Tajna je uspješne provedbe europskih projekata u – planu nabave

Hrvatska je nedavno proslavila jedanaesti rođendan kao punopravna članica Europske unije, a time i jednako toliko godina korištenja sredstava iz strukturnih fondova. Već smo poprilično zakoračili u drugu financijsku perspektivu. Neovisno o tome kojom se djelatnošću bavili, zasigurno ste se bar jednom našli u razgovoru na temu ‘Kako bih ja mogao povući neka sredstva?‘. Puno takvih razgovora​ pretočilo se u projektne ideje za koje su izrađene kvalitetne projektne prijave. I naposljetku ste stigli do trenutka kad svoju projektnu ideju doslovno držite u rukama u obliku ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Međutim, koliko god ovo poetično zvučalo, u stvarnosti vaš bankovni račun, odnosno sada projektni račun, nije vidio ni eura bespovratnih sredstava.

U središtu je našeg zanimanja upravo taj trenutak u kojem ste u položaju da postavite solidan temelj za uspješnu provedbu projekta, odnosno definirate put i plan na koji način realizirati projektnu ideju te ostvariti pravo na sufinanciranje troškova. I nećemo okolišati: dug je to put popločen mnogim izvještajima i opsežnom administracijom.

Dobar je plan pola posla

Jedna od prvih obveza nakon potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava dostava je plana nabave u kontrolno tijelo. Iako je plan nabave zakonski obvezan u tijelima javnog sektora, treba ga posebno donijeti i na razini projekta, neovisno o tome bili vi korisnik bespovratnih sredstava iz privatnog ili javnog sektora. Kontrolna su tijela u uputama za korisnike bespovratnih sredstava postavila definiciju plana nabave kao alata za realizaciju planiranih ulaganja. Njime su obuhvaćene sve nabave koje valja izvršiti radi provedbe projekta, neovisno o tome jesu li završene, planirane ili su u tijeku. Kako bi taj takozvani alat ispunjavao svoju funkciju, važno je razumjeti njegovu svrhu i sadržaj.

Opći uvjeti ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava pojam nabave definirali su kao nabavu radova, robe i/ili usluga za potrebe projekta koji je predmet ugovora, a provodi se u skladu s odredbama Zakona o javnoj nabavi ili prema Pravilima o provedbi postupaka nabava za neobveznike Zakona o javnoj nabavi (NOJN), koja su, ako je primjenjivo, sastavni dio ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. I dok su korisnicima bespovratnih sredstava iz javnog sektora bliski termini postupaka i javne nabave i jednostavnih postupaka, u privatnom sektoru najčešće ne razumiju obvezne procedure za njihovu provedbu.

Traži se učinkovito trošenje

Razumljivo je da su u redovitom poslovanju razvijeni odnosi između kupaca i dobavljača, a s godinama poslovanja neki dobavljači odnosno robne marke postanu i preferirani. Međutim, potpisom ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava kupac, tj. naručitelj, ujedno je korisnik javnih sredstava, zbog čega je nužno voditi brigu o racionalnom i učinkovitom trošenju dodijeljenih sredstava tako da roba, radovi i usluge koje nabavljaju odgovaraju projektnoj svrsi. Racionalno i učinkovito trošenje podrazumijeva poštovanje osnovnih načela kao što su izbjegavanje sukoba interesa, razmjernost, jednako postupanje i zabrana diskriminacije te racionalno i ekonomično trošenje sredstava. U prijevodu, u projektima je nužno izići iz uobičajenih okvira redovitog poslovanja i otvoreno nastupiti prema tržištu.

U skladu s navedenim načelima određeni su novčani pragovi za provedbe postupaka u skladu s vrstom nabave, koji se razlikuju ovisno o Pravilima za neobveznike Zakona o javnoj nabavi koji su na snazi odnosno programu iz kojega se projekt sufinancira.

Pragovi za nabavu

Prag za nabavu robe i usluga prema vrijedećim pravilima za NOJN jest 53.100 eura bez PDV-a, a za radove 132.700 eura bez PDV-a; pragovi u provedbi Nacionalnog plana oporavka i otpornosti (NPOO) također su povišeni na 132.720 eura bez PDV-a za nabavu robe i usluga odnosno 663.600 eura bez PDV-a za nabavu radova. To znači da se roba, usluge i radovi do određenog praga mogu provesti postupkom nabave s jednim ponuđačem, međutim, ako procijenjena vrijednost prelazi određeni prag, treba objaviti poziv na dostavu ponuda. Ovisno o provedenom postupku, naručitelj izdaje narudžbenicu ili sklapa ugovor o nabavi.

Javnim pozivom na dostavu ponuda definiraju se osnovne informacije o predmetu nabave tako da se ponuđačima omoguće sve potrebne informacije poput tehničkih specifikacija i/ili opisa posla te sve relevantne tehničke pojedinosti. Obvezni su također podaci o količini, rokovima i paritetu isporuke, mjestu izvršenja i načinu plaćanja. Naručitelj može postaviti uvjete sposobnosti za potencijalne ponuditelje, a nužno je odrediti i način na koji će vrednovati ponude. Kriterij za odabir ponuda može biti najniža cijena ili ekonomski najpovoljnija ponuda (najbolja vrijednost na novac na temelju kvalitete, tehničkih prednosti, funkcionalnih značajki i slično). Poziv na dostavu ponuda objavljuje se na mrežnoj stranici koja je, opet ovisno o programu i pozivu, definirana u Pravilima za NOJN i omogućuje svim potencijalnim ponuđačima istodobnu informaciju o objavljenom pozivu na dostavu ponuda.

