Smije li poslodavac nadgledati službenu poštu radnika bez njegova znanja? Prema stavu Agencije za zaštitu osobnih podataka (AZOP) time se krši zakon o Zaštiti osobnih podataka iako u iznimnim okolnostima poslodavac može nadzirati poštu radnika.
Ta mogućnost treba biti propisana posebnim pravilnikom, no to nije Pravilnik o radu, piše Novi list. U slučaju uvođenja nadzora elektroničke pošte, prema mišljenju Agencije, i zaposlenici kao i vanjski adresati o tome moraju biti obaviješteni.
Naime, Stav je Agencije za zaštitu osobnih podataka (AZOP) da samo iznimne okolnosti mogu opravdati uvođenje nadzora sadržaja elektroničke komunikacije zaposlenika. Nadzor je opravdan ako "vrijednost dobra koje se želi zaštititi spomenutim nadzorom i stupanj ugroze koji mu prijeti prevladava nad potrebom zaštite privatnost"«.
Kao primjere situacija u kojima se nadzor mailova radnika može primijeniti AZOP navodi sigurnosne incidente, povredu radne dužnosti, odavanje poslovnih informacija konkurentu ili sumnju na mobbing.
Mišljenje o nadzoru elektroničke pošte radnika, AZOP je dao na zahtjev poslodavaca. AZOP, pozivajući se na odredbe Direktive EU o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom prijenosu tih podataka, ističe kako poslodavac u slučaju nadzora elektroničke pošte, treba imati zakonitu i opravdanu svrhu. Stoga je uvjete pod kojima se elektronička pošta radnika može nadzirati potrebno propisati internim aktom, primjerice Pravilnikom o informacijskoj sigurnosti.
U slučaju opravdanih okolnosti, kao jedan vid nadzora, moguće je korištenje alata koji automatski pregledava e-poštu pomoću ključnih riječi – poput poslovna tajna, terorizam, glavni direktor i sl. Na osnovu upaljenog alarma automatski se pregledavaju poruke koje sadrže takve riječi, dok je ostale ključne riječi koje je moguće koristiti potrebno definirati ovisno o djelatnosti kojom se tvrtka bavi.