Neizvjesnost zbog budućnosti, smanjeni proračuni, poremećeni planovi i ostalo što karakterizira krizno razdoblje koncept ‘lean‘ menadžmenta čine posebno privlačnim načinom za povećanje efikasnosti
Veća efikasnost proizvodnog procesa jedan je od imperativa kompanija neovisno o širim okolnostima, no tijekom kriza posebno dolazi do izražaja iz očitih razloga. Neizvjesnost zbog budućnosti, smanjeni proračuni, poremećeni poslovni planovi i ostalo što karakterizira krizno razdoblje koncept lean menadžmenta čine posebno privlačnim načinom za povećanje efikasnosti, prije svega u proizvodnji premda se uz prilagodbe može primijeniti i na druge procese u kompaniji. Koncept je nastao kao derivat Toyotina pristupa proizvodnji 30-ih godina prošlog stoljeća, no do stvaranja termina lean (engl. vitak) trebalo je pričekati 50-ak godina, odnosno Johna Krafcika koji je 1988. prvi put upotrijebio taj izraz, nakon čega su 1996. James Womack i Daniel Jones precizno definirali koncept prema pet ključnih načela.
Prema njima, treba precizno odrediti vrijednost nekog proizvoda, identificirati vrijednosni tok svakog proizvoda, osigurati glatko protjecanje vrijednosti, pustiti klijenta da definira što je za njega vrijednost i težiti savršenstvu. Za razliku od mnogih drugih pristupa proizvodnji taj je najprije nastao u praksi i tek je nakon toga uobličen u teorijski konstrukt. Najjednostavnije, lean podrazumijeva maksimalno sažimanje svih elemenata proizvodnog procesa tako da ostane samo ona vrijednost koju kupac očekuje i kad je očekuje.
Mnogo prednosti
U tom smislu provedba lean menadžmenta znači minimalan trošak kapitala, vremena, materijala i svih ostalih faktora u stvaranju proizvoda. S tim na umu nije teško zaključiti zašto je taj pristup iznimno popularan i uveden u mnogo kompanija, no postoji i problem koji je aktualna kriza ogolila – glatka globalna protočnost robe. Rastegnuti dobavni lanci posebno su osjetljivi na situacije u kojima se zatvaraju granice ili proizvodni pogoni u dobavnom lancu, zbog čega potrebni materijali ili proizvodi ne dolaze na vrijeme do sljedeće stanice u lancu. Gotovo potpuno zaustavljanje globalne ekonomije zbog pandemije koronavirusa dovelo je mnoge kompanije ovisne o just-in-time filozofiji, u koju se svrstava i lean menadžment, u neočekivanu situaciju. Mnogi stoga očekuju da će kompanije ubuduće morati osigurati veće zalihe ključnih elemenata proizvodnog procesa kako se ne bi opet našle u situaciji u kojoj nemaju potrebne elemente za neometanu i pravodobnu proizvodnju.
Bez obzira na to lean menadžment ostaje jedan od najpopularnijih koncepata proizvodnje jer nudi mnoge prednosti, ali donosi i širu korporativnu kulturu zasnovanu na visokoj efikasnosti, pojednostavnjivanju, kreiranju vrijednosti za kupca, stalnom poboljšavanju, rješavanju problema i standardizaciji. Korist je pravilno primijenjenog lean menadžmenta npr. eliminacija rasipanja, manja potreba za radnicima i manji napor radnika, manji troškovi, protočnost procesa, povećana kvaliteta, kraće vrijeme za kompletiranje proizvoda i jednostavnije upravljanje informacijskim sustavima.
Organizacija rada i nagrada
Iako se naoko čini intuitivnim i lako provedivim, ne uspije svaka tvrtka adekvatno uvesti lean menadžment u svoje procese. Ipak, niz je savjeta stručnjaka kojima se svaki menadžment može voditi u pokušaju primjene njegovih principa. Za početak, potrebna je jasno definirana i uvjerljiva strategija uvođenja koja zacrtava realne i dohvatljive ciljeve (uputno je izraditi popise onoga što treba napraviti). Osim toga, svaki korak u proizvodnji mora se sagledati iz perspektive kupca; konkretno, mora se zapitati je li sve ono što tvrtka radi upravo ono što kupac očekuje i spreman je platiti. Kako je uvijek najbolje učiti iz tuđih primjera, mudro je naći kompaniju koja je već uspješno uvela načela lean menadžmenta i vidjeti uživo kako to funkcionira. Premda nema veze s lean menadžmentom, opće je mjesto da je Steve Jobs neke od prvih velikih ideja dobio gledajući što rade druge kompanije. Možda zvuči nevažno, ali organizacija rada iznimno je efikasan način za postizanje boljih rezultata.
