U kakvom su god dokumenti obliku, papirnatom ili digitalnom, neizbježno su svuda u poslovnom okruženju. Potrebni su nam kako bismo se ophodili s korisnicima ili upravljali poslovanjem. Ipak, još uvijek većina tvrtki ne zna koliko vremena i novca troši na procesiranje dokumenata i kontrolu nad uređajima za ispis. Uvođenje kontrole nad dokumentima donosi mjerljive uštede i znatno unapređuje poslovne procese.
Upravljanje ispisom možemo definirati kao pregled, upravljanje uređajima za ispis elektroničkih dokumenata, kopiranje, skeniranje kao i mogućnost kontrole troškova tvrtke. U današnjem suvremenom poslovnom okruženju upravljačke strukture tvrtki imaju pred sobom nužnost ostvarivanja profita kako povećanjem prihoda tako i smanjenjem troškova kao glavnim čimbenicima postizanja zadanih ciljeva. Zadatak je svakog voditelja pronaći prostor za uštede u poslovanju tvrtke i maksimalno ih iskoristiti. Jedna od mogućih ušteda u poslovanju upravo je upravljanje ispisom.
Mjerljivi i nemjerljivi
Troškovi povezani s ispisom mogu se podijeliti na direktne (mjerljive) i indirektne (nemjerljive). U prvu skupinu ulaze troškovi održavanja uređaja i potrošni materijal, a u indirektne ulaze teže mjerljivi troškovi kao primjerice troškovi vremena kada uređaji nisu raspoloživi, izmjena potrošnog materijala točno u trenutku kada je to potrebno te kao najvažniji direktan utjecaj na produktivnost zaposlenika.
Način kojim se omogućava smanjenje troška ispisa u tvrtkama je prebacivanje cijelog procesa iz investicije u trošak ili eksternalizacija cijelog procesa, odnosno prepuštanje cijele funkcije vanjskoj tvrtki specijaliziranoj za to područje.
Eksternalizacija se može pojaviti u tvrtkama u raznim oblicima, od najjednostavnijeg najma uređaja kada matična tvrtka sama nabavlja potrošni materijal, eksternalizacije koja podrazumijeva unajmljivanje uređaja na način da se potrošnja plaća prema otisnutom papiru, a specijalizirana tvrtka za iznajmljivanje uređaja vodi brigu o uređaju, njegovoj raspoloživosti te osigurava kompletan potrošni materijal (tonere, fusere, papire, folije...) do tzv. ispisa na zahtjev.
Zašto dati van
Troškovi su uvijek razlog broj jedan zbog kojeg se tvrtke odlučuju na eksternalizaciju cjelokupnog ispisa. Oprema i stručno znanje koje je potrebno da bi se pripremio kvalitetan marketinški materijal, stručna publikacija ili slično prema današnjim standardima kvalitete ispisa i dizajna postali su za većinu tvrtki preskupi. U trošak takvog materijala, osim dizajna, ubrajaju se prijelom teksta i slika, digitalizacija materijala i razne ostale usluge koje su sastavni dio procesa stvaranja dokumenta od koncepta do završnog izgleda. Upravo zbog toga, tvrtke se često odlučuju prepustiti cijeli proces stručnjacima u za to specijaliziranoj tvrtki.
Ispis na zahtjev
‘Ispis na zahtjev’ jedna je od usluga u svijetu za upravljanje ispisom. Glavna njezina karakteristika ušteda je na vremenu, prednost koja posebno dolazi do izražaja u kontaktima s potencijalnim kupcima. Budući da je konkurencija sve dinamičnija i tržište sve fleksibilnije, vremenska dimenzija obraćanja kupcima i predstavljanje svojih usluga ili proizvoda prije konkurentskih tvrtki postaje sve važnije.
Kao primjer možemo navesti sljedeće: uobičajena situacija bila bi da se u tvrtki kreira dizajn i sadržaj marketinškog materijala, da se koristi uredskim uređajima za ispis, materijal se zatim ispiše i ako zadovoljava tvrtkine standarde šalje se standardnom poštom kupcima i elektroničkom poštom kao dodatnim načinom kontaktiranja. U taj je proces uključeno mnogo djelatnika, upotrebljavaju se tvrtkini resursi za ispis, a rezultat ne mora biti vrhunski materijal koji je dostavljen kupcima na najbrži mogući način.
Danas postoje specijalizirane web-stranice na kojima se može odabrati usluga koja omogućava tvrtki da se nakon poslanog materijala i popisa adresa kupaca više ne bavi s tim dijelom ispisa i dostavom materijala kupcima. Cijena takvih usluga vrlo je prihvatljiva i tvrtke se na njih često odlučuju. Taj način eksternalizacije kombinacija je vlastitog rada na materijalu i prepuštanja završne faze ispisa i dostave profesionalcima.
‘Driver‘ poslovnih rezultata
Vrlo je često slučaj da je upravljačka struktura u većini tvrtki svjesna da se troše znatna sredstva na ispis, ali taj trošak često nije definiran i na njega se ne obraća prevelika pozornost. Kada se jednom izračuna, tvrtke se odlučuju na tzv. vanjska rješenja koja bi im omogućila potrebne uštede.
To u praksi znači da cjelokupni ispis tvrtke s pozicije troška postaje ‘driver’ poslovnog rezultata i potencijalnog profita. Ključna točka u upravljanju ispisom cijena je ispisane stranice. Proces izrade vanjskih rješenja za upravljanje ispisom počinje procjenom trenutačnog stanja kod korisnika u smislu broja ispisanih ili kopiranih stranica, iskoristivosti pojedinog uređaja kao i njegove lokacije.Sljedeći korak u projektu instaliranje je aplikacije za nadzor i upravljanje ispisnih uređaja preko mreže bilo koje veličine.
Nakon prikupljanja ulaznih parametara kod potencijalnoga korisnika, potrebno je obaviti konzultacije s korisnikom kako bi se izradila snimka stanja njegovih potreba u smislu instalirane baze uređaja, lokacija uređaja koji zbog potreba posla moraju neizostavno biti instalirani na određenom mjestu, bez obzira kolika će biti njihova iskorištenost. Faza koja slijedi izrada je kvalitetne ponude koja uključuje sve prikupljene parametre. Upravljanje ispisom isplativ je pothvat, iako takve inicijative često teško uspijevaju zbog prevelike usredotočenosti isključivo na tehnologiju. No mi se usredotočujemo na procese i ljude koji se njima koriste. Shvaćanje potreba zaposlenika i njihovih procesa ključni je parametar u razvoju i implementaciji strategije upravljanja ispisom. Mi minimiziramo remećenje ravnoteže i navika učinkovitim upravljanjem promjenama, podrškom krajnjem korisniku, treningom i komunikacijom.