Izrada proračuna ili financijskog plana jest proces u kojem postoji točno određen redoslijed aktivnosti kojih se svi moraju držati. Zbog toga najvažniji rezultat uvođenja sustava za planiranje nije primjena alata, već izrada planskog modela. Naime, ako svi sastojci nisu uključeni i savršeni, loš će se ajvar jesti sljedeće godine
Moja dobra prijateljica, dugogodišnja direktorica financija i kontrolinga u poznatoj, srednje velikoj hrvatskoj tvrtki, ima neobičan običaj planiranje i budžetiranje uspoređivati s izradom zimnice, pri čemu godišnji plan redovito naziva – ajvarom. Veli kako je to zbog traume iz mladosti kad je, kao mlada pripravnica u kontrolingu, prvi put sudjelovala u budžetiranju i tih nekoliko tjedana, tijekom kojih je ponuda crvene paprike na tržnicama bila na vrhuncu, cijele je dane, pa i vikende, provodila spajajući i osvježavajući dokumente u Excelu i kontrolirajući formule i brojke.
Za njezin hvaljeni domaći ajvar te sezone jednostavno nije bilo vremena.
U tvrtki moje prijateljice Excel je dugo bio jedini alat koji se upotrebljavao u postupku planiranja i budžetiranja, a IT podrška postojala je utoliko što je imala, kako ona kaže, jednog ‘malca koji uživa pišući nerazumljive makroe u Excelu‘. Jedne je godine ‘malac‘ bio na putu baš u pogrešnom trenutku pa se njihova ručna ‘flajšerica‘ zaglavila i trebalo im je tri dana da pronađu zbog čega su konačne brojke, ma što mijenjali u podlogama, uporno bile nesuvisle. Te je godine u ‘ajvar‘ (napokon) ušao i sustav za planiranje. A onda je došlo i njezino pitanje: ‘Što mi savjetuješ, draga?‘
Tehnologija je manje važna
Od svih savjeta i s njima povezanih dogodovština koje sam u različitim provedbama tijekom godina nakupila ili spoznala ovo je prvi i najvažniji. Iako projekti uvođenja sustava za planiranje počinju radi uvođenja specijaliziranog alata koji bi trebao olakšati i ubrzati planiranje, priroda tih projekata trebala bi biti i ostati primarno poslovna.
Time ne želim reći kako je odabir alata nevažan. Naprotiv, nužno ga je uklopiti u tehnologiju i infrastrukturu, a njegova cijena obično je velik dio ukupne cijene projekta. Važne su i mogućnosti alata, no stanje na tržištu takvo je da su one više-manje ujednačene: web pristup, funkcije za lakši unos, ‘break-back‘ funkcionalnost, jasna i laka dodjela prava, nadzor nad procesom i praćenje statusa, kreiranje verzija, povezanost s Excelom i slično.
Dijelom tehnološki posao kojem također treba posvetiti dovoljno pozornosti jest priprema svih prometnih i matičnih podataka važnih za planiranje, a koji se nerijetko moraju definirati unaprijed ili se pak razlikovati od trenutačnih te znače uvođenje novih procedura za njihovo održavanje i/ili izvlačenje i kasnije povezivanje kako bi se moglo pratiti ostvarenje planova. Postojanje skladišta podataka taj će posao uvelike olakšati, a u svakom drugom slučaju izradu skladišta podataka svakako treba uključiti u projekt.Često se zanemaruje da takvi projekti donose priliku za (re)definiciju i poboljšanje planskih procesa. Tu priliku, nažalost, ne primijete ili iz nekog drugog razloga ne iskoriste svi jednako dobro. Izrada proračuna ili financijskog plana jest proces u kojem su pojedini dijelovi plana međusobno ovisni u u kojem postoji točno određen redoslijed aktivnosti kojih se, da bi proces bio djelotvoran, svi moraju držati.
Što je važnije – šuma ili drvo
Zbog toga najvažniji rezultat uvođenja sustava za planiranje nije primjena alata, već izrada planskog modela u koji su ugrađena sva poslovna pravila i procesna priroda planiranja. Česta su dvojba u uvođenju takvih sustava širina i dubina budućega planskog modela, pri čemu pod širinom mislim na skup svih područja koja će biti pokrivena projektom uvođenja i budućim modelom, a pod dubinom na razinu uključenih detalja i podloga.
Pronaći idealnu mjeru nije uvijek lako, a univerzalno pravilo ne postoji. Ako tvrtka već ima brojne, detaljno razrađene dokumente i formule kojima izračunava razne planove ili dijelove planova koji na kraju završe u, primjerice, planskom RDG-u, tada nije čudno da to očekuje i od budućeg sustava. Sasvim je drugo pitanje je li u sustav baš nužno staviti sve.
