Fama da samo ravnatelj, odnosno zakonski zastupnik ustanove, može potpisati isprave nužne za neometano poslovanje ipak je pogrešna i neutemeljena. Problem ravnateljeva izbivanja s radnog mjesta i nužnih ovjera može se riješiti izdavanjem specijalne punomoći za neke ovlasti. Malokoji javni bilježnik to zna, pa i osnivač ustanove, a zakonsko rješenje lako je poboljšati
Često smo kritizirali različita zakonska rješenja, ali katkad je zakonodavac zaslužio i pohvale. Nikada se nismo bavili zakonskim tekstom koji sâm po sebi nije bio sporan, ali stjecajem okolnosti dogodilo se da se na službenim mjestima pronese glas o (u najmanju ruku čudnom) tumačenju zakonskog rješenja.
Evo o čemu je riječ. U razgovoru s osnivačem ugledne obrazovne ustanove doznali smo da u praksi ima velikih problema samo zato što njezina ravnateljica, s kojom je, inače, zadovoljan i ne bi je htio izgubiti, svaki slobodni trenutak provodi na udaljenom otoku. Naime, u skladu s vrlo dinamičnim poslovnim okružjem često treba ovjeriti potpis na ispravi koju smije potpisati samo zakonska zastupnica ustanove, dakle ravnateljica. To nije čest slučaj s ispravama kao što su svjedodžbe i potvrde, ali gotovo je pravilo u postupcima u kojima se npr. traže nepovratna sredstva EU.
Na upit odakle potječu podaci da je pravno nemoguće pronaći rješenje koje bi ravnateljici omogućilo da u slobodno vrijeme bude gdje god poželi, a ustanovi da neometano posluje (Ne bez ravnateljičina znanja, nego bez neposrednog sudjelovanja u ovjeravanju svake isprave koja to zahtijeva, a takvih je mnogo), osnivač se pozvao na neke kolege, ali i vlastitu provjeru kod dva javna bilježnika, koja su mu dala posve različite odgovore. Posebno ga je začudilo što nitko nije uputio na konkretan zakonski članak koji bi jasno odgovorio na postavljeni upit.
Manje prostora za zloporabe
Budući da su u fokusu javnosti kao poduzetnički problemi uglavnom oni trgovačkih društava, istražili smo i taj problem koji u trgovačkim društvima uopće ne postoji (pitanje zastupanja kvalitetno riješeno). Iako je ustanova organizacijski ili statusni oblik koji poduzetnici primjenjuju mnogo rjeđe od oblika trgovačkih društava, taj je oblik važan za poduzetništvo jer otklanja jednu od najčešćih primjedbi na rad poduzetnika – izbjegavanje plaćanja, zloporabu toga što osnivači ne odgovaraju za obveze 'svoga' društva. U ustanovama odgovaraju za obveze ustanove solidarno i neograničeno, što smanjuje prostor za zloporabu i pozitivno utječe na pravnu sigurnost i vladavinu prava.
Pomnim pregledom zakonskog teksta pokazalo se da, iako nije jasno zašto se zakonodavac odlučio za neka rješenja (npr. nije predvidio zamjenika ravnatelja, što se u praksi tumači time da je to funkcija koju zakonodavac zabranjuje), pitanje zastupanja nije sporno. Zakonodavac je u istom članku koji se bavi ravnateljem ustanove izrijekom propisao da ravnatelj 'može dati punomoć drugoj osobi da zastupa ustanovu u pravnom prometu, a sama punomoć može se dati samo u granicama svojih ovlasti i daje se u skladu s odredbama zakona kojim se uređuju obvezni odnosi'.
To osigurava da se zbog eventualne ravnateljeve spriječenosti ne ograniči pravni promet ustanove. Pritom to što punomoć neće biti zabilježena u registru nije presudno, ali bilo bi dobro da bude zabilježeno, kao i da postoji odredba (ali oboje samo de lege ferenda, dakle prijedlog za budućnost) prema kojoj, zatreba li to, takvu punomoć ex lege ima osnivač (naravno, i uz punu odgovornost za poduzeto).
Odgovornost za obveze
Nakon pregleda zakonskog teksta pomislili smo da je osnivač možda ipak imao pogrešnu informaciju. Zato smo se javili u nekoliko javnobilježničkih ureda u više gradova s upitom kako riješiti tu dvojbu. Većina odgovora glasila je: 'Nikako.' Samo dva javna bilježnika (od kojih je jedan donedavni predsjednik suda) jasno su uputila na članak 37. Zakona o ustanovama i izdavanje punomoći, naglasivši da to mora biti specijalna punomoć (da predmet punomoći ne mogu biti sve ravnateljeve ovlasti). U Zakonu ta punomoć nije označena kao specijalna iako je logično zaključiti da je takva.
Sve je jasno: ravnatelj ustanove ima pravo, ne i obvezu, dati punomoć drugoj osobi za zastupanje ustanove. Glasine su bile neutemeljene, ali zakonsko rješenje lako je poboljšati tako da se ne ostavi dvojba ni u kojem dijelu, pa ni u tome je li punomoć specijalna. Treba razmisliti i o korjenitim promjenama, npr. o tome kako potaknuti sve poduzetnike da odgovaraju za obveze svojih društava (niža porezna stopa, druge olakšice u poslovanju i sl.). Naime, nije problem u tome što osnivači, osim u tzv. proboju pravne osobnosti, ne odgovaraju za obveze društva, nego što to prečesto zlorabe iste osobe i skupine.