Za sastančenje i protiv sastančenja – virtualnog i svega drugog

Nova vremena i novi izazovi uvjetuju nove prilagodbe i rješenja, ali koronakriza stubokom mijenja sve. Poslovanje u krizi povećalo je broj virtualnih sastanaka nauštrb onih uživo, pa su poslovni sastanci na daljinu, kao i rad na daljinu, postali dio svakodnevice mnogih. Vjerojatno za većinu brže nego bi se očekivalo da su se stvari odvijale svojim tijekom, ali poslovna stvarnost je takva i takvom će ostati još neko vrijeme. Pri tome nije potrebno zauzimati strogo stajalište i opredjeljivati se za neki od ta dva oblika sastančenja. Budući da sastanci na daljinu i oni uživo imaju prednosti i nedostatke, najsretnije rješenje je zapravo spoj jednih i drugih.

Štednja vs. povezivanje

Za Jelenu Mihelčić, PR menadžericu u Bruketa@Žinić@Greyu, virtualni susreti jesu jeftiniji i udobniji, ali ta nas udobnost svejedno može stajati. Dok s jedne strane štedimo na putovanju, gorivu, prostoru, vremenu, objasnila je da smo istodobno zakinuti za presudne informacije o sugovorniku, a to je njegov govor tijela, koji prema istraživanjima čini dvije trećine komunikacije. Osim toga, tvrdi da je ponekad ono što se zbiva na marginama nekog susreta ključno, što kod virtualnih susreta potpuno izostaje, a tu su i tehničke smetnje i distrakcije. Uvjerena je da sve to može umanjiti uspješnost komunikacije i, još važnije, odnose koji se grade. Ako se susret odvija virtualno, dodala je, mnogo je veća šansa da će se uključiti veći broj ljudi jer im je to zgodnije, a od susreta uživo lakše bi mogli odustati.

– Komunikacijom uživo lakše se i bolje povezujemo s drugima, stvaramo snažnije i smislenije odnose i gradimo međusobno povjerenje. To u virtualnom okružju teže ili uopće ne postižemo. Hoćemo li susret organizirati uživo ili virtualno ovisi o tome je li riječ o prvom susretu ili ne, koje informacije trebamo podijeliti, želimo li angažman samo ‘glasnih‘ ili svih sudionika. Danas je, srećom, teže opravdati nepotreban sastanak uživo, kada ga mnogo jednostavnije i brže možemo odraditi virtualnim putem. S kolegama, zaposlenicima i zainteresiranom javnošću komunicira se drugačije jer neke stari više nisu primjerene u koronakrizi. Komunicira se više zato jer svjedočimo čestim i većim promjenama u organizacijama, a svaku promjenu mora pratiti pravodobna i prikladna komunikacija sa svim zainteresiranima. Komunicira se hibridno jer se podrazumijeva da će u komunikaciji sada ravnopravno moći sudjelovati i oni koji se nalaze na licu mjesta, kao i oni koji su izmješteni – smatra Mihelčić.

‘Resetiranje‘ mozga

Neki od najčešćih izazova virtualnih sastanaka su tehničke teškoće poput povezanosti, zvuka, problema s prezentacijom ili gašenjem kamere, potom praznina u komunikaciji budući je 93 posto komunikacije neverbalnim znakovima koji se ne ‘primaju‘ kada se upotrebljavaju samo glas, e-pošta ili poruke, istaknula je Ivana Tavra, direktorica Korporativnih komunikacija u Francku. Misli da to može prouzročiti slabije razumijevanje, a posljedično i smanjenu produktivnost. Ipak, postoje i pozitivne strane virtualnih sastanaka.

– Praktični su jer se lako uključuju sudionici s različitih stana svijeta. Tu su i multimedijalnost, ekološka osviještenost jer nisu potrebna prijevozna sredstva ili ispis papira, štedi se vrijeme i novac s obzirom na to da je do 47 posto korisnika videokonferencija smanjilo svoje putne troškove prema GlobeNewswireu. Virtualni sastanci dobro zamjenjuju sastanke uživo, no preferiramo sastanke uživo jer omogućuju povezanost i bolju raspravu – navodi Tavra.

Većina, opisuje ona, smatra da u poslovnoj komunikaciji ne bismo trebali kompletno prijeći na virtualnu komunikaciju, već je s vremena na vrijeme ipak potrebno ‘prekinuti‘ nekim sastankom ili druženjem uživo.

– Najnovija istraživanja ukazuju na to da dolazi do svojevrsne digitalne iscrpljenosti u situacijama kada, primjerice, imamo mnogo uzastopnih virtualnih sastanaka, zbog čega je važno uzimati kratke stanke kako bismo omogućili mozgu da se ‘resetira‘. Ubuduće ćemo vidjeti svojevrstan spoj ta dva oblika – hibridni rad, a kompanijama će biti važno prilagoditi korporativnu kulturu tome modelu rada kako bi se osigurala visoka razina angažiranosti, uključenosti i motivacije zaposlenika – vjeruje Tavra.