Definiranje vrijednosti projekta

Sad kad nam je jasno zašto provodimo nabave, vratimo se na prije navedeni trenutak kada ste potpisali ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava za svoj projekt. U prvim člancima ugovora definirana je ukupna vrijednost projekta. Pri izradi projektne prijave tu vrijednost detaljno ste razradili odredivši prihvatljive i neprihvatljive troškove.

Prihvatljivi troškovi razrađeni su prema aktivnostima i stavkama i pritom su za svaku stavku jasno definirani iznos, vrsta potpore i opis. Sve stavke zajedno tvore projektni proračun, a sada je on polazišna točka za izradu plana nabave. Jednostavno rečeno, morate znati kako ćete potrošiti svaku stavku projektnog proračuna. Dok za stavke poput plaća ili amortizacije postoje specifične procedure i unaprijed određen tempo izvršenja, glavnina stavaka koje su u proračunu označene kao ‘stvarni trošak‘ stavljaju se u plan nabave.

Što sve sadržava plan nabave

Sve proračunske stavke koje ulaze u plan nabave treba grupirati u tehničke, tehnološke, oblikovne i funkcionalne cjeline. To znači da, ako imate više proračunskih stavaka koje su povezive jedna s drugom, nabavljate ih zajedno, odnosno obuhvaćat će jednu nabavu.

Procijenjena vrijednost nabave planirana je ukupna vrijednost predmeta nabave bez PDV-a i sredstava koja su predviđena proračunskom stavkom ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava za realizaciju pojedine radnje. Pri provedbi postupaka nabave sasvim je uobičajeno da će biti odstupanja u cijeni ugovora ili narudžbenice u odnosu na procijenjenu vrijednost. Tržišna kretanja mijenjaju se iz dana u dan, a uzimajući u obzir da vremenski odmak između izrade projektne prijave i realizacije projektnih aktivnosti zna biti i do nekoliko godina, neupitno je da će nastati razlika u cijenama. Uštede ili manjkovi utvrđeni nakon provedenih postupaka nabave osnova su za izmjene ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava u obliku preraspodjele proračuna.

Sljedeća bitna komponenta plana nabave vremenski su okvir provedbe postupka nabave i trajanje ugovora o nabavi ili narudžbenice. Planiranje vremena nužno je u bilo kojem poslovnom ciklusu, pa tako i u svakom projektu. U planu nabave vremenski tijek određuje se za dva elementa. Prvo, koliko je vremena potrebno za provedbu postupka nabave i, drugo, koliko je vremena potrebno da se izvrši predmet nabave. Zbroj obaju vremena potrebno je postaviti u vremenski okvir projektnih aktivnosti. Iznimno je važno prioritizirati postupke nabava čiji predmeti zahtijevaju više vremena za isporuku, poput radova ili strojeva projektiranih prema zahtjevima klijenta.

Također treba voditi računa o međuovisnim nabavama, odnosno onima čija isporuka ovisi o isporuci druge nabave. Uobičajeni su primjer nabave za gradnju i opremanje u kojima isporuka opreme ovisi o izvršenim radovima. Nerijetko zbog nepažljivog planiranja, ali i nepredvidivih okolnosti, zna biti poteškoća pri isporuci robe, dodatnih troškova skladištenja ili pak odgode cjelokupnog projekta. Vremenski tijek nabava još je jedan od čestih razloga za izmjene ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava u obliku produljenja razdoblja provedbe projekta.

Od plana do potpisa ugovora

Tijekom provedbe projekta obvezno je izvještavati kontrolna tijela o napretku provedbe. Najčešće je to kvartalno, u sklopu zahtjeva za nadoknadu sredstava (ZNS), kada se traži i nadoknada sredstava za do tada utrošena za realizaciju aktivnosti. ZNS sadržava dva dijela: narativni, u kojem se opisno izvještava o svakoj aktivnosti u projektu i provedenim radnjama za ostvarenje, te financijski, u kojem se popisuju troškovi koji su nastali za izvršenje aktivnosti i za koje je moguće ostvariti povrat sredstava.

Međutim, u pozadini tog izvještaja ponovno je plan nabave. Njegova provedba popis je ugovora o nabavi ili narudžbenica, koji je također sastavni dio izvještaja. Za svaki ugovor i narudžbenicu obvezno je navesti kada su potpisani, s kim i na koju vrijednost. Također je važno izvijestiti je li nakon potpisivanja bilo kojeg od ugovora o nabavi potpisan dodatak kojim se mijenjao neki element osnovnog ugovora. Svaki ugovor o nabavi i narudžbenica sadržavaju informaciju o načinu i rokovima plaćanja te iz njih izlaze računi koji su sadržaj financijskog dijela izvještaja.

Kontrolna tijela verificiraju račune tako da, osim što provjeravaju plaćanja, povezuju svaki izdani račun s ugovorom ili narudžbenicom. Ako je trošak nastao u skladu s planom nabave i ugovornom obvezom, verifikacija će biti pozitivna i napokon će nadoknada sredstava sjesti i na projektni račun.