Oprema i alati uvijek moraju biti na svome mjestu i lako dostupni, a to u organizacijskom smislu vrijedi i za sve druge elemente. Bez motiviranosti svih članova nijedan sveobuhvatni koncept ili skup ciljeva nema izgleda, pa tako ni lean menadžment. Postavljanje ciljeva zato je izrazito važan faktor jer mora održavati interes i želju zaposlenika. To ne znači da ih se postavi nisko, ali ne smiju biti ni neostvarivi. Pri njihovu postavljanju očito je rješenje i najbolje – treba tražiti povratnu informaciju zaposlenika. Isto tako komunikacija mora biti kontinuirana, zaposlenici moraju redovito izvještavati, i to pregledno i konkretno, koliko su blizu ostvarenja dogovorenih ciljeva. Svaki uspjeh vrijedi nagraditi jer se tako jača motivacija i postavlja temelj za postavljanje zahtjevnijih ciljeva. U svakom slučaju, dobro je početi s nečim izazovnim, ali dohvatljivim, i jasno dati do znanja što je ostvareno (objava na nekoj ploči ili obavijest zaposlenicima, primjerice).
Naravno da su potrebni pristanak i želja svih u organizaciji, što znači da na promjene moraju biti spremni i oni u rovovima i oni u foteljama jer lean menadžment nije samo koncept proizvodnje nego i oblik korporativne kulture. Općenita mudrost o razmišljanju izvan okvira vrijedi i u ovom slučaju. Lean menadžment ovisi o kvalitetnom i brzom rješavanju problema i zato zahtijeva atmosferu u kojoj se potiču nekonvencionalni načini razmišljanja. Pritom je važno ne zanositi se previše mijenjanjem onoga što dokazano dobro funkcionira, nego težiti prema usavršavanju procesa ili otklanjanju problema. Probleme, inače, treba rješavati čim se uoče, bez odgode ili čekanja 'povoljnog' trenutka.
Proturasipnička načela
Važan je savjet također fokusirati se na procese, a ne na ljude, zato što procesi rezultiraju promjenama u korporativnoj kulturi i načinu razmišljanja zaposlenika, ne obratno. Delegiranje je uvijek preporučljivo i lean menadžment nije iznimka u tome jer daje ljudima osjećaj izravne povezanosti s onim što se pokušava postići, kao i jasnu odgovornost za uspjehe i neuspjehe. Napokon, treba imati svijest o dinamičkoj prirodi koncepta. Drugim riječima, kad se napravi inicijalni plan i zadovoljavajuće provede, treba ga redovito pratiti i revidirati. U uredskom poslu princip je isti: lean management najviše naglašava otklanjanje rasipanja, što se u toj vrsti posla uvelike odnosi na rasipanje vremena. Konkretno, to znači da postoji jasno definirano vrijeme za odmor, ali i za rad. U tom smislu možda je dobro razmisliti o kraćim, ali radnointenzivnim danima u kojima nema duljih stanki, no pritom treba biti oprezan jer premalo vremena za odmor može biti kontraproduktivno i smanjiti kreativnost i inovaciju. Drugi čest oblik rasipanja u uredskom radu jest prostor.
Svaki dio radnog prostora zato treba imati jasnu i stalnu funkciju, zato se open-space prostori u pravilu smatraju dobrim rješenjem tog problema zato što pretpostavljaju punu iskorištenost dostupnog prostora. Treći je element uredski materijal, njega uvijek treba biti dovoljno, ali istodobno mora biti optimiran u skladu s upotrebom. Ako se, primjerice, jedan pisač upotrebljava stalno, a drugi povremeno, potonji je vjerojatno suvišan. Četvrto, ljude treba rasporediti tako da se njihove sposobnosti i talenti najbolje iskoriste. Prema jednakoj logici, ako nemaju potrebne vještine, treba ih otpustiti ili im naći neko mjesto na kojem se mogu bolje upotrijebiti. Moguće je, naime, rasipati i talent. Posljednja, efikasna upotreba materijala treba pretvoriti u naviku svojih zaposlenika prenošenjem odgovornosti za to na njih. Tako će svatko znati točno gdje se što nalazi i kako se upotrebljava, što će povećati efikasnost rada.