Drugi posao mogu obaviti jednako dobro kao i vi

Bez obzira na to dajete li zadatak nekoj tvrtki izvana ili svojim suradnicima, vaša je obveza jednaka. Postići ravnotežu između količine zadataka koje prenosite na druge i onoga što ćete obaviti sami

Piše: Tatjana Divjak
www.tatjanadivjak.hr

Zadatak, rok, materijalna vrijednost povezana s tim i ljudi. Naizgled jednostavni elementi. Imate li sve te elemente na raspolaganju, jednostavnom formulom mogli biste doći do pravog rezultata  uspjeha. No nedostaje i vrlo važan začin. Povjerenje. Imate li povjerenja u ljude koji za vas rade ili mislite da će biti najbolje (najbrže, najjednostavnije…) ako sami obavite posao?

Ne bi trebalo biti teško prepoznati suradnika sposobnog da obavi zadatak na vrijeme i kvalitetno i uje-dno biti voljan zadatak (u cijelosti ili bar djelomično) prepustiti drugomu. No menadžeri često vjeruju da oni jedini zadatak mogu obaviti na pravi način. Ili, bolje rečeno, uvjereni su da postoji samo jedan način obavljanja zadatka  - njihov način! Jeste li i vi takvi? Ako jeste, vrijeme je da priznate sebi da imate velik problem.

Ako netko zadatke obavlja drugačije nego što biste ih vi obavili, ne znači da je to bolje ili lošije. Potrebno je samo da podređeni shvate što su ciljevi, kakvi se standardi od njih očekuju i kojih se rokova treba pridržavati. Računica je jednostavna  vi ulažete povjerenje, a oni odgovornost na koju ih to povjerenje obvezuje.

Koliko povjerenja imate u svoj tim

Delegiranje je ipak jedan od najtežih, ali i najvažnijih zadataka menadžera. Riječ je o prepuštanju zadataka timu, podređenima, zaposlenicima, suradnicima. Bez obzira na to dajete li zadatak reklamnoj agenciji koju plaćate ili Danijeli iz odjela za reklamacije, vaša je obveza jednaka  postići ravnotežu između količine zadataka koje prenosite na druge i onoga što ćete obaviti sami. Angažirati nekoga ili prepustiti nekomu da obavi dio ili cijeli zadatak umjesto vas? Na to ćete pitanje morati odgovoriti sami, no konačni uspjeh ili rezultat ipak ovisi o tome koliko povjerenja imate u druge.

Ako vjerujte svojim suradnicima, taj će zadatak biti mnogo jednostavniji. No ako nemate povjerenja u jednog ili više njih, morat ćete se zapitati u čemu je stvar. Imate li stvarni razlog za sumnju koji je lako naći uvidom u prošle (ne)uspjehe? Smatrate li da je vaš suradnik nesposoban za obavljanje posla koji želite delegirati? Ako jest, zašto onda i dalje radi za vas ili s vama?

U tom nepovjerenju najčešće ima i vašeg udjela. Jeste li odabrali kvalitetan tim, imate li pravu osobu na pravome mjestu? Ohrabrujete li svoje djelatnike kako bi s vama uspostavili otvoren dijalog? Potičete li kulturu učenja na pogreškama ili kažnjavate za propuste i neuspjeh? Dobivate li od suradnika povratnu informaciju i dajete li je njima? Pratite li razvoj svog tima? Jeste li perfekcionist pa vam smeta svaka dlaka ili...?

Uvođenje novih vještina u tim

Umjesto perfekcionističkih zahtjeva postavite standarde koji će odrediti kriterije kvalitete i osigurajte dovoljan vremenski okvir za ostvarenje. Važno je suradniku objasniti zašto taj posao treba obaviti, što očekujete od njega, do kada zadatak treba biti obavljen, koja su mu sredstva na raspolaganju, a treba-te mu objasniti i način na koji ćete pratiti napredak i obavljanje posla.

Delegiranje neka postane način uvođenja novih vještina u vaš tim. Potičite odgovornost, no budite svjesni da zaposlenici nevoljko prihvaćaju odgovornost ako ste im stalno za vratom i upozoravate ih na njihove nedostatke, a ono što smatrate pogreškama kažnjavate umjesto da potičete učenje.

Prihvaćanje poneke pogreške može ohrabriti vaše zaposlenike na preuzimanje odgovornosti, a to će ih potaknuti i na kreativnost, pronalaženje načina za prevladavanje teškoća i povremenih kriza. Strah od neuspjeha može paralizirati i pogubno će djelovati na svakog pojedinca, ali i na cijeli tim. Ako znate komu dodijeliti zadatak, ako ga znate dobro objasniti i možete osigurati uvjete za njegovo obavljanje ‡ pola je posla time obavljeno. Delegiranje ne znači da vas obavljanje zadatka uopće ne zanima. Vaše zanimanje i potpora velika su motivacija za zaposlenike.

Što treba delegirati suradnicima

Kad zadatak delegirate, prepustite odvijanje procesa zaposleniku, no provjeravajte njegovo napredovanje. Neslužbeno praćenje dat će bolje rezultate jer podrazumijeva veći stupanj povjerenja, no katkad su nužne provjere u obliku izvješća i povratnih informacija. Način praćenja odredite na temelju poznavanja jakih i slabih strana svojih podređenih.

Kad se zadatak obavi, procijenite uspješnost obavljenoga i pohvalite osobu koja je zadatak dobro obavila. Pohvala za dobro obavljen zadatak ili pomoć, ako je potrebna, bit će prihvaćena sa zahvalnošću. No držite se one: 'Ako neki posao ne možete obaviti sami, nađite nekoga tko može i onda ga pustite da ga obavi.'

Što sve možete delegirati? Ponajprije one poslove koje ne možete ili ne stignete obaviti sami ili posebne zadatke za koje je netko stručniji od vas. Delegirat ćete, naravno, i poslove koje preuzima tim kojim upravljate.

Razvijanje tima i podizanje samopouzdanja podređenih redovitom podukom i treningom osigurat će vam uspjeh i više vremena za bavljenje strateškim stvarima. Nagrada, uz osobni napredak, i za onoga tko je delegirao i za onoga komu je posao delegiran bit će međusobno poštovanje. I bolja zarada. A zato i jesmo tu, zar ne?