Ured bez papira

Trenutačno se oko sedam tisuća poslovnih subjekata u Hrvatskoj služi elektroničkim potpisom, najviše u komunikaciji s državnim institucijama, ali i u vlastitom poslovnom okruženju

Piše: Renato Đurđević

Početkom 80-ih godina prošlog stoljeća, kad su računala uvedena u poslovanje, naveliko se najavljivalo da dolazi kraj uredima zatrpanima gomilama papira. No, početni optimizam ubrzo je splasnuo. Ne samo da se količina papira u uredima nije smanjila nego se čak i povećala. Došlo je, naime, do manije printanja svega i svačega. U inspirativnoj knjizi The Myth of the Paperless Office u izdanju MIT Pressa britanski znanstvenici Abigail Sellen i Richard Harper naveli su uvjerljive razloge zašto je pojam 'ured bez papira' i dalje samo mit.

More text goes here. Ključan je razlog što suvremena tehnologija još nije našla nešto toliko jednostavno i efikasno za upotrebu kao što je dokument na papiru. A da papirna dokumentacija i nakon gotovo dvije tisuće godina upotrebe još nije rekla svoju posljednju riječ, pokazuje izum tvrtke Xerox, koja razvija specijalni papir na kojem će zapis trajati do 24 sata, a nakon toga podaci će nestajati pa će se papir moći ponovno upotrijebiti. Naravno, takav papir namijenjen je bilješkama i kratkotrajnoj upotrebi, a donijet će znatnu uštedu u poslovanju. Direktor G2R Davor Jardas, informatičke tvrtke koja ugrađuje sustave za elektroničko upravljanje dokumentima, ključnim, pak, drži nevoljkost i neugodu pri susretu s novom tehnologijom, koja je uzrok opiranju uvođenja elektroničke dokumentacije.

- Ljudi se općenito ne žele mijenjati, a nova tehnologija nužno mijenja navike i način rada. Teško da ćemo eliminirati papir jer ljudi se jednostavno često bolje osjećaju kad nešto drže u ruci, kad mogu sjesti za radni stol, čitati i bilježiti po papiru; to je stvar navike, ali i tako ukorijenjene navike polako se počinju mijenjati - ustvrdio je.

Hibridni ured danas i u budućnosti

Danas imamo, a tako će, prema svemu sudeći, biti i u bliskoj budućnosti, hibridni ured koji ujedinjuje papirnu i raznovrsnu elektroničku dokumentaciju. Dakle, razvoj poslovnih sustava neće se temeljiti na potpunoj zamjeni papirnim dokumenata elektroničkim, nego na suživotu tih dviju koncepcija čuvanja podataka, pri čemu aplikacije za upravljanje poslovnim procesima i dokumentima osiguravaju integraciju papirne i elektroničke građe. U nastojanju da poslovanje učine efikasnijim, i hrvatske tvrtke postaju svjesne prednosti novih rješenja i polako digitaliziraju nepregledne i nabacane gomile papira.  

Svakodnevno se povećava količina dokumentacije koju tvrtke šalju partnerima, one koju zaprimaju, pa one koja služi unu-tarnjem poslovanju i komunikaciji... Svu je tu dokumentaciju teško pročitati ili analizirati, a još je zahtjevnije proslijediti je ili pružiti na uvid zaposlenicima kojima je potrebna ili bi im mogla zatrebati. Kad je neki spis hitno potreban, obično ga se više ne može naći, a koliko god klasično pretraživanje bilo domišljato, pretraživati dokumentaciju mukotrpan je posao. Uz to, troškovi ručnog pretraživanja dokumentacije i arhiviranja često premašuju vrijednost pojedinih podataka.

Elektronička baza podataka

Uz pomoć suvremene informacijske tehnologije moguće je pretvoriti svu dokumentaciju u elektronički oblik i pohraniti nekoliko stotina kilograma papira na jedan HDD, CD ili DVD disk. Osim što je čuvanje i upotreba dokumentacije u takvu obliku mnogo jednostavnija i jeftinija, ona je preko informacijskog sustava dostupna svim računalima u poduzeću, uz određene ovlasti. Da bi se izbacila većina papira iz ureda, valja formirati središnju bazu u kojoj bi se pohranjivali svi dokumenti. Sve što korisnik mora učiniti, jest skenirati željeni dokument na multifunkcijskom uređaju, na izborniku odabrati da ga želi spremiti u 'bazu znanja', a ostalo je automatizirani proces.

Prije spremanja u bazu dokumentu se dodaju metapodaci da bi se poslije lakše mogao pronaći u bazi, a vrši se i OCR (Optical Character Recognition) da bi se mogao pretraživati i sadržaj datoteka. Brojne su prednosti takve baze nad klasičnom gomilom papira: brže pretraživanje dokumenata; stvaranje opsežne baze podataka s dokumentima starim i nekoliko godina; cijela skupina korisnika može istodobno rabiti dokumente iz baze znanja. Informacijski sustav omogućuje trenutačno pretraživanje dokumentacije prema nazivu, autoru, vrsti, ključnim riječima, opisu, vremenskim intervalima, svrsi, primatelju itd., a takva dokumentacija lako se može uvećavati, smanjivati, udvostručivati, rezati ili pak otisnuti na papir.

Sve preko interneta

Sabor je nedavno prihvatio Zakon o elektroničkoj ispravi koji će omogućiti bolje upravljanje elektroničkim dokumentima u poslovanju u Hrvatskoj i pravno uokviriti digitalizaciju i digitalnu pohranu dokumenata. Posebno je utvrđen pravni okvir za tzv. elektronički potpis, ekvivalent vlastoručnom potpisu, kojim se ubrzava i pojednostavljuje poslovanje jer se pravovaljani dokument može potpisati i razmijeniti preko interneta među poslovnim partnerima koji se ne moraju nikad susresti. Jednostavno, više ne treba čekati da se papirni ugovori razmijene poštom, potpišu i pošalju natrag.

Kad je riječ o komunikaciji s državnim tijelima, dostupne su usluge zbog kojih, s obzirom na to da se u njima upotrebljava elektronički potpis, više nije potrebno slati papirne obrasce i dokumente, primjerice PDV obrasce, godišnje financijske i tromjesečne statističke izvještaje, RS obrasce, prijave i odjave tvrtki i zaposlenika u HZMO. U ovom se trenutku oko sedam tisuća poslovnih subjekata služi elektroničkim potpisom, najviše u komunikaciji s državom, a zatim i u vlastitom poslovnom okruženju. Hrvatska, ističu informatičari, donekle zaostaje, ali ne previše, za razvijenim zemljama u sređivanju dokumentacije. No, s približavanjem Europskoj uniji, koja promiče elektroničko poslovanje i zahtijeva kvalitetan i transparentan postupak upravljanja svim dokumentima, taj će se jaz još više smanjiti.