Svako se jutro gomila zaposlenika diljem svijeta susreće s istom jutarnjom rutinom – sjednu, ulogiraju se i, dok im se hladi kava, pregledavaju gomile e-mailova. Neki su važni, neki su hitni, ali većinom im je mjesto u smeću. Na neke se odgovara, neke se označava za kasnije rješavanje. Do trenutka kad zaista započnu s dnevnim aktivnostima na posu, kava je hladna, a onaj hitni mail jako važnog klijenta je netragom nestao.
Opisani ritual je predmet mržnje brojnih zaposlenika. Ipak, nazire se promjena.
Jako je teško zamisliti radno vrijeme bez pregledavanja e-mailova. Ipak, mail je, kao sredstvo poslovne komunikacije, postao nezgrapan.
U jednom tekstu iz Financial Timesa, Monica Seeley, stručnjakinja za e-mail menadžment, objašnjava: - Većina tvrtki grca u moru e-mailova. Gube 20 dana godišnje po jednoj osobi samo na rješavanje mailova. –
Bitan faktor u tom problemu je 100 milijardi spam e-mailova koji se šalju svaki dan. Drugi problem jest sigurnost. Uz afere kojima svakodnevno svjedočimo, kao što su one vezane uz WikiLeaks, Snowdena i brojne druge, poslodavci se svakodnevno suočavaju s opasnostima koje donose mailovi svaki dan.
Nije, stoga, neobično što ljudi polako odustaju od maila kao sredstva komunikacije. Broj poslovnih mailova poslanih u danu vrhunac je doživio 2008. godine i otad stalno pada.
Promjene se polako naziru. Iako se već prije pričalo o ovom problemu, danas postoje alternative koje predstavljaju stvarnu prijetnju vladavini e-mailova.
Jedna od popularnih alternativa jest Yammer, koji omogućava stvaranje internih društvenih mreža u tvrtkama. Metoda komunikacije slična je ‘zidu‘ na Facebooku, a koristi se i za organiziranje sastanaka dijeljenje dokumenata i slično. Na svojoj listi klijenata ta platforma ima zvučna imena kao što su Ford, eBay, ili DHL.Drugi primjer platforme koja nudi slične opcije je Chatter.
Nekim je tvrtkama mail toliko dozlogrdio da su razvili neka interna rješenja. Primjer takve tvrtke je Klick. Njihov komunikacijski sustav imena Genome nastao je iz frustracije nedostatcima e-maila.
Unatoč svemu navedenome, još smo daleko od umirovljenja e-maila. Zasad se nazire kraj e-maila kao sredstva poslovne komunikacije, a mnogi poslodavci ne mogu dočekati da taj dan napokon dođe.