E-pošta ne znači i više slobode u pisanju

Pažnju u e-mailu ili poslovnom pismu uvijek će privući prvi odlomak i uvod, što se postiže pametnim naslovom i dobrom najavom sadržaja koji slijedi

Piše: Marija Čekada
[email protected]

Jednako kao što izgled i stil govore o osobi koju upoznajemo, toliko u današnjem poslovanju stil i sadržaj poslovnog pisma s kojim se istupa prema poslovnim partnerima govore o pošiljatelju i njegovoj kompaniji. Najčešći oblik današnje poslovne komunikacije odvija se putem e-maila kojim se poslovnim partnerima i kompanijma šalju projekti, ponude proizvoda ili usluga, ponude za zaposlenje, pozivi za prezentacije, objave za medije, a poslovno pismo služi održavanju poslovnih veza, predstavljanju poduzeća i ima važnu promotivnu funkciju.
Zbog toga je iznimno važno da dojam koji ostavlja poslovno pismo odnosno e-mail bude efektno sročen. Mnogi će posegnuti za pravilima i preporukama u priručnicima, na web stranicama, softverima za samopomoć ili posjetiti jednodnevni trening koji nude brojne poslovne škole.

- Pravilno poslovno dopisivanje izuzetno je bitno jer su poslovno pismo ili e-mail 'osobna iskaznica' tvrtke koju predstavljamo, ali i nas samih. Polaznicima velike poteškoće zadaje sama forma dopisa odnosno ne znaju kako započeti dopis i kako razraditi temu pisanja u jasnim i sažetim rečenicama. Najčešće pogreške odnose se prije svega na pravopis, na pogrešnu upotrebu određenih riječi i sintagmi, zatim formulacije neprimjerene dopisivanju. Kada polaznici usvoje određene formulacije, kada nauče svoje misli sažeti u primjerene rečenice, nemaju većih poteškoća u pisanju tematski određenog poslovnog pisma - istaknula je Ivana Vudrag, voditeljica treninga Poslovno dopisivanje u Centru za poslovnu komunikaciju HalPet.

Pravila poslovnog dopisivanja

Neki će sastavljanje dobrog, kratkog i efikasnog poslovnog pisma usporediti s gađenjem u metu - uvijek postoji mogućnost da ćete metu pogoditi slučajno, ali je ipak mnogo bolje kad je to rezultat tehnike i preciznosti. Poslovno dopisivanje obuhvaća klasična poslovna pisma i memorandume pisane na papiru i elektroničku poštu, a ubrzani poslovni ritam i nove komunikacijske mogućnosti utjecale su na trend u kojem je e-mail potisnuo klasično poslovno pismo. No poslovni ljudi često pogriješe kada pomisle da e-pošta pruža više slobode u pisanju. Kao što ističe profesorica Vudrag, uvijek treba imati na umu da pisanje službenog e-maila podliježe istim pravilima kao i pisanje poslovnog pisma.

Kako bi poslovno dopisivanje bilo koristan alat u komunikaciji s poslovnim partnerima, za početak je potrebno odrediti svrhu poslovnog pisma i izbjegavati nejasne i dosadne jezične konstrukcije. To znači da bez obzira u kojoj industriji radili ili koje god bilo vaše radno mjesto trebate znati što želite reći u poslovnom pismu i, naposljetku, pismo napisati. Pažnju u e-mailu ili poslovnom pismo uvijek će privući prvi odlomak i uvod što se postiže pametnim naslovom i dobrom najavom sadržaja koji slijedi. Ako primatelj poslovnom pismu ne posveti pozornost od početka do kraja, za takav propust pošiljatelj ili autor poslovnog pisma može kriviti samo sebe zato što nije iskoristio priliku da zadrži interes od prvog do posljednjeg ulomka. Najjednostavnija provjera jasnoće teksta jest upitati kolegu razumije li ono što ste poslovnim pismom htjeli reći. Sljedeća važna preporuka jest da se uvijek koristi jezik u afirmativnom obliku, a rečenice moraju biti kratke - u dugačkim rečenicama često mogu pojaviti nejasnoće zbog loše sročenih jezičnih konstrukcija, a primatelj pisma do kraja rečenice može zaboraviti što je bilo na početku.

Također kad se piše poslovno pismo klijentu ili poslovnom partneru treba izbjegavati konstrukcije koje stavljaju naglasak na vaš posao, već se treba usmjeriti na potrebe i interese primatelja poruke. Stil pisma namijenjenog kupcu ili klijentu, pokazao se, prema istraživanjima, uspješnim u pridobivanju novih kupaca i zadržavanja starih. To ne znači korištenje više 'vi, vama' konstrukcija, već to znači da sadržaj treba osmisliti sukladno potrebama kupca i pronaći razumnu mjeru u svojoj ponudi. Najvažniji, središnji dio poslovnog pisma ili e-maila je poruka, odnosno bit pisma koja mora biti jasna primatelju pisma, a završni dio pisma odnosno zaključak treba zaokružiti cjelinu.

Osobito ako uglavnom komunicirate s istim ljudima, ili kad je riječ o dugoročnijem projektu, stručnjaci savjetuju da pokušate odgovarati na mailove služeći se opcijama ‘cut’ i ‘paste’ kako bi poruka sadržavala i ključne odlomke iz prethodnih mailova, naravno, s vašim obrazloženjem uza svaki odlomak. No, i takvi mailovi, naravno, ne bi smjeli bili predugački. Poboljšavanje umijeća poslovnog pisanja, istaknula j Ivana Vudrag iz Centra za poslovnu komunikaciju HalPet, nije toliko teški zadatak kako se mnogima čini jer za razliku od kreativnog pisanja, poslovno dopisivanje ne zahtijeva talent. Jedino na što treba svaka poslovna tajnica, zaposlenik ili menadžer paziti prilikom pisanja službenog e-maila ili klasičnog poslovnog pisma jest pridržavati se pravila o pravopisu i stilu, a tekst poslovnog pisma pisati uvijek s usmjerenošću na primatelja poruke, poslovnog partnera ili klijenta.