Piše: Maja Bakarić, izvršna direktorica Apsolonova Sektora za provedbu projekata
Kad se piše i govori o sredstvima iz fondova EU koja su Hrvatskoj na raspolaganju, u pravilu se spominju oni koji su sudjelovali na nekom od dosadašnjih otvorenih natječaja. Zaboravlja se pritom da je to prvi korak, a da priča počinje s provedbom projekata, što je posljednji i najvažniji korak u povlačenju bespovratnih sredstava
Nedavno su predane prijave na natječaj za poduzetnike 'Jačanje konkurentnosti poduzeća ulaganjima u digitalnu i zelenu tranziciju', koji će se financirati iz instrumenta Pomoć za oporavak za koheziju i europska područja 'REACT-EU'. Na raspolaganju su bespovratna sredstva od 7,5 milijuna kuna koja se po tom pozivu mogu dodijeliti pojedinom poduzetniku.
Dok su se poduzetnici usmjerili na što kvalitetniju pripremu projektnih prijedloga, mora se imati na umu da nakon predaje projektnih prijava te potpisa ugovora o bespovratnim sredstvima slijedi provedba projekta i svih projektnih aktivnosti s ciljem realizacije pokazatelja projekta i ostvarivanja prava na bespovratna sredstva koja stoje na raspolaganju.
Izazovi počinju odmah
Potpisani ugovor znači da je korisnik stekao pravo na korištenje bespovratne potpore, ali iznos bespovratnih sredstava koji će na kraju biti odobren i isplaćen ovisi o uspješnosti provedbe projekta. Pravi posao započinje nakon što zapravo morate provesti sve projektne aktivnosti koje ste definirali u projektnoj prijavi. Projekti su živa stvar i u mnogo slučajeva teško je očekivati da će realizacija teći točno onako kako je zamišljeno na papiru. Projektni put jednog EU projekta traje i do pet godina nakon njegova završetka. Na tom projektnom putu mogu iskrsnuti različiti izazovi i situacije koji mogu ugroziti izvršenje pojedine aktivnosti, umanjiti odobrena bespovratna sredstva ili ugroziti cijeli projekt.
Izazovi pri provedbi projekta odnose se na ugovorne obveze i rokove koji kreću odmah nakon potpisa ugovora o bespovratnim sredstvima, ostvarivanje pokazatelja projekta i odgovornost za održivost projekta godinama nakon njegova završetka, ponavljanje postupaka nabave, sukobe interesa, brojnost dobavljača u sklopu nabava projekta i ishođenje ponuda i računa sukladnih pravilniku za nabave, izmjene projektnih aktivnosti i ljudi na projektu, višu silu, pretrpljenu štetu i drugo.
Vrlo složen posao
Iako je javnost svakim danom sve više zainteresirana za EU fondove, svijest o posljedicama neadekvatne provedbe projekata nije dovoljno razvijena. Provedba projekta je multidisciplinarna aktivnost te zahtijeva različite kompetencije, koje uključuju sustavno ažuriranje i praćenje plana provedbe projekta, upravljanje projektnim timom i drugim ljudskim resursima, upravljanje outputima i rezultatima projekta, upravljanje nabavama na projektu i rizicima, upravljanje obvezama informiranja i vidljivosti…
U provedbu projekata uključen je i velik broj dionika, to su: upravljačko tijelo, posredničko tijelo razine 1 (PT1), posredničko tijelo razine 2 (PT2); koordinacijska tijela, tijelo za ovjeravanje (MFIN), neovisno revizijsko tijelo (ARPA) kao i institucije iz Bruxellesa, ali korisnici su jedini odgovorni za to da troškovi koji su nastali u okviru projekta budu prihvatljivi za sufinanciranje.
Projekt se sastoji od međusobno zavisnih komponenti od kojih svaka predstavlja rizik ako se njome ne upravlja učinkovito. Jedna izazovna situacija može imati multiplikativni efekt na izvršenje cijelog projekta i ugovora o bespovratnim sredstvima ako se na vrijeme ne riješi. U slučaju da se dio troškova proglasi neprihvatljivima ili se izuzme, korisnici moraju brzo tražiti druge izvore financiranja za pokrivanje nastalih troškova projekta i održavanje novčanog tijeka projekta i redovnog poslovanja jer projekt se u svakom slučaju mora provesti kako ne bi došlo do povrata cjelokupne potpore.
Primjer: kasni IT oprema
Naručitelj je potkraj prosinca 2019. godine objavio postupak nabave informatičke opreme ne znajući da će početkom iduće godine doći do eskalacije i proboja koronavirusa u Dalekom istoku, gdje su pogoni vodećih svjetskih proizvođača čipova. Unutar dokumentacije o nabavi kao jedan od pondera ekonomski najpovoljnije ponude propisao je rok isporuke s obzirom na to da je u tom trenutku naručitelju bilo od iznimne važnosti da odabrani ponuditelj u što kraćem roku isporuči cjelokupni predmet nabave. U siječnju 2020. godine po zaprimljenoj jedinoj ponudi od jednog od vodećih teleoperatera u Hrvatskoj te njezinoj evaluaciji tu je ponudu i odabrao. Važno je spomenuti da je odabrani ponuditelj ponudio kratak rok isporuke u svojoj ponudi.
