Kako odabrati usluge za lagodno i učinkovito poslovanje u oblacima

Računalstvo u oblaku (cloud computing) potpuno je promijenilo suvremeno poslovanje. Vrhunska tehnologija utjecala je na poslovne modele i strategije postavši osnova poslovanja malih i velikih tvrtki. Različiti su razlozi za prelazak u oblake, svakoj tvrtki nešto je važnije, no mnogi se mogu složiti da su ušteda i povećanje učinkovitosti dosta dobri razlozi.

Ako se tome dodaju rast, okretnost, konkurentnost i otpornost na tržišne izazove, jasno je da je riječ o vrhunskom poslovnom alatu. Pri razmišljanju o dugoročnom uspjehu stoga se mora uračunati i poslovanje u oblaku, posebice ako se namjerava iskoračiti na svjetsko tržište. Čak i ako neke tvrtke još odgađaju potpuni prelazak u oblake, shvaćaju da je to nužnost koju će prije ili poslije morati provesti.      

Jednostavna integracija

Pri tome se treba voditi nekim zahtjevima. Odabir pružatelja usluga u oblaku, napominje Stefano Ladavac, suosnivač i izvršni direktor Korta, ovisi o nekoliko ključnih činitelja: sigurnosti podataka, jednostavnosti korištenja, cijeni i mogućnosti integracije s postojećim alatima. Važno je također i koliko je sustav intuitivan za zaposlenike, a Ladavac je počeo upotrebljavati rješenja Google Workspacea, ponajprije zbog poznatog sučelja, pouzdane sinkronizacije i jednostavnog dijeljenja dokumenata.

Osim toga, koristi se osnovnom verzijom Bitrix24, koja uz osnovnu CRM (customer relationship management – upravljanje odnosima s kupcima) funkcionalnost nudi i kolaboracijske alate. Naglasio je da je odabir pružatelja usluga u oblaku za tvrtku bio strateška odluka temeljena na sigurnosti, pouzdanosti i mogućnosti skaliranja.

– Usmjerili smo se na partnere koji nude jednostavnu integraciju s našim postojećim sustavima te podršku koja odgovara dinamici našeg poslovanja. Odabrali smo rješenje koje spaja lokalnu podršku sa svjetskom infrastrukturom, što nam pruža najbolje od obaju svjetova. Bitrix smo odabrali kao platformu s potencijalom za širenje te se planiramo njime koristiti za potpunu digitalizaciju poslovnih procesa. Poslovanje u oblaku omogućilo nam je veću prilagodljivost, osobito kad je riječ o radu na daljinu i suradnji među članovima tima, a radimo i s partnerima u različitim vremenskim zonama. Također nam olakšava širenje na međunarodna tržišta, ubrzan je protok informacija, lakše pratimo statuse zadataka te smo smanjili potrebu za internim e-mailovima i dupliciranjem dokumenata. Sve je to rezultiralo većom učinkovitosti i boljom organizacijom. Najveća prednost alata kojim se koristimo je transparentnost podataka i jednostavno upravljanje pravima pristupa. Prostor za poboljšanje vidimo u većoj integraciji svih poslovnih funkcija u jedinstveni sustav. Trenutačno još kombiniramo alate i ručne procese. Upravo zato planiramo proširenje korištenja Bitrixa kako bismo centralizirali komunikaciju, upravljanje projektima, CRM i financijsko izvještavanje – najavljuje Ladavac.

Silvija Repić, direktorica Sana delikatesa, uviđa da se jedan dio odluka u malom poduzeću poput Sane nažalost donosi sporo i u nedostatku financija ne osuvremenjuju se svi sektori idealnim tempom. Istaknula je da se u Sani najviše sredstava ulaže u proizvode, kvalitetu, logistiku i marketing, a kod informacijskih tehnologija (IT) važno je da dobro funkcioniraju i budu pouzdane, ali sustav nije najmoderniji, kakav bi željeli.

Cijelo poslovanje stoga se ne odvija u oblaku, već samo dio, ali očekuje da će s vremenom zasigurno i Sana preseliti poslovanje u oblak radi fleksibilnosti te sigurnosti podataka.

Ne čekati probleme

Ipak, u posljednjih nekoliko godina sve više poduzetnika, osobito malih i srednjih, prepoznaje prednosti poslovanja u oblaku, primijetio je Drago Bratko, osnivač i izvršni direktor Softwisea.

Bratko tako omogućuje specijalizirana poslovna rješenja u oblaku poput sustava SoftCRM za upravljanje odnosima s klijentima, koji objedinjuje upravljanje resursima poduzeća, prodaju, korisničku podršku i projektno upravljanje omogućujući jednostavnije planiranje i praćenje poslovnih aktivnosti, bez obzira na veličinu tima.

