Igrom slučaja, dodijeljena Vam je velika količina zadataka koje, realno, ne možete odraditi u zadanom roku. Nakon prvotnih emocionalnih reakcija, kao što su panika, ljutnja, rezigniranost, cinizam ili tjeskoba, koje mogućnosti imate kao profesionalac i zrela osoba? Odnosno, koji su ishodi ako ne reagirate?
Pitanje:
Radim u jednoj državnoj firmi na administrativnim poslovima.
Nalazim se u situaciji u kojoj ne znam kako se postaviti. Prošli tjedan dobila sam svaki dan po jedno zaduženje od kojih je svako sljedeće nadmašilo prethodno po opsegu i težini posla. Zadnje zaduženje me bacilo u histeričan smijeh jer je nadmašilo sva ona prije. Meni je jasno da ja uopće ne mogu svojim snagama izvršiti sve zadatke u zadanim rokovima, ali kako i na koji način to prezentirati šefu, a da ne ispadnem nesposobna i lijena.
Sa šefom nemam naime nikakvu komunikaciju tako da se ustvari bojim njegove reakcije.
Odgovor:
Krenimo od onoga što ne želite: ne želite u očima svog šefa ispasti nesposobna i lijena. Što bi dakle bio pozitivan ishod? Pokazati se kao sposobna, marljiva, odgovorna…? Vjerojatno neka kombinacija navedenog.
Hajde da vidimo što bi se dogodilo kada bi se scenarij koji navodite nastavio slijedom događaja, bez Vaše intervencije. Kada kažem intervencije, tada mislim da naprosto ne reagirate već prihvatite zaduženja kao što su Vam zadana… Kako bi zvučao nastavak ovih događaja? Vi marljivo radite, od jutra do sutra, dajete sve od sebe kako biste odradili što veću količinu zadataka, vrijeme prolazi, rokovi Vas stišću, zbog rada pod stresom podvlače Vam se greške… I? U trenutku kada trebate prezentirati učinjeno, neka zaduženja nisu dovršena, neka jesu, ali nedovoljno precizno… A Vi? Kažete da ste se trudili, no objektivno nije bilo dovoljno vremena ili naprosto ne kažete ništa jer se ne osjećate uspješno, s pravom.
Kada bi se sve ovako, ili na sličan način odvilo, što bi Vaš šef mislio? Bojim se da bi mislio upravo ono što želite izbjeći… A realno gledano, što drugo mu preostaje?
Znam, sigurno biste sada rekli (kao i drugi čitatelji), nije problem u Vama, problem je u nadređenom koji pretjeruje u zadacima, zadaje nerealne rokove i ne zna da unutar njih nije moguće odraditi zadano. I to je također točno. To uistinu jest njegov problem. Mislim da je suvišno ulaziti u razloge zašto je tomu tako – ima li i sam dovoljno znanja o zadacima, predviđa li (neopravdano!) da uz Vas stoji čitav tim koji će im se posvetiti, je li ih zabunom dodijelio Vama, a zapravo ih je planirao drugačije delegirati i najbanalniji (ali ne i rijedak!) – je li uopće razmislio o tome što delegira. Znam da ne zvuči ni mudro i duboko, no činjenica je da ljudi ponekad ne razmišljaju.
Od srca ću se s Vama složiti da su navedeni potencijalni razlozi uzrok njegovog problem, no u trenutku kada svu tu silu zaduženja dodjeljuje Vama, problem automatski postaje Vaš. Naravno, ukoliko ne reagirate. Stoga, bez Vaše intervencije, kao što rekoh, velika je vjerojatnost da ćete ispasti nesposobni i lijeni.
Hajde da vidimo kako ostaviti pozitivan dojam i uhvatiti se u koštac s problemom.
Načelna ideja je da mirno, profesionalno i odgovorno odbijete nešto od traženog, odnosno da ispregovarate bolje uvjete. Reći „ne“ se može na mnogo kvalitetnih načina i ne svodi se na „jesi-ti-normalan?“ rečenicu i lupanje vratima. Srećom, i histeričan smijeh Vas je prošao, stoga duboko udahnite i razmislite: što je realno? Za što imate dovoljno informacija, iskustva, vremena…? Oko čega Vam treba pomoć? Tko ima dodatne kompetencije? Koji zadatak je, možda, uzaludan, a Vi imate prijedlog kako ga uklopiti u neki drugi? Koja vaša druga zaduženja će kroz dano vrijeme „trpjeti“ zbog ovih novih? Iznimno je važno da o ovome razmislite kao odrasla, sposobna i odgovorna službenica, a ne kao uplašena/rezignirana/bijesna djevojčica.
Tek kada iz te pozicije osmislite prijedloge, rješenja i mogućnosti, otiđite k šefu.
Pozitivan način na koji možete početi razgovor je taj da mu se zahvalite na velikom povjerenju koje ima u Vas (istina je, zar ne? U suprotnom Vas ne bi obasuo tolikim zadacima!) te time da pokažete interes ili korist za organizaciju s nekim od danih zadataka (u moru toga, nešto je sigurno i smisleno..!?) Ono što nakon tog trenutka kreće je nježno odbijanje, odnosno pregovaranje.
Rečenica slična ovoj: „Željela bih s Vama prokomentirati mogućnosti i realne okvire…“ može poslužiti kao dobar uvod u pregovore. Umjesto formulacija kao što su „neću stići, nemam vremena, ne mogu..“, formulirajte svoje ideje kroz „ovo je vrlo sveobuhvatno, koristit će nam (kompetentan član odjela, npr)…“ ili „iz mog iskustva sa sličnim zadacima, potrebno vrijeme je…“ ili „čini mi se realnim da do (xy roka) prva faza bude pri kraju“ ili „tko će se baviti (Vašim redovnim zadacima) dok ja…“ I tada krenite s konkretnim, argumentiranim prijedlozima. Sve nakon toga je određivanje prioriteta, granica s obzirom na resurse i mogućnosti…suptilni ples pregovaranja.
Zapamtite, sve što kažete neka bude iz pozicije poštovanja i samopoštovanja. Dvoje jednakih ljudi razmjenjuje ideje i mogućnosti. Ne jednakih po hijerarhiji, ali svakako jednakih po zrelosti, iskustvu, suradljivosti, odgovornosti… U trenutku kada zrelo podijelite odgovornost za mogući neuspjeh, velika je vjerojatnost da će se on pretvoriti u zajednički uspjeh.
A tako postajete sposobni, marljivi i odgovorni.
Želite li (anonimno) postaviti pitanje na svoj poslovni izazov/dilemu/pitanje, pišite na adresu Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite.
Ana-Marija Vidjak, edukator i coachwww.sto-ako-ipak.hr