Potrošite li manje od ugovorenih sredstava, dobit ćete manje novca

Udio sredstava iz fondova EU, najčešće između 50 i 85 posto ukupnih troškova projekta, određuje se u odnosu na procijenjene, a isplaćuje u odnosu na ostvarene troškove.

Budući da većina fondova EU zahtijeva da partneri sudjeluju u sufinanciranju projekta i da se rijetko iz tih fondova može dobiti puni iznos potrebnih sredstava, potrebno je razlikovati planirani i konačni iznos koji se može dobiti iz fondova EU. Planirani iznos čine procijenjeni ukupni prihvatljivi troškovi, a konačni iznos sredstava čine ostvareni ukupni prihvatljivi troškovi projekta.

Nemojte napuhavati troškove
Najčešći je problem u ‘napuhavanju’ troškova. Naime, u slučaju kada bude nemoguće opravdati sve troškove, dio ugovorenih sredstava neće se moći potrošiti i morat će se vratiti.
Ovisno o uvjetima natječaja i visini (postotku) doprinosa EU navedenog u uputama (najčešće između 50 i 85 posto), taj se postotak određuje u odnosu na procijenjene ukupno prihvatljive troškove, a isplaćuje u odnosu na ostvarene ukupno prihvatljive troškove.

Što realnije i točnije
Primjerice, ako su ukupni troškovi projekta procijenjeni na 500.000 eura, a doprinos EU prema natječaju ograničen na 85 posto, onda će taj doprinos maksimalno iznositi 425.000 eura. No ako na samom kraju provedbe projekta ukupni troškovi iznose 600.000 eura, EU daje samo obećanih 425.000 eura, bez obzira na to što je to sada manje od 85 posto stvarnih troškova. Sasvim je obrnuto ako se na kraju potroši manje od planiranog, primjerice 400.000 eura. U tom slučaju EU daje 340.000 eura jer je doprinos ograničen na 85 posto ukupnih troškova. Stoga je u interesu podnositelja prijedloga projekta izraditi realan, ekonomičan i što točniji proračun. Kako bi troškovi bili prihvatljivi, moraju biti dostatni, nastati tijekom provedbe projekta, odnosno nakon potpisivanja ugovora o dodjeli nepovratnih sredstava te biti provedeni kroz financijske knjige i dostupni za provjeru.
Ukupni troškovi odgovaraju zbroju svih dopuštenih troškova projekta. Moraju se slagati s brojkom koju ste unijeli na naslovnoj strani natječajnog formulara. Kada sastavite aplikaciju, provjerite jeste li uključili sve formulare za proračun.

Provjerava se sve
Doprinos podnositelja projekta mora iznositi najmanje 15 posto od ukupnih troškova projekta. U tzv. osobni doprinos uključuju se i doprinosi mogućih partnera, ali i oni europskih institucija ili zemalja članica Europske unije te doprinosi drugih organizacija, koje se moraju navesti pojedinačno.
Sve proračunske stavke moraju se dodatno objasniti u dijelu Pravdanje budžeta. Ne postoji poseban obrazac za ovaj dokument, taj dio treba pripremiti na posebnom listu papira, a od podnositelja projekta ovisi koji će format rabiti u objašnjavanju i pravdanju proračuna na jasan i transparentan način.
Svaku stavku proračuna treba opravdati imajući u vidu nužnost (primjerice potrebu da se nabave računala, ode na službeni putovanje i sl.), broj predloženih stavki te izbor cijene rada koju ste iskoristili.
Drugim riječima, potrebno je pripremiti detaljan izračun cijene svakog troška potrebnog za provođenje aktivnosti, kako bi se proračunski iznos mogao u cijelosti opravdati. To će biti od pomoći i poslije kod prijave za isplatu ugovorenih i odobrenih sredstava. Stavke koje se odnose na osoblje moraju biti stvarne u odnosu na cijene na lokalnom tržištu i moraju se objasniti u opravdanju proračuna. Imajte u vidu da ugovarač za fond EU ima pravo tražiti potvrde o plaćama da bi potvrdio vjerodostojnost cijena rada predstavljenih u proračunu.