Što i kako
StoryEditor

Provedba EU projekata: Kad kontrola pokuca na vrata…

23. Studeni 2022.

piše: Marinela Tomić, menadžerica, Apsolon

Zadovoljstvo zbog prolaska projekta na natječaju i dobivanja sredstava iz fondova EU u pravilu s provedbom projekta smjenjuje nelagoda zbog kontrole koja će u nekom trenutku pokucati i na vašu adresu te možda rezultirati financijskom korekcijom.

Je li moguće (i kako) spriječiti da se to ne dogodi?

Provedba projekata sufinanciranih sredstvima iz fondova Europske unije proces je koji korisnicima bespovratnih sredstava donosi mnoge izazove. Osim postizanja definiranih ciljeva i rezultata, ovdje govorimo i o nizu administrativnih procedura o kojima ovisi uspješnost projekta. Budući da u fondovima Europske unije ništa nije prepušteno slučaju, korisnici će se tijekom provedbe projekata susresti s mnogo provjera, verifikacija, ali i posjeta kontrolnih tijela na lokaciji projekta. U nastavku vam donosimo smjernice kako se pripremiti za provjeru na licu mjesta, pripremiti svoju projektnu dokumentaciju i tako smanjiti rizik od neželjenih financijskih korekcija.

Sve se dokumentira

Ako ste se ikada, makar samo površno, susreli s EU projektima, vjerojatno ste čuli za pojam ZNS, odnosno ‘zahtjev za nadoknadu sredstava‘. Iako je naziv sâm po sebi jasan, iza njega se krije opsežan izvještaj o napretku, jedan od ključnih za provedbu projekata. Riječ je o kvartalnom izvještaju koji izrađuje korisnik bespovratnih sredstava, a sadrži sve informacije o provedenim aktivnostima na projektu. Osim opisnog dijela napretka aktivnosti, u izvještaju se navode informacije o provedenim postupcima nabave te o nastalim troškovima. Troškovi se popisuju u poseban dio izvještaja i za njih se traži nadoknada (otuda i potječe naziv Zahtjev za nadoknadom sredstava).

Svaka informacija u izvještaju mora biti dokumentirana, odnosno popraćena dokazima o nastanku. To su ugovori o nabavi, narudžbenice, računi, privremene situacije, dostavnice, bankovni izvaci, slike, potpisne liste i mnoštvo različitih dokumenata. Izvještaj s popratnom dokumentacijom u posredničko tijelo razine 2 dostavlja se elektronički ili putem informacijskog sustava, ovisno o projektu. Posredničko tijelo će na temelju zaprimljenoga ZNS-a dobiti uvid u napredak provedbe te verificirati nastale troškove. Sukladno rezultatima verifikacije, korisnik će zaprimiti odobrenje ZNS-a i nadoknadu potraživanih sredstava. Taj se proces ponavlja svaka tri mjeseca tijekom cijele provedbe projekta.

Kao što smo prethodno naveli, cjelokupno izvještavanje najčešće se obavlja u sklopu informacijskog sustava u kojem će se tijekom provedbe uredno zabilježiti sve aktivnosti. Sustav je napravljen tako da pohranjuje svu učitanu dokumentaciju po svim segmentima provedbe projekta, od plana nabave i izmjena ugovora do korespondencije između dionika u provedbi. Međutim, u nekim trenucima provedbe projekta kontrolna tijela mogu doći na lokaciju projekta te provjeriti sukladnost situacije na terenu i sadržaja prethodno dostavljenih izvještaja. Takav posjet lokaciji službeno se naziva ‘provjera na licu mjesta‘.

Provjera na licu mjesta

Provjere na licu mjesta dopuna su administrativne provjere i obavlja ih posredničko tijelo razine 2 na temelju pripremljenog plana ili ad hoc, ako je potrebno. Tijekom provedbe projekta održat će se najmanje jedna provjera na licu mjesta, a izvršavanje takve provjere najčešće je nakon završetka provedbe projekta, odnosno nakon predaje završnog zahtjeva za nadoknadu sredstava. Ako projekt sadrži komponentu građevinskih radova, održat će se dodatne tri provjere – početkom, sredinom i nakon završetka radova.