Međutim, prilikom usuglašavanja nacrta ugovora dobivena je informacija o eskalaciji koronavirusa u tvornici proizvođača čipova u Dalekom istoku i privremenom zatvaranju svih kanala distribucije opreme prema europskom tržištu. Spomenuto je utjecalo na prolongiranje potpisa ugovora, s obzirom na to da se odabrani ponuditelj nije htio svjesno obvezati na isporuku koju u tom trenutku nije bilo moguće izvršiti. Kao jedan od razloga tome je i propisano jamstvo za uredno ispunjenje ugovora u dokumentaciji o nabavi, koje bi automatski bilo naplaćeno u korist naručitelja, s obzirom na to da odabrani ponuditelj nije mogao zbog ranije navedenih razloga uredno ispuniti svoje ugovorne obveze.
Što učiniti
Naručitelj se našao u nezavidnoj situaciji jer tijekom početka prvoga kvartala 2020. godine nije imao željeni ugovor potpisan, a i datum završetka provedbe projekta se približavao. Doveden je cijeli projekt u rizik s velikom mogućnošću da se izgube osigurana bespovratna sredstva, ne samo prema ugovoru za informatičku opremu, već i da se moraju vratiti sva dotad zaprimljena bespovratna sredstva ako se ne uspije realizirati taj ugovor u zadanim vremenskim okvirima projektUz podršku stručnjaka za upravljanje projektom i postupcima nabave izrađena su pojašnjenja za PT2 u vezi sa situacijom o provedenoj nabavi koja je utjecala na isporuku informatičke opreme, kako u ovom postupku, pa tako i u cijelom svijetu. PT2 je preneseno da nabava informatičke opreme neće moći biti izvršena unutar inicijalnog razdoblja provedbe projekta te su proslijeđene informacije o otvorenom pitanju možebitnog poništenja nabave i ponovljenog postupka.
Uzajamnom komunikacijom između svih zainteresiranih strana i izradom svih potrebnih obrazloženja odobreno je da se ponovi postupak nabave i produlji trajanje provedbe projekta na dodatna tri mjeseca zbog više sile. Ponovljen je postupak nabave te je u drugom kvartalu 2020. godine nakon poboljšanja uvjeta i stabilizacije na Dalekom istoku potpisan ugovor s odabranim ponuditeljem te je isporuka obavljena u roku propisanom uvjetima ugovora. Projekt je uspješno realiziran i ispunjeni su svi ciljevi.
Taj primjer, unatoč sretnom završetku, pokazuje važnost fleksibilnosti određivanja rokova isporuke te uzimanja u obzir negativnih posljedica koje mogu eskalirati, ako naručitelj dodatno vrednuje rok isporuke kao kriterij ekonomski najpovoljnije ponude. To treba izbjegavati, ne samo sada u pogledu informatičke opreme koja se nabavlja, već i u sklopu drugih nabava, jer ako se rokovi prekrše, jako teško je izbjeći financijske korekcije, a neće uvijek viša sila biti uzrok probijanja rokova.
Nužna je dobra priprema
Hrvatska je ove godine ušla u novo programsko razdoblje, koje će trajati do 2027. godine, do kada treba potrošiti 22 milijarde eura iz EU proračuna, od čega se 12,6 milijardi odnosi na oblik povlačenja pomoći kao i do sada putem različitih EU fondova i programa kohezijske i poljoprivredne politike. Novost je drugi dio, koji čini fond 'EU za sljedeće generacije' namijenjen ublažavanju posljedica pandemije COVID-19, poticanju rasta, ulaganja, digitalizacije i postizanja klimatskih ciljeva. Iz tog dijela Hrvatska može povući 9,4 milijarde eura, ali u znatno kraćem, trogodišnjem razdoblju. Konkretno, čak 70 posto fonda za oporavak od pandemije treba ugovoriti do kraja 2022. godine, a ostatak do 2023. godine, uz mogućnost povlačenja novca do kraja 2026. godine.
Većina sredstava koja će se dodjeljivati u novom programskom razdoblju bit će povezana s tranzicijom na zeleno što znači da će se sufinancirati ulaganje u razvoj i primjenu zelenih tehnologija u proizvodnim i poslovnim procesima s ciljem dekarbonizacije industrije i usmjeravanju prema kružnoj ekonomiji na što će trebati paziti i naglašavati prilikom pripreme projektnih prijava, Također je bitno pri izradi projekta obratiti pozornost na implementaciju i pokušati predvidjeti što više rizika te ojačati provedbene kapacitete.