Zbog bontona i poslovna žena ustaje kad se pozdravlja

Savršeni oblici ophođenja danas su važniji nego ikada. Oni pomažu uspostaviti poslovne veze, izazivaju simpatije, pridonose uspješnosti, priznanju i ugledu u društvu.

Izlaz iz labirinta raznih nedoumica nudi knjiga autorica Anke Quittschau i Christine Tabernig 'Poslovni bonton: sto najvažnijih pravila ponašanja' u hrvatskom prijevodu Višnje Bedenko i Bojane Zeljko-Lipovšćak i izdanju kluba Soroptimist International Zagreb Centar i Medicinske naklade. Taj mali priručnik džepnoga formata može biti pouzdan savjetnik u osjetljivim situacijama poslovne svakodnevice.

Od Luja XIV.

Iako je knjiga pisana za njemačko govorno područje i zrcali njemačku kulturnu scenu, korisna je, sasvim sigurno, i hrvatskim poslovnim ljudima kad znamo da je upravo Njemačka treća najveća izravna strana investitorica u Hrvatsku, druga hrvatska vanjskotrgovinska partnerica i prva prema broju dolazaka i noćenja stranih turista u 2014. Osim toga, Njemačka i Hrvatska pripadaju istome europskom kulturnom krugu, pa tu i ne može biti većih kulturnih razlika. U kojim se situacijama najčešće krše pravila bontona? Prema mojem iskustvu, pri predstavljanju, rukovanju i uporabi mobitela. Valja upamtiti da uvijek predstavljamo mlađega starijem, niže rangiranoga više rangiranom, muškarca ženi.

U hrvatskom jeziku za pravila ponašanja rabimo riječ 'bonton' koja potječe iz francuskoga i znači izvorno 'dobar zvuk', odnosno 'dobar ton'. Francuzi rijetko rabe taj izraz, skloniji su govoriti o etiketi. Naziv 'etiketa' potječe iz vremena francuskoga kralja Luja XIV. koji je naredio da se posvuda stave papirići i natpisi, tzv. etikete, s dvorskim naredbama i zabranama. Kralj je veliku važnost pridavao poštovanju tih pravila. Bio je to početak utvrđivanja pravila ponašanja kakva danas vrijede, ponajprije u poslovanju. Mnoga od tadašnjih pravila u međuvremenu su se promijenila, pojednostavnila, no na poslovnim objedima i večerama, službenim primanjima i proslavama vrebaju i dalje mnoge zamke za one koji nisu savršeno ovladali bontonom.

Najprije ruka znancu

Upravo u poslovnom okružju brzo izlazi na vidjelo nedovoljna potkovanost u tome, što ostavlja negativan dojam na kolege, nadređene i poslovne partnere. Među ostalim, u knjizi 'Poslovni bonton: sto najvažnijih pravila ponašanja' objašnjeno je zorno, na primjerima, tko komu pruža ruku pri rukovanju. Primjerice, pozvani ste na razgovor o mogućem zaposlenju i ulazite u ured budućega nadređenog. Na uobičajeno prijateljski način prvi mu pružate ruku na pozdrav. Je li to ispravno? Ne, ruku prva pruža osoba višeg ranga. Dakle, nemojte pretjerivati s ljubaznošću i prvi pružiti ruku (budućemu) nadređenom pri ulasku u njegov ured. Pričekajte da o tome odluči osoba višeg ranga. Ako ste već ispružili ruku, nemojte je povlačiti. Druga strana uvijek mora odvratiti na ispruženu ruku. Sve je drugo nepristojno.

Dobar je primjer i dvojice kolega koji se slučajno susreću u subotnjoj kupnji. Obojica su u društvu nepoznatih žena. Prvi prijateljski pruža ruku, no drugi kaže: 'Najprije dame!' i ne prihvaća ponuđenu ruku, nego svoju pruža nepoznatoj dami. Taj je muškarac vjerojatno imao najbolju namjeru, no pritom su mu se omaknule čak tri pogreške: prvo, odbio je ponuđenu ruku; drugo, prekorio je kolegu pred stranom osobom, i treće, pozdravlja osobu koju uopće ne poznaje. Umjesto toga trebao je najprije pozdraviti osobu koju poznaje. Nakon toga trebao je pričekati da bude predstavljen ili da se predstavi sâm. Pravilo kojeg se treba držati jest da najprije pozdravite osobu koju poznajete, a zatim pričekate da budete predstavljeni ili se predstavite sami.

Tri sekunde za stisak

A kako drugomu pružiti ruku? Rukovanje govori štošta o osobi i može se drugomu činiti nesimpatičnim ili čak nametljivim. Može značiti iskazivanje moći: ispruženu ruku hvatati objema rukama ili drugom rukom tapšati nadlakticu (takvo što dopušteno je samo među prijateljima), obaranje na koljena (ispruženu ruku pritiskati tako jako da onaj drugi gotovo pada na koljena. 'Mokra krpa' naziv je za mlitavo rukovanje jer stječete dojam kao da vam je netko u ruku stavio mokru krpu umjesto ruke. Kad osoba pruža ruku, no istodobno nastavlja razgovor s nekim trećim, iskazuje nezainteresiranost. Ispravno rukovanje treba biti čvrsto i trajati od jedne do tri sekunde. Ruka se pruža, a ne protresa. Pritom drugu osobu gledajte u oči, ljeti skinite sunčane naočale (ako nije riječ o zatamnjenim dioptrijskim naočalama). Što ako vam onaj drugi ne pušta ruku? Jednostavno opustite svoju. Tako ćete dati do znanja da želite svoju ruku natrag. Ako onaj drugi nije potpuno lišen emocija, osjetit će mlitavu ruku i osloboditi je.
Pravilo je da treba pazite na stisak ruke. On ne bi trebao biti ni presnažan ni preslab i trebao bi trajati najviše tri sekunde. Osobu s kojom se rukujete gledajte uvijek ljubazno u oči.