Uloga je posredničkog tijela razine 2 na licu mjesta provjeriti izvornike dokumentacije koja je prethodno dostavljena elektronički. Dolasku na teren uobičajeno prethodi najava i dogovor o terminu te kratke upute u vezi s predstojećom provjerom. Poželjno je da sa strane korisnika tijekom provjere budu prisutne osobe koje sudjeluju u provedbi projekta, npr. voditelj projekta te osobe zadužene za financije i nabavu. Što se tiče terenskih provjera radova, treba biti prisutan izvođač radova i/ili nadzorni inženjer. Lokacija provjere uredski je prostor korisnika, mjesto gradnje/rekonstrukcije te sva ostala mjesta gdje se obavljala neka od financiranih aktivnosti.

Projektna dokumentacija je brojna i opsežna i nerijetko se tijekom provedbe projekta skupi na desetke registratora. Svu projektnu dokumentaciju potrebno je uredno čuvati ne samo tijekom, nego i u razdoblju nakon provedbe projekta. Ne postoji pravilo na koji način se slaže dokumentacija, ali je bitno da sve bude na jednom mjestu i da se voditelji projekta znaju snalaziti u dokumentaciji. U uredskim prostorijama potrebno je odrediti mjesto, npr. ormar ili police, na koje će dokumentacija biti trajno pohranjena. U slučaju da dio dokumentacije bude pohranjen na nekoj drugoj lokaciji, na kopije dokumenata stavlja se jasna naznaka lokacije izvornika.

Također treba imati na umu da to nije jedina moguća provjera na projektu. Tijekom i nakon provedbe projekta revizorska i kontrolna tijela imaju pravo posjetiti lokaciju kao dio posebne revizije.

Bolje spriječiti nego liječiti

Formalni rezultat provjere na licu mjesta jest izvještaj o provedenoj provjeri na licu mjesta kojim se korisnika pismeno obavještava o nalazima. Utvrde li se odstupanja, u izvještaju će se navesti korektivne mjere i rokovi u kojima se to mora ispraviti i/ili dostaviti objašnjenja. Kontrolno tijelo će u odobrenju zahtjeva za nadoknadu sredstava zadržati dio sredstava sve do prihvaćanja nalaza, što je nerijetko slučaj u građevinskim radovima. Ako na završnoj provjeri budu utvrđena neodstranjiva odstupanja, kontrolno tijelo donijet će financijske korekcije.

Da bi se prevenirale neželjene financijske korekcije, važno je tijekom cijele provedbe projekta uredno voditi dokumentaciju kojom će biti popraćeno ostvarenje projektnih aktivnosti i ciljeva. Tako će neizbježno razdoblje između najave provjere na licu mjesta i konačnog zaprimanja izvješća o provedenoj provjeri biti znatno bezbrižnije.

U slučaju da vam već i sama pomisao na pripremu, provedbu ili kontrolu projekata stvara nelagodu, najveća usluga koju možete učiniti sami sebi jest da prepustite taj posao drugima. 

Što pripremiti - Elmenti provjere

- projektna dokumentacija (ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava, dodaci ugovoru, odluke o imenovanju projektnog tima, zapisnici sa sastanaka i sl.)

- dokumentacija nabave (imenovanja članova povjerenstva, izjave o sukobu interesa, odluke o odabiru, ugovori, dodaci ugovorima, jamstva itd.)

- financijska i računovodstvena dokumentacija (računi, bankovni izvodi, ugovori o radu, evidencije radnog vremena, analitičke kartice, bilance, konto kartice osnovnih sredstava i ostala financijska dokumentacija)

- dokazi isporuke usluga (npr. potpisne liste, izvješća, potvrde o obavljenim uslugama)

- oprema (za svu nabavljenu opremu provjerit će se isporučeni model, tehničke specifikacije, brojnost i funkcionalnost)

- informiranje i vidljivost (materijal izrađen tijekom projekta: leci, brošure, posteri, naljepnice na opremi, privremene/trajne ploče i sl.)

- horizontalna načela (provjera ostvarenja pozitivnih utjecaja prema ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava).

28. studeni 2022 12:48