Nadalje, Softwiseov sustav Redomat upravlja redovima čekanja, pogodan je za urede, javne institucije i ustanove s velikim brojem stranaka. SoftTicketing je, veli, rješenje za online prodaju i rezervaciju ulaznica za organizatore kulturnih, sportskih i poslovnih događaja, a Voucher System je platforma za digitalnu izradu i upravljanje vaučerima namijenjena marketingu, programima vjernosti ili poticanju potrošnje u turizmu, trgovini i uslužnim djelatnostima.

– Razvijamo gotova rješenja, ali često radimo i softver po mjeri. Odabir cloud-usluga uvelike ovisi o djelatnosti korisnika te primjerice tvrtke koje upravljaju velikim brojem kontakata i projekata često biraju SoftCRM, a ustanove koje imaju fizičke čekaonice biraju Redomat. Najšire primjenjiva rješenja su upravo SoftCRM, Redomat i Voucher System. Ta tri proizvoda pokrivaju ključne aspekte poslovanja: organizaciju, korisničko iskustvo i promidžbu. Mnoge tvrtke obraćaju nam se kada dođu do točke u kojoj postojeći alati postanu neefikasni: upotrebljavaju se nepovezane tablice u Excelu, papirnati obrasci ili improvizirane metode naručivanja i evidencije – objasnio je Bratko.

Cloud-rješenja donose višestruke prednosti, no i prema Bratku dvije su ključne: ušteda i učinkovitost. Troškovi infrastrukture smanjuju se, objasnio je, jer nema ulaganja u servere, licencije, IT osoblje ili skupo održavanje i sve što je potrebno jest internetska veza i osnovna obuka zaposlenika.

Kako učinkovitost dolazi s automatizacijom i centralizacijom podataka, umjesto da se informacije gube u e-porukama, tablicama ili papirima, za Bratka sustavi poput SoftCRM-a omogućuju brz pristup podacima, bolje praćenje zadataka i veću transparentnost u timu. Prednost je pri tome i skalabilnost, pa kada se posao proširi, lako je nadograditi postojeći sustav ili dodati nove funkcionalnosti, bez velikih dodatnih ulaganja.

– Dobar pružatelj usluga u oblaku ne nudi samo tehnologiju, već i konzultantsku potporu, što je osobito važno manjim tvrtkama bez svog IT odjela. Poduzetnicima koji razmišljaju o prelasku u oblak savjetujem da ne čekaju da vas problemi natjeraju na promjene. Pri odabiru pružatelja usluga potrebno je obratiti pozornost na lokalnu podršku, transparentnost troškova i mogućnost prilagodbe rješenja vašem načinu rada – iznosi Bratko.

Manji ekološki utjecaj

I prema mišljenju Denisa Tomića, voditelja pretprodajnog tima u Spanu, usluge u oblaku važne su za tvrtke koje žele potencijalom cloud-tehnologija osigurati skalabilnost, sigurnost i isplativost. Span nudi, primjerice, prilagođene usluge u oblaku i sigurnosne usluge za različita cloud-okružja, uključujući Azure, M365, GCP i AWS, kao i usluge usklađene sa Zakonom o kibernetičkoj sigurnosti i novim europskim direktivama.

Tomić zamjećuje da mali i srednji poduzetnici najčešće biraju cloud-rješenja i sigurnosne usluge koje nude prilagodljivost i sigurnost potrebnu za rastuće tvrtke.

– ​Span.zone popularan je izbor za učinkovito upravljanje IT uslugama i Microsoftovim licencijama. Omogućuje automatiziranu nabavu, aktivaciju i upravljanje licencijama i uslugama, namijenjen je tvrtkama svih veličina te olakšava korištenje digitalnih resursa unutar organizacije. Pojedinci i male tvrtke koje su možda bile isključene iz tradicionalnih IT usluga zbog troškova ili složenosti sada mogu pristupiti uslugama lakše i po nižoj cijeni. Korištenjem usluga u oblaku tvrtke mogu smanjiti potrebu za skupom lokalnom infrastrukturom i plaćati samo za resurse kojima se koriste. Sprječavanje sigurnosnih proboja i osiguravanje usklađenosti s propisima može spasiti tvrtke od mogućih kazni i štete za ugled, osiguravajući visoku razinu sigurnosti u dobavnim lancima. Automatizacija putem span.zonea optimizira poslovanje, smanjuje troškove i personalizira korištene proizvode, omogućuje upravljanje uslugama, pregled izvještaja i njihovih resursa, bolje upravljanje troškovima u stvarnom vremenu i smanjuje ekološki utjecaj računalstva u oblaku – opisao je Tomić.