Email često dobiva loše ocjene u raspravama o korporativnoj komunikaciji. Često se govori da je ‘dinosaur‘ virtualne komunikacije.
Većini je zaposlenika email temeljan oblik poslovne komunikacije i koriste ga tijekom i izvan radnog vremena. To ne znači da ne postoji način da unaprijedimo svoje korištenje emaila. O tome govori studija koju je provela dr. Emma Russell s Kingston Universityja, koja je otkrila neke od najvećih promašaja u korištenju maila.
- U vrijeme kada je spajanje na internet bilo donekle ograničeno cijenom usluge, ljudi su mailove provjeravali u prosjeku jednom dnevno i odmah na njih odgovarali. Danas možete u svako doba dana i noći vidjeti sve mailove na smartphoneima. Mnogi od nas se jednostavno nisu tome prilagodili. – objašnjava Russel.
To je dovelo do velikog broja problema – primjerice, do naše potrebe da na mailove odgovaramo iz kupaonice, za vrijeme praznika ili iz kreveta. Sve je teže isključiti se iz poslovnog aspekta života.
- Neki od zaposlenika su toliko opsjednuti mailovima da tvrde kako ponekad čuju ‘fantomske alerte‘, odnosno umišljaju da im mobitel vibrira. Neki tvrde kako imaju potrebu držati smartphone u ruci kada nisu u uredu kako bi konstantno znači što se događa s mailovima. – otkriva Russell.
Njena analiza načina korištenja mailova u korporacijama rezultirala je sa ‘sedam smrtnih grijeha‘ u komunikaciji mailovima:
1. Email ping-pong, što rezultira beskonačnim lancima mailova2. Slanje mailova izvan radnog vremena3. Slanje mailova u društvu4. Potpuno ignoriranje mailova5. Zahtijevanje potvrde da je mail pročitan6. Instantno odgovaranje na svaki mail7. Automatizirani odgovori