompanija koja koristi OKR-ove je Google. Njihov pristup postavljanju ciljeva omogućio je inovativnost i brzi rast, postavljajući visoke, ali ostvarive ciljeve koji su motivirali zaposlenike da prelaze granice svojih mogućnosti.
S druge strane, kompanije u sektoru usluga također koriste KPI-eve za praćenje učinkovitosti svojih operacija. Na primjer, McDonald‘s koristi KPI-eve za mjerenje "vrijeme čekanja kupaca u redovima" i "točnost narudžbi", što im omogućava poboljšanje korisničkog iskustva i operativne učinkovitosti.
Što se događa kada su ciljevi uspješno postavljeni?
Kada su ciljevi jasno definirani i mjerljivi, organizacije mogu očekivati nekoliko pozitivnih ishoda:
- Veća angažiranost zaposlenika
- Bolja koordinacija timova
- Identifikaciju problema na vrijeme
- Učinkovita alokacija resursa
- Mogućnost nagrađivanja prema rezultatima
Kompleksnosti uvođenja KPI-eva i OKR-ova
Unatoč brojnim prednostima, mnoge kompanije se suočavaju s izazovima prilikom uvođenja KPI-eva i OKR-ova. Jedan od glavnih razloga je složenost procesa definiranja pravih ciljeva i mjerila. Često se događa da se postavljaju previše ambiciozni ili, nasuprot tome, previše skromni ciljevi, što može demotivirati zaposlenike.
Kompleksnost također proizlazi iz potrebe za prilagodbom kulture unutar organizacije. Uvođenje sustava koji zahtijeva transparentnost i stalno praćenje napretka može izazvati otpor, posebno u tradicionalnim organizacijama gdje su promjene sporije. Naslijeđeni tradicionalni pristupi često su bazirani na manje sistematičnom pristupu dok moderni sustavi zahtijevaju sustavna rješenja koja uključuju cijeli tim i organizaciju. Ovi sustavi se temelje na podacima i činjenicama, što može biti izazovno za organizacije navikle na fleksibilnije, manje strukturirane metode rada.
Praćenje KPI-eva i OKR-ova
Mnoge kompanije, bez obzira imaju li KPI-eve ili OKR-ove, imaju izazove s praćenjem istih. Uvođenje mjerljivih i točnih metoda praćenja je ključna jer, ako tomu nije tako, gubi se kredibilitet. Sustavno praćenje KPI-eva i OKR-ova omogućava korištenje digitalnih alata koji pružaju jednostavan i kolaboracijski sustav praćenja u realnom vremenu. Ovi alati omogućavaju timovima da prate napredak prema ciljevima, identificiraju odstupanja i brzo poduzmu korektivne mjere.
Preduvjeti za učinkovito korištenje ovih alata uključuju sređene kvantitativne i kvalitativne podatke u kompaniji te uređene procese. Pravilno strukturirani podaci i jasno definirani procesi osiguravaju da svi članovi tima imaju pristup točnim informacijama i mogu surađivati na postizanju ciljeva.
Efekti uvođenja KPI-eva ili OKR-ova
Istraživanje provedenog na Harvard Business School pokazalo je da organizacije koje uspješno implementiraju KPI-eve i OKR-ove bilježe 30% veći rast prihoda i 20% višu razinu angažiranosti zaposlenika u usporedbi s onima koje to ne čine. Studija također pokazuje da jasno postavljeni ciljevi smanjuju operativne troškove za 15% kroz bolju alokaciju resursa i učinkovitost proces
Stoga su KPI-evi i OKR-ovi vrlo moćni alati koji mogu značajno povećati organizacijsku efikasnost i motivaciju zaposlenika kada su pravilno implementirani.