Što i kako
StoryEditor

Junaci novog doba zovu se ljudski virtualni asistenti i najbolje su čuvana tajna

06. Ožujak 2021.

Jedno od najnovijih oruđa za poboljšanje produktivnosti je ljudski virtualni asistent (VA). Ta nova vrsta vanjskih suradnika omogućuje tvrtkama da delegiraju nestrateške dijelove posla kojih nema dovoljno da bi se za njih otvorilo posebno radno mjesto. Kad ih trebate, dobro je znati da se na tu 'rezervnu ekipu s klupe' možete osloniti da vam u ključnom trenutku oslobodi ključne resurse i sportskim žargonom doda loptu za zakucavanje. 

image
Sanja Veletanlić, osnivačica Ljudomata 

– Virtualni asistent je povremeni pomoćnik koji iz svoga doma radi stvari koje vi ne želite ili za koje nemate vremena. On nema radno vrijeme, radi po dogovoru i osim vas ima i druge klijente. Pruža razne usluge na daljinu, za to koristi svoje računalo i najčešće svoje usluge naplaćuje po satu rada – daje nam uvid iz prve ruke Sanja Veletanlić, osnivačica Ljudomata, portala koji je postao mjesto susreta zajednice virtualnih asistenata.

Njezin obrt također sa svojim brendom Go2human pomaže tvrtkama da se snađu u džungli tehnoloških čuda, ali i preuzima razne poslove što omogućuje da produktivnost u tvrtkama bolje poteče.

Ubitačni poslovi koji gutaju vrijeme i živce (čitaj: beskonačno administriranje) ili neki ugodniji zadaci za koje su pak potrebna specifična znanja, na primjer, fenomenalna marketinška kampanja na društvenim mrežama, posve se lako mogu outsourcati virtualnim asistentima. Čini se da je to najbolje skrivana tajna jer bih se mogla okladiti, kaže Veletanlić, da će većina čitatelja ovih redaka instantno pomisliti na ugodne glasove Amazonove Alexe ili Appleove Siri. (Baš se njima da pisati vaše izvještaje!)

Iako vijest da postoje ljudski virtualni asistenti još nije postala bjelodana svim poduzetnicima, ljudski virtualni asistenti već su se pošteno uigrali. Koliko posla neki od njih imaju govori i obavijest koju je na svoju internetsku stranicu izvjesila osnivačica portala za virtualne asistente Ljudomata: Nije šala, Go2human ne prima nove klijente do prvog aprila!

I tako nastade Ljudomat

Veletanlić je zatvorila jedna 'real-life' karijerna vrata i time otvorila virtualni prozor mogućnosti.

- Prije no što sam se odlučila postati virtualni asistent radila sam 'normalne poslove'. Sedamnaest godina sam provela u korporacijama kao asistent direktora i u službi za korisnike, a onda sam se odlučila preseliti u Split. Ponuda poslova u Splitu je bila puno manja i, iako sam uspjela pronaći stalan posao kao sistemski analitičar za domaću IT tvrtku, nisam se u tome pronašla. Dala sam otkaz i otvorila obrt 2019. Odlučila sam ono što znam ponuditi virtualno, od doma, za klijente kojima nije važna moja lokacija - ispričala je digitalna poduzetnica.

Više od 90 posto klijenata i prihoda trenutno joj dolazi od stranih klijenata. Većinom su iz Europe, ali ima ih i u Australiji i Kanadi. Uglavnom su to tehnološki startupovi, no kaže da se javljaju i tvrtke iz drugih sektora. Na primjer, javila joj se i građevinska firma iz Aljaske kojoj je trebala pomoć oko postavljanja sustava Notiona i definiranja nekih procesa. Zapravo, iz koje je industrije klijent manje je bitno, istinski je važno da su to tvrtke koje se ne boje tehnologije. A takvih zbilja ima.

