Obveza čuvanja računovodstvene dokumentacije uređena je dvama zakonima: Zakonom o računovodstvu i Općim poreznim zakonom.
Poduzetnik može računovodstvenu dokumentaciju čuvati u svojim poslovnim prostorima ili negdje drugdje, čak i u mjestu koje je različito od mjesta sjedišta poduzetnika. Može to biti u drugoj državi članici Europske unije, ali treba voditi računa o tome da podaci i isprave u razumnom roku moraju biti raspoloživi poreznom nadzoru ili drugom inspekcijskom tijelu
Uz te temeljne propise koji definiraju obvezu čuvanja i pohrane poslovne dokumentacije poduzetnika, u nekim je podzakonskim aktima drugih zakona propisan rok čuvanja određenih isprava. U slučaju likvidacije treba voditi računa i o možebitnim obvezama poduzetnika prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima. Financijske izvještaje treba čuvati trajno, sve dok poslovni subjekt postoji. To se odnosi na sve financijske izvještaje: bilancu, račun dobiti i gubitka te bilješke uz financijske izvještaje.
Ako poduzetnik sastavlja Izvještaj o novčanom tijeku, Izvještaj o promjenama kapitala i godišnje izvješće, i njih treba čuvati trajno. Trajno se čuva i revizijsko izvješće, a poduzetnici koji su obvezni sastavljati konsolidirane izvještaje za grupu, sve konsolidirane izvještaje također moraju trajno čuvati.
U slučaju spajanja poslovnih subjekata, pripajanja, odvajanja ili drugih statusnih promjena, pravni subjekt koji je nastao statusnom promjenom dužan je trajno čuvati dokumentaciju pravnoga prednika.
Plaće i radni staž
Trajno se čuvaju isplatne liste i analitičke evidencije o plaćama. Zakon o računovodstvu još uvijek rabi ove arhaične nazive iako isplatne liste i analitičke evidencije o plaćama više ne postoje u obliku u kakvom su se vodile pod tim nazivima.
Zamijenili su ih obrazac JOPPD kao jedinstvena evidencija o plaćama i drugim primicima zaposlenih i isprave o isplaćenoj plaći, naknadi plaće i otpremnini koje je poslodavac obvezan uručiti radniku nakon isplate, a ako ne isplati plaću, naknadu plaće i otpremninu, mora ih radniku uručiti kao ovršne isprave.
Obrazac JOPPD ujedno je analitička obračunska isprava i prijava propisanih doprinosa i poreza na dohodak i treba ga trajno čuvati.
Isprave o pojedinačnoj plaći koje poslodavac uručuje radniku nakon isplate plaće treba čuvati šest godina.
Poslodavci su dužni trajno čuvati podatke o plaćama i mirovinskoj osnovici radnika iako su te podatke dostavili Poreznoj upravi i Zavodu za mirovinsko osiguranje.
Zakon o mirovinskom osiguranju također uređuje čuvanje dokumentacije koju su poslodavci dostavili u matičnu evidenciju Zavoda.
Zavod čuva podatke najmanje 30 godina, računajući od dana stjecanja mirovinskih prava na temelju te dokumentacije, ali ne manje od deset godina od dana smrti korisnika prava.
Za osobe koje se vode u matičnoj evidenciji Zavoda, a koje nisu stekle pravo na mirovinu, podaci se čuvaju najmanje 40 godina računajući od posljednjeg unosa podataka u matičnu evidenciju mirovinskih osiguranika.
Dnevnik i glavna knjiga
Matičnu knjigu radnika, tj. evidenciju o zaposlenim radnicima, poslodavci moraju trajno čuvati. Evidenciju o radnom vremenu, koja je podloga za obračun plaće i dodataka na plaću, treba čuvati šest godina, osim u slučaju spora radnika i poslodavca – tada ju treba čuvati do završetka sudskog spora.
Dnevnik i glavnu knjigu treba čuvati najmanje jedanaest godina, računajući od proteka poslovne godine na koju se odnose.
Na primjer, dnevnik i glavnu knjigu za poslovnu 2018. godinu treba čuvati do kraja 2030. godine, za 2019. do kraja 2031. godine itd. Isti je rok čuvanja propisan za pomoćne knjige i za isprave na temelju kojih su bilježeni podaci u dnevniku, glavnoj knjizi i pomoćnim knjigama.
Čuvati treba sve pomoćne knjige, kao npr. knjigu blagajne, knjigu primljenih računa, knjigu izdanih računa, knjigu dugotrajne imovine, knjigu sitnog inventara, evidenciju o sirovinama i materijalu i dr.
Obrtnici, slobodna zanimanja i poljoprivrednici koji su obveznici poreza na dohodak od samostalne djelatnosti također moraju jedanaest godina čuvati poslovne knjige i evidencije koje vode prema propisima o porezu na dohodak, porezu na dodanu vrijednost i prema drugim propisima. Ako zapošljavaju radnike, za njih su dužni trajno čuvati podatke o plaćama.
Kako i gdje
Poduzetnici mogu svu dokumentaciju čuvati u papirnatom obliku ili ju mogu čuvati na elektroničkom nositelju. Čuvanje računovodstvenih knjiga i isprava u papirnatoj formi zahtijeva puno arhivskog prostora pa sve više poduzetnika bira čuvanje na elektroničkom nositelju podataka.
Papirnatu građu moguće je pretvoriti u elektronički zapis skeniranjem, što je češće u praksi, ili postupkom mikrografije, tj. smanjivanjem izvornih dokumenata u oblik pogodan za pohranu i čuvanje, što je zahtjevnije i skuplje.
Poduzetnik može računovodstvenu dokumentaciju čuvati u svojim poslovnim prostorima ili negdje drugdje, čak i u mjestu koje je različito od mjesta sjedišta poduzetnika. Ako je tako ugovoreno, može ju za njega čuvati knjigovodstveni ured koji mu vodi knjigovodstvo.
Dokumentacija se može čuvati u Hrvatskoj ili u drugoj državi članici Europske unije, vodeći računa da podaci i isprave u razumnom roku moraju biti raspoloživi poreznom nadzoru ili drugom inspekcijom tijelu.