Harvard Business Review nudi nekoliko savjeta za menadžere koji prepoznaju važnost "oči u oči" sastanaka sa zaposlenima. - Jedan na jedan razgovori su najvažniji alat za produktivnost koji imate kao menadžer - kaže Elizabeth Grace Saunders, autorica knjige "Kako svoje vrijeme investirati poput novca".
- Oni su ti na kojima možete postaviti strateška pitanja poput, jesmo li fokusirani na prave stvari? S gledišta harmoničnih odnosa, oni su način na koji pokazujete zaposlenima da ih cijenite i da vam je do njih stalo.
Pronađite regularni ritam
Saunders sugerira da frekvencija u kojoj se menadžment sastaje sa zaposlenicima nije toliko važna koliko garancija da razgovori postanu "ponavljajući događaji".
- To je za vaše dobro, kad zaposlenici znaju da im predstoji sastanak, manja je vjerojatnost da će vas osupnuti s pitanjima i konstantno prekidati vaš rad. Eksperimentirajte s frekvencijom dok ne pronađete pravi ritam i pripazite na par detalja u logistici. Prvo, dođite na vrijeme, ako zakasnite deset do dvadeset minuta to će frustrirati vašeg zaposlenika. Drugo, nemojte odgoditi sastanak u posljednjem trenutku jer to šalje točno suprotnu poruku od one da pokušavate komunicirati – savjetuje stručnjakinja.
Pripremite točke diskusije
- U idealnom svijetu vi i vaš kolega bi surađivali na planovima prije vremena, no svakodnevni radni pritisci često uskraćuju tu mogućnost. Realističniji je cilj postaviti nekoliko natuknica o kojima želite razgovarati - dodaje autorica prema kojoj je ponajbolja praksa fokusiranje razgovora na najvažnije točke, ali bez previše strukture, kako bi se potpirio "kreativan pristup".
- Morate postaviti očekivanja oko najvažnijih pitanja i stvoriti poticaj za fokusiranje, ako razgovor krene stranputicom na vama je da ga vratiti natrag na put.
Budite prisutni
- Kad vodite jedan na jedan razgovore morate promijeniti brzinu i isključiti autopilot - dodaje Margaret Moore, suautorica knjige "Organizirajte svoje emocije, optimizirajte svoj život", savjetujući menadžere da zaposlenicima posvete punu pažnju, isključe mobitele i smanje rizik od neplaniranih ometanja.
- Lako je nehotice poslati poruku da vam nije stalo do druge osobe ako je štogod na vašem telefonu važnije - kaže.
Budite pozitivni
Saunders kao dobar modalitet za početak razgovora navodi ‘dijeljenje uspjeha‘, primjerice kroz pohvalu prezentacije koju je odradio vaš zaposlenik.
- Recite, ‘ja znam da si puno radio na tome i mislim da je prezentacija prošla vrlo dobro‘, to je sjajan način da započnete jedan na jedan razgovor jer stvara pozitivnu energiju.
Rješavanje problema
Jedan na jedan razgovori su dobar pristup za promišljanja o velikim strateškim pitanjima i rješavanju problema. Važno je pritom stvoriti balans između postavljanja pitanja i slušanja zaposlenika. Zapamtite, vi ste tamo da bi naučili. Dio menadžera od zaposlenika traži da unaprijed pripreme potencijalne odgovore na izazove.
- To zaposlenika prisiljava da o rješavanju problema promišlja prije vremena. Tada vi, kao menadžer, možete ponuditi konstruktivnu povratnu informaciju – veli Saunders.
Postavite pitanja o karijeri
Iako je dobro dati prednost pitanjima od strateške vrijednosti, stručnjaci savjetuju da ne treba zanemarivati osobna stvari. Jedan na jedan razgovori mogu biti zgodan poligon u kojem ćete članove svog tima osvijestiti o njihovim životima i potencijalu karijere.
Vi vašeg kolegu trebate primiti kao cjelokupno živo biće, sugerira Moore. Budite znatiželjni i postavljajte pitanja s otvorenim odgovorima, to će vam pomoći da vaše ljude zadržite motiviranima i u dobrom smjeru, kaže.
Izrazite zahvalnost Moore preporučuje da razgovori završe u jednako pozitivnom tonu s kojim su započeli.
- Nemojte reći nešto što nije iskreno ili nema autentičnosti, ali, ako možete, razgovarajte o nečem što je vaš zaposlenik dobro odradio ili recite nešto poput ‘ja cijenim i vrednujem što činiš‘ - to je moćno.
Dobri principi:
Svaki sastanak započnite s dijeljenjem uspjeha. To stvara pozitivnu energiju.
Zaposleniku unaprijed najavite da planirate razgovarati o profesionalnom napredavanju – takvi razgovori zahtijevaju pripremu i promišljanje.
Budite radoznali. Slušajte što brine vašeg kolegu i ponudite povratne informacije i ideje o tome kako on ili ona mogu riješiti probleme.
Loši principi:
Otkazivanje sastanka. Pokažite zaposleniku da ima prioritet time što ste stigli na vrijeme.
Krutost. Iako je mudro imati plan razgovora, važno je biti fleksibilan.
Izostanak zahvale. Važno je vašem kolegi pokazati da ga cijenite.