Digitalno poslovanje štedi milijune kuna i radne sate

Kvalitetan informatički program vrijedi gotovo koliko i kvalitetan menadžer - unapređuje poslovanje i s manje zaposlenika donosi profit.

Piše Kata Pranić
[email protected]

Namjeravate li osnovati tvrtku, u plan razvoja i troškove obvezatno stavite i informatizaciju uredskog poslovanja, digitalizaciju podataka i upravljanje bazama podataka. Danas je nezamislivo poslovati na klasičan način. Koristiti se suvremenim dostignućima tehnologije i informatike znači štedjeti vrijeme i novac te u svakom trenutku imati željenu informaciju i kontrolu kompletnog poslovanja. Imati kvalitetan informatički program gotovo je identično zapošljavanju uspješnog menadžera, unapređuje poslovanje i s manjim brojem zaposlenika stvara veći profit. Digitalizacija poslovanja jest imperativ, no taj je proces stalan, softveri se gotovo svakodnevno usavršavaju i sve više olakšavaju poslovanje. Iako svaka velika kompanija ima svoju IT službu, koja uglavnom radi na održavnaju sustava, temljene programe osmišljavaju inženjerske tvrtke koje kreiraju IT sustave.

U digitalizaciji poslovanja Coca-Cole HBC-a Hrvatske sudjelovale su mnoge IT tvrtke, informacijski sustavi uvedeni su prije petnaestak godina, ali u većini se slučajeva radilo o vlastitom razvoju - prilagođavanju Coca-Colinih korporacijskih sustava. Po potrebi uključivale su se domaće tvrtke kao potpora u prilagodbi i pokretanju takvih sustava. Od uvođenja prvih informacijsko-tehnoloških sustava do danas promijenilo se nekoliko generacija sustava.
- Prvi su sustavi po današnjim mjerilima bili vrlo ograničeni i s pomoću njih obavljao se samo malen dio poslovanja, a danas se trudimo povezati cjelokupno poslovanje u jedinstveni sustav. Za svako uvođenje novih sustava u Coca-Coli HBC Hrvatska pripremamo podrobnu poslovnu analizu korisnosti, tzv. business case, čime procjenjujemo omjer uloženih sredstava i očekivane koristi, financijske i vremenske, materijalne i nematerijalne.Ušteda je pri svakoj dosadašnjoj procjeni bila više milijuna kuna i više tisuća radnih sati. Budući da smo tvrtka koja proizvodi i prodaje bezalkoholna pića, važno nam je zadovoljstvo kupca. Nastojimo biti brži, funkcionalniji i prilagodljiviji, a velike pomake u skraćivanju isporuke proizvoda i podizanju učinka zabilježili smo nakon uvođenja elektroničkog sustava u koji su s pomoću pokretnih jedinica umreženi svi naši prodajni predstavnici na terenu - kaže Igor Strmečki, direktor Odjela za informatiku Coca-Cole HBC-a Hrvatske d.o.o.

Najnoviji sustav digitalnog poslovanja omogućuje primanje narudžbe u svakom trenutku, praćenje stanja zaliha u skladištu i izravnu umreženost s informatičkim sustavima distributera i veletrgovaca. Dosad je Coca-Cola HBC Hrvatska nabavila dvjestotinjak takvih uređaja, a u uvođenju novog sustava naručivanja najdalje se otišlo u priobalju, gdje se u pravilu i prima najviše 'ad hoc' zahtjeva i narudžba. Uštede su velike u odnosu na prijašnji način rada, a korist je i veća jer se zahvaljujući novim elektroničkim narudžbama i u najaktivnijim ljetnim mjesecima može reagirati u roku od 24 sata. Taj primjer pokazuje kako je danas nezamislivo bilo kakvo poslovanje bez uporabe informacijskih tehnologija.  - Najbolji opis korisnosti tehnologije jest u tome što se danas može obavljati više desetaka ili stotina transakcija s jednakom količinom ulaznih jedinica - kaže direktor Strmečki.

Programi koji donose višestruku korist u poslovanju nastaju u IT kompanijama. Jedna od njih jest i zagrebački Omega software koji surađuje s velikim brojem privatnih hrvatskih i regionalnih tvrtki te s državnim institucijama, primjerice Ministarstvom kulture, Ministarstvom znanosti, obrazovanja i športa, Hrvatskom agencijom za poštu i elektroničke komunikacije, Zagrebačkim holdingom i drugima.  - Pristup razvoju i uvođenju IT rješenja posljednjih se nekoliko godina potpuno promijenio. IT rješenja u novije su vrijeme sredstva za ispunjavanje specifičnih poslovnih potreba radi ispunjenja specifičnih ciljeva poduzeća. Fokus projekta uspostave IT rješenja jest na kontinuiranom unapređenju poslovanja klijenta - kaže Mia Živković, diplomirana informatičarka, poslovna konzultantica Omega softwarea. Takav je projekt vezan uz prekogranični promet i trgovinu ugroženim vrstama Omega software u suradnji s tvrtkom Globaldizajn napravio za Upravu za zaštitu prirode Ministarstva kulture.

- Iako je jednostavnog sučelja prema krajnjim korisnicima, rješenje sadrži vrlo složen skup poslovnih procesa koji udovoljavaju pravilima i procedurama CITES-ove konvencije i nacionalnog zakonodavstva, a omogućava nadzor i praćenje vrsta ugroženih međunarodnom trgovinom - kaže informatičarka Živković. Vrijednost trgovine divljim vrstama, legalne i ilegalne, na svjetskoj razini procjenjuje se na 159 milijardi američkih dolara na godinu.
Realizacija projekta bila je iznimno složena i zahtjevna.Nakon uspostave detaljnog referentnog poslovnog modela počelo se izrađivati i uvoditi cjelovito IT rješenje razvijeno uporabom suvremene web-tehnologije.

- Rješenje je cjelovito jer obuhvaća cjelokupni proces izdavanja različitih dozvola kojima se regulira trgovina i prekogranični promet ugroženim vrstama, od zaprimanja zahtjeva preko poštovanja obveznih procedura uredskog poslovanja koje propisuje Uredba o uredskom poslovanju RH, obrade zahtjeva u skladu s odredbama CITES-ove konvencije i hrvatskog zakonodavstva, izdavanja i otpreme dozvola do napredne analitike o trgovini i izrade godišnjih izvješća koja potpuno udovoljavaju zahtjevima izvješćivanja prema CITES-ovoj konvenciji i EU - objasnila je informatičarka Živković naglasivši da je Omega software vrlo ponosan na rezultat toga vrlo specifičnog projekta. Njime se Hrvatska uvrstila među nekoliko zemalja članica CITES-a koje se koriste elektroničkim bazama osiguravši tako kvalitetniju provedbu CITES konvencije.