- Potražnja raste iz dana u dan i premašila je moje kapacitete prije nekoliko mjeseci. Nove klijente koji mi se javljaju preusmjeravam na kolege i kolegice koji su dali intervju za Ljudomat. To je OK, ali sam isto počela pisati javni dnevnik u kojem pokušavam smisliti neko rješenje za to. Kroz ta pisanja sam odlučila napraviti Go2human Hub - Hub za domaće virtualne asistente. Slično kao što sam napravila Ljudomat, no ozbiljnije, organiziranije i nadam se jednog dana – isplativo - govori nam o svojim planovima virtualna asistentica kojoj je to full time job i, sudeći po angažmanu da okupi zajednicu kolega, pravi poziv. 

Hub bi pridonio osnaživanju položaja virtualnih asistenata, što se tiče njihovih primanja i uvjeta rada, a s druge strane, klijentima bi se osiguravala visokokvalitetna usluga obrazovanih kadrova. Go2human Hub nije ostao samo zgodna ideja, već je prije nekoliko dana Veletanlić predala prijavu na projekt 'Pokreni nešto svoje' i s nestrpljenjem čeka kraj ožujka koji će donijeti rezultate. No, neovisno o njima, ideja će zaživjeti jer i više je nego spremna u sve ući sama.

Upoznajte virtualne asistente

Potražnje kao što smo rekli, ima. Klijenti se nalaze i na hrvatskom i na stranom tržištu jer virtualna zanimanja u punom smislu riječi ne poznaju granice. U zanimljivom serijalu intervjua s virtualnim asistentima Sanja Veletanlić otkriva niz svojih kolega i suradnika te donosi kvalitetan uvid u to što rade virtualni asistenti i kako su se odlučili za taj posao.

Na primjer Tatjana Egli, tridesetogodišnja magistrica poslovne ekonomije u turizmu te prvostupnica u marketingu, tim se poslom bavi već dvije godine, a sve je krenulo pretraživanjem oglasa za posao.

- Bila sam u potrazi za promjenom i pronalaskom posla koji će mi u potpunosti odgovarati. Tako sam pronašla svog prvog suradnika – firmu u Njemačkoj koja se bavi posredovanjem virtualnih asistenata klijentima. Od prvog dana bila sam oduševljena i sve što je bilo potrebno je otvoriti obrt kako bih mogla izdavati račune. Uz poticaje za samozapošljavanje, odlučila sam se na otvaranje paušalnog obrta, što je najviše odgovaralo mojoj vrsti poslovanja - otkrila je Egli kako je nastao obrt za virtualnu asistenciju i poslovno savjetovanje Basilisk. Sada ima 15-ak stalnih klijenata kojima nudi ručno oslikane prezentacije, izradu i dizajn objava za Facebook ili Instagram, prevodi tekstove na strane jezike, ali vodi i web shopove, radi poslove korisničke podrške, istražuje tržište ili preuzima komuniciranje s klijentima.

Diplomirana pravnica Irina Malogorski odlučila je postati virtualna asistentica nakon gotovo 15 godina rada u stranim korporacijama.

- Obrt Office sam otvorila 2019. godine kako bih svoje znanje i iskustvo koje sam stekla radeći na pravnim i administrativnim poslovima mogla korisno upotrijebiti i pomoći malim poduzetnicima i obrtnicima u njihovom poslovanju, bilo da se nalaze na samom početku i potrebna im je pomoć postaviti cjelokupno poslovanje na noge bilo da već posluju neko vrijeme, ali su zaglavili u hrpi papirologije i ne nalaze vremena da se sa svom administracijom nose sami - rekla je Malogorski koja preporučuje angažiranje administrativnih virtualnih asistenata prvenstveno mikro i malim poduzetnicima, obrtnicima, udrugama i OPG-ovima kako bi 'maknuli od sebe papirologiju' i bavili se onime zbog čega su odlučili pokrenuti svoj posao. To će im u konačnici, kaže, donijeti razvoj biznisa i veći profit.