Mobitelski bonton

Uporaba mobitela i u poslovnom i u privatnom životu kod nas često poprima karikaturalne razmjere. Koliko ste puta vozeći se tramvajem i nehotice saznali sve o trenutačnoj obiteljskoj situaciji osobe koja se u prepunom tramvaju raspričala kao da sjedi u svojoj dnevnoj sobi, i ne pokušavajući sniziti ton. Upotreba mobitela u svakodnevnome poslovnom životu zahtijeva poštovanje dodatnih pravila: ako tijekom sastanka vaš mobitel mora ostati uključen jer očekujete važan poziv, najavite to sudionicima. Ugasite zvuk zvona i dok razgovarate, izađite iz prostorije za sastanak. Neka telefon ne bude na stolu, nego u vašem džepu. Odaberite diskretan ton zvona. Neka na telefonskoj sekretarici bude snimljen vaš glas. Ako poziv dođe u nezgodno vrijeme, nemojte ga jednostavno odbiti, nego se javite i recite da ćete nazvati poslije. Vrijeme za poslovne kontakte, ovisno o djelatnosti, jest između 8 i 18 sati; neprihvatljivo je nazivati između 22 sata i 8 sati. Neozbiljno je i prikrivanje broja pozivatelja, stječe se dojam da nešto želite sakriti.

Autorice priručnika opisuju kako je tijekom treninga o poslovnom bontonu koji su održavale u jednoj tvrtki zazvonio mobilni telefon. Voditelj odjela koji je organizirao trening za svoje suradnike i za sebe izvadio je telefon iz džepića, javio se i nastavio razgovarati normalnom glasnoćom. Cijela ga je skupina promatrala, no on se nije ni pokušao udaljiti iz prostorije. Tek nakon minute, nakon što je predavanje nastavljeno unatoč nastaloj smetnji, ustao je i glasno govoreći na telefon krenuo prema vratima. Pred vratima je zastao i još nešto rekao na telefon. Čini se da mu je bilo potpuno svejedno što tako ometa i predavača i slušatelje te sebe stavlja u prvi plan.

Tijekom sastanka, bez obzira na to bilo to kod vas ili vani, trebate isključiti odnosno prigušiti mobilne i pametne telefone. Vibracije se čuju i iz džepa ili torbe. Zvonjava neće smetati samo drugim sudionicima nego i vašoj koncentraciji. Ako očekujete uistinu važan poziv, primjerice trudne supruge, najavite ostalima da je vaš mobilni telefon uključen. Tijekom razgovora izađite iz prostorije. Ako ste i najavili poziv, svejedno nemojte stavljati mobitel na konferencijski stol jer ćete sugovorniku odaslati poruku da ste uvijek spremni primiti poziv, a da vam on, sugovornik, nije važan. Tijekom sastanka nije pristojno čitati pristiglu elektroničku poštu s pametnoga telefona. Svaki se sudionik sastanka tako osjeća obezvrijeđenim.

Pravila za dame

I na kraju, ali ne manje važno, bonton ima i neke novosti za dame. Ravnopravnost spolova ogleda se i u suvremenim pravilima ponašanja – poslovna žena ustaje kad se pozdravlja. Prije mnogo godina jedna je naša pomalo kontroverzna ministrica izazvala buru komentara izjavivši da ona ustaje pred muškarcima, no možda ipak prema kriterijima suvremenog bontona nije posve pogriješila.

Pri pozdravljanju trebate ustati. Primjerice, sjedite s kolegom i poslovnim partnerom za konferencijskim stolom. Pridružuje vam se suradnik kako bi prikazao neki proizvod. Kad priđe stolu da pozdravi posjetitelje, ustaju samo kolege, a kolegice i gosti ostaju sjediti. Je li to ispravno? Kad netko pristupa kako bi vas pozdravio, trebali biste ustati. To vrijedi i za muškarce i za žene, tako se iskazuje poštovanje. U poslovnom je svijetu ženama ugodnije da komuniciraju na istoj visini i da ne moraju izvijati vrat kako bi gledajući uvis komunicirale sa sugovornikom. Ako sjedite za pisaćim stolom, ustanite i obiđite ga, tako uklanjate zapreku. Zatim posjetiteljima ponudite da sjednu. Žene mogu ostati sjediti u privatnim situacijama i na plesu, osim ako im pristupa starija dama. Nije uvijek jednostavno odrediti tko je mlađi. Ako ustanete pred mlađom damom, niste pogriješili, nego ste izrazili poštovanje. Prema pravilu bontona, u poslovnom svijetu i žene i muškarci ustat će da pozdrave.