Gubitak interaktivnosti

Virtualni sastanci i konferencije omogućili su da komunikacija koja se događa u stvarnom vremenu više nije vezana uz mjesto, naglasila je Ivana Čuvalo, voditeljica Odjela komunikacija i evenata u Krašu prehrambenoj industriji. Dovoljna je, rekla je, internetska ili telefonska veza, uređaj, malo mira i sastanak može početi. Primijetila je da su takvi sastanci komunikacijski više strukturirani i izuzev ponekih teškoća tehničke prirode svaki od sugovornika ima svoje vrijeme koje mu omogućava iznošenje ključnih poruka.

– Takva je komunikacija prilično uredna i predvidiva, a s druge strane komunikacija bi trebala biti iznimno živa. Onaj koji komunicira istodobno radi nekoliko stvari: prenosi poruku, osluškuje povratne informacije primatelja poruke te gotovo istodobno prilagođava način komunikacije. Na virtualnim sastancima često gubimo interaktivnost, pa je takvo komuniciranje najčešće manje kreativno od onog koje se događa uživo. Kriza koja je prije gotovo dvije godine pogodila svijet još je jače istaknula važnost kontinuirane, pravodobne i točne komunikacije prema svim javnostima. Općenito gledajući, tradicionalna komunikacija licem u lice zasigurno će ostati najpoželjniji oblik komunikacije, ali se sve više prepoznaju prednosti virtualne.
Direktna i virtualna mogu predstavljati dobru sinergiju, koja će moći odgovoriti na sve komunikacijske izazove. Sigurno će se načini i dinamika komuniciranja u budućnosti mijenjati – uvjerena je Čuvalo.

Licem u lice

I prije nego što se zbog koronakrize i uvođenja rada od kuće većina komunikacije preselila u virtualni prostor, nama su virtualni sastanci bili uobičajeni jer smo dio međunarodne grupacije, istaknula je Dubravka Štefanac Vinovrški, direktorica Korporativnih komunikacija A1 Hrvatska. S obzirom na to da imaju fleksibilno radno vrijeme, sastanke većinom održavaju online, a pokazalo se, naglašava, da zaposlenicima virtualno odgovaraju projektni sastanci, sastanci koji im pomažu da se usklade s kolegama i prate napredak projekata.

– S druge strane, nužno je povremeno se sastajati i uživo zbog suradnje, razmjene ideja ili provedbe strateških projekata pa takve sastanke održavamo u preuređenim uredima tako da imamo posebne sobe za kolaboraciju, za treninge i one za manje formalnu socijalizaciju. Virtualni sastanci štede vrijeme, traju kraće nego oni uživo i lakše ih je organizirati. Međutim, na virtualnim sastancima ponekad nedostaje dinamičnosti i spontanosti. Zato vjerujem da virtualni sastanci ne mogu u potpunosti zamijeniti one licem u lice. Najbolji je pristup kombinirati i jedne i druge, ovisno o tome koji nam je cilj i koja forma sastanka može osigurati učinkovitiju suradnju i bolje rezultate. U komunikaciji se koristimo svim raspoloživim kanalima, ovisno o tome kojim je putem najlakše doseći zaposlenike ili eksternu javnost. Odnosi s javnošću oduvijek su išli ukorak s promjenama, pa smo sada upotrebljavali više videoformata ili virtualnih događaja. Iako sa zaposlenicima razmjenjujemo e-mailove, komuniciramo na internoj društvenoj mreži Workplace i održavamo virtualne kave s CEO-om, i dalje je razgovor uživo je najbolji za brzo rješavanje problema, razmjenu informacija, upoznavanje kolega i smanjenje silosa među odjelima – iznosi Štefanac Vinovrški.

Ključne društvene mreže

Virtualni sastanci i konferencije u širu javnosti ušli su širenjem koronavirusa, ali kao dio uobičajene komunikacije unutar tvrtki ne predstavljaju novost, jasan je Ivan Horvat, menadžer marketinga i odnosa s javnošću u dm-u. Dm posluje u 13 europskih zemalja i surađuje s kolegama na razmjeni iskustava, kaže, a u Hrvatskoj ima više od 1500 djelatnica i djelatnika u više od 60 gradova. Prema Horvatu komunikacija putem e-maila, Yammera, Microsoft Teamsa i sličnih alata u dm-u je uobičajena, već dugo upotrebljavaju alate poput Skypea i Microsoft Teamsa za internu komunikaciju, pa je hibridni način rada utjecao na učestalost njihova korištenja.

– Virtualni sastanak, s jasno definiranim dnevnim redom i dobro postavljenim ciljevima može zamijeniti sastanak uživo. Ono što se pokazalo izazovnim jest razmjena ideja i razvoj kreativnih koncepata kojima pogoduje neformalnija i opuštenija atmosfera. U dm-u smo se brzo prilagodili novim uvjetima rada, stoga kombiniramo virtualne sastanke i sastanke uživo, ovisno o ciljevima sastanaka. Ako bih morao izdvojiti jednu stvar koja se tijekom proteklih godinu i pol dana promijenila u komunikaciji, onda je to svijest o važnosti i utjecaju digitalnih kanala. Društvene mreže bile su ključne u komunikaciji tijekom zaključavanja jer je skrenuta pozornost na to koliko je važna neposredna pravodobna komunikacija s kupcima u vrijeme krize – naglasio je Horvat. 

ČITAJTE LIDER U DIGITALNOM IZDANJU