Izdvojit ćemo još i Riječanku Teu Puccetti, izvršnu direktoricu Grupacije Amami, koja virtualno ne asistira sama nego uz suradnike kao što su knjigovođa, porezni savjetnik, stručnjak za EU fondove. I ona je iskoristila dotadašnje radno iskustvo kako bi pokrenula nešto svoje, a klijenti joj uglavnom dolaze po preporuci.

- Postoje poslovi gdje tvrtke više zaista ne moraju imati nekoga tko sjedi puno radno vrijeme u uredu. Ne kažem da nema potrebe za djelatnicima u uredu, naravno da dobar dio tvrtki ima, ali pojedini poslovi ili segmenti poslovanja postaju sve više idealni za nekog virtualnog suradnika. Kod nas se to posebno uvidjelo uslijed pandemije kada su se tvrtke morale što bolje organizirati - ističe Puccetti, čija grupacija primarno radi administrativne poslove kao što su prijave i odjave djelatnika, pripremna dokumentacije za knjigovodstvo, savjetovanje u vezi djelatnika uz testiranja, vođenje projekata i timova, monitoring poslovanja, sistematizacija i reorganizacija poslovanja, logistika i koordinacija projekata ili nekog događaja.

Čime se bave VA u RH 

Zađimo malo dublje u svijet tih dragocjenih pomoćnika. Ljudomat je prošle godine proveo istraživanje te saznao od ostalih ljudskih virtualnih asistenata koji djeluju iz Hrvatske što najčešće rade.

image
Izvor: Ljudomat, 2020, dostupno ovdje

Kao što rezultati tog istraživanja pokazuju, usluge koje su najčešće pružali bile su: administriranje, organiziranje, izrađivanje i provođenje projekata, pisanje poslovnih planova i procedura, izrađivanje izvještaja i vođenje digitalnog marketinga.

Najčešće su asistirali u administraciji i operativnim poslovima, ali radili su i u drugim segmentima poslovanja kao što je vidljivo u grafičkom prikazu.

image
Izvor: Ljudomat, 2020, dostupno ovdje

Većina ispitanika (75 posto) virtualnog je asistenta angažirala na manje od 8 sati tjedno. 18 posto ispitanika koji su koristili usluge virtualnog asistenta to su činili 8 do16 sati tjedno, a 7 posto je usluge virtualnog asistenta koristilo 17 do 30 sati tjedno.

Neke od usluga koje virtualni asistenti nude:
  • Priprema za knjigovodstvo i prateća administracija (URA, IRA, putni nalozi, razne evidencije i obrasci)
  • Planiranje i organizacija sastanaka, putovanja i raznih događanja
  • Izrada prezentacija i drugih dokumenata
  • Izrada raznih izvještaja i analiza
  • Pomoć pri zapošljavanju novih radnika
  • Administracija i vođenje projekata i timova
  • Poslovna komunikacija (e-mail, društvene mreže, web shop)
  • Istraživanje tržišta
  • Obrada narudžbi
  • Pisanje i oblikovanje sadržaja za web i društvene mreže
  • Komunikacija na društvenim mrežama s klijentima i korisnička podrška
  • Prevođenje
  • Održavanje web stranica i web shopova
  • Obavljanje telefonskih poziva
  • Kupovina uredskog materijala i potrepština

Izvor: Ljudomat

Dakle, odali smo vam tajnu o novom zanimanju koje 'spašava život' bez skalpela i narkoze. U učinkovitost i blagodati virtualnog asistenta imali smo se priliku i osobno uvjeriti pripremajući temu broja aktualnog Lidera o aplikacijama za produktivnost. Pročitajte je i vidjet ćete koliko je u njoj sudjelovala Sanja Veletanlić. Ljudski virtualni asistenti nama su pravo otkriće, a uvjereni smo, ako ih dosad niste angažirali, da će i vama biti.

09. prosinac 2022 16:38