Dobro osmišljeni modeli za planiranje uključuju točno određene detalje i relevantne ‘drivere‘ upravo na onoj razini na kojoj su važni. Sve je ostalo višak te usporava i postupak izrade i analizu konačnog rezultata. Da i ne spominjem koliko može loše utjecati na točnost planova.
Zamislite neku proizvodnu tvrtku i zapitajte se: Je li zaista nužno planirati jednako detaljno svaki konto troškova u proizvodnji? Jednako konto sirovine kao i konto troškova uredskog materijala? Ili, hoće li za unos plana troškova u proizvodnji postojati posve jednaka podloga i logika za ta dva konta? I na kraju, jeste li sigurni da je način koji se vama čini dobar za planiranje tih troškova jedini i najbolji?
Koliko duboko i široko
Komparativna prednost pojedinog alata za planiranje svakako je njegova modularnost, koja onda donosi i mogućnost izbora koliko široko i duboko želite ići. Osim toga, planski modeli zbog svoje već spomenute procesne prirode nisu nepromjenjivi. Primjeri dobre prakse uključuju provedbu projekta u fazama ili više projekata – u prvom se može obuhvatiti manje detalja, a poslije ih prema potrebi razrađivati i dodavati. Ili, u prvom koraku izraditi model samo za neko područje, a poslije ga nadograđivati drugim modulima. Uostalom, uvođenje alata za planiranje ne znači da će Excel nestati iz tvrtke. Neki specifični i, recimo to tako, manje važni dijelovi plana koje ste izrađivali do projekta uvođenja sustava za planiranje i dalje mogu ostati gdje jesu – u Excelu ili drugim alatima.
Svakako je u osmišljavanju modela i određivanju razine detalja važno svratiti pozornost na to postoje li parametri koji utječu na neke dijelove plana te ih najviše što se može ugraditi u model jer će tako izmjena ili simulacija biti jednostavnije i učinkovitije.
Planiraju ipak – ljudi
Sve prodajne prezentacije, baš kao i sve studije slučaja nakon uspješno provedenog uvođenja sustava za planiranje, na najvidljivijemu mjestu imaju tri riječi – brže, lakše, točnije. I gotovo sve zaboravljaju spomenuti kako je planiranje misaoni proces kojim se bave – ljudi.Uz iznimku možda dvoje ili troje zaista drugačijih pojedinaca koje sam imala prilike upoznati, mislim da nitko koga poznajem izradu proračuna ne doživljava drugačije nego kao ne baš dragu i laku obvezu, da ne kažem teret. Neki k tome imaju osjećaj da je planiranje posao za kristalnu kuglu, no i takvi su, nasreću, iznimke.
Odrediti ljude koji aktivno sudjeluju u planiranju znači odrediti prava i odgovornosti nad ostvarenjem pojedinih rezultata, a uvođenje sustava za planiranje obično pretpostavlja da je planiranje rašireno u tvrtki te da u njemu sudjeluje više ljudi. Odabir tko će od sudionika planiranja biti i član tima u projektu uvođenja sustava za planiranje nije uvijek jednostavan.
Doznajte različita mišljenja
Aktivno uključivanje (pre)više ljudi u bilo koji projekt skupo je i kontraproduktivno, što vrijedi i za projekte uvođenja sustava za planiranje. S druge strane, kad stvarate model i primjenjujete alat koji bi većem broju ljudi trebao pomoći da djelotvornije obave neki posao (a vjerujte mi, kad je o planiranju riječ, bez obzira na podloge i ugrađene formule, svatko taj posao radi na svoj način), onda je dobro bar u nekom kratkom trenutku većini, ako već ne svima, dati priliku da iznese svoje mišljenje.
Jedan od načina da se ljudi uključe jest organiziranje radionica s više sudionika. Takve su radionice prilika i da čujete kako tko zaista planira. Recimo, posve je normalno i očekivano na radionici te vrste čuti kako voditelj ključnih kupaca izradu plana prodaje počinje planirajući najprije ciljani financijski rezultat prema kupcima, a regionalni menadžer istom poslu pristupa planirajući obujam prema asortimanu. Radionice se osim za razmjenu iskustava i mišljenja mogu iskoristiti za određivanje zaista nužne razine detalja u nekim dijelovima plana i provjeriti hodogram procesa planiranja koji se može činiti savršenim na papiru, a u praksi ne funkcionira kako treba.
Dobar je ajvar ove godine
Moja dobra prijateljica s početka priče nije uvela sustav za planiranje u svoju tvrtku jer je te godine, nekako netom nakon sezone ajvara, dobila ponudu koju jednostavno nije mogla odbiti pa je prešla u drugu tvrtku na drugi posao. Trenutačno se ne bavi toliko budžetiranjem iako je dobra kandidatkinja za ulazak u onu vrlo malu skupinu koja taj posao na neki način voli. Kako god bilo, ajvar joj je i ove godine dobar – s paprikama pečenima na roštilju, kremast i taman ljutkast. Gotovo kao moj.