Elektroničko je fakturiranje do 70 posto jeftinije od papirnatog

Stefan Engel-Flechsig, predsjednik Povjerenstva EU za e-račun koji je prošlog tjedna boravio u Zagrebu, tvrdi da su ulaganja u kompatibilnost sustava za primanje digitalnih faktura višestruko isplativa. Najveći je izazov pri tome uvjeriti svoje zaposlenike da je promjena potrebna.

Piše: Vanja Figenwald

Na osmoj Europskoj konferenciji o poslovnim procesima održanoj u Zagrebu prošli tjedan ključni je govornik bio Stefan Engel-Flechsig, predsjednik Povjerenstva EU za e-račun, vjerojatno jedna od najinformiranijih osoba kad je riječ o informatizaciji poslovnih procesa. Posao Povjerenstva u sklopu CEN-a, organizacije zadužene za standardizaciju u Europi kojoj mandat daje industrija i Europske komisije, nalaženje je najbolje prakse i sastavljanje naputaka za industriju i porezne vlasti, a nakon analize dostupnih tehnologija i zakonskih okvira. Riječ je o savjetodavnoj skupini osnovanoj 2001. koja je u svojim počecima okupljala samo pet kompanija, da bi do danas broj članova narastao na 80-ak uz predstavnike čak pet poreznih službi, što Flechsig smatra velikom stvari jer su, objašnjava, porezne službe uglavnom okrenute drugim institucijama, a ne takvim savjetodavnim tijelima.

Svojevrsna je neslužbena specijalizacija Stefana Engel-Flechsiga e-račun, odnosno e-faktura, svakako u velikom interesu poslovne zajednice koja želi uštedjeti informatizacijom poslovanja. Flechsig kaže da je vrijednost e-fakture, koja je dobila svoju zasebnu radnu skupinu u sklopu CEN-a, višestruka. - E-faktura zapravo je jedan od najvažnijih poslovnih dokumenata, središnji dokument poslovnog procesa koji možete gledati iz nekoliko perspektiva - objašnjava Engel-Flechsig. Prvo, riječ je o jednom od najvažnijih računovodstvenih dokumenata, drugo, pri povratu PDV-a upravo je faktura ključna referentna točka. Svaki put kad se proizvodu doda vrijednost može se tražiti povrat poreza. Faktura je pritom najvažniji dokaz. Nadalje, ona je i početak isplate, odnosno potvrda transakcije, a s obzirom na to da se mora arhivirati, može poslužiti i reviziji kao izvrstan i precizan pokazatelj tvrtkina poslovanja.

Isplativo ulaganje
Imajući to na umu, korist od prelaska na elektronički oblik fakturiranja za Flechsiga je očita i nedvojbena iako se razina uštede, tvrdi, razlikuje od kompanije do kompanije. Kao primjer navodi rudimentarnu studiju prema kojoj se elektroničkim fakturiranjem u usporedbi s klasičnim, papirnatim, uštedjelo 70-ak posto. Upozorava da je ipak riječ samo o ilustraciji, ali onoj koja jasno daje do znanja da korist postoji. Dublja analiza, kaže, pokazuje da mnogo više štedi primatelj fakture, a nešto manje pošiljatelj. Pošiljatelj dobiva gotove i spremne podatake koji više ne zahtijevaju dodatan rad i trud jer je sustav prilagođen i standardiziran za njihovo prihvaćanje. Flechsig spominje dansku studiju prema kojoj primatelj štedi 18-ak eura po fakturi. Priznaje da treba ulagati u kompatibilnost sustava za primanje digitalnih faktura, no primjeri i izračuni jasno pokazuju isplativost takvih investicija.

Flechsig, odvjetnik po struci, sudjelovao je u Njemačkoj tijekom 90-ih u izradi prve elektroničke legislative na svijetu, tako ako da vrlo dobro poznaje problematiku IT tehnologija u poslovnim organizacijama. Nekoliko je ključnih stvari, objašnjava, regulirano tom legislativom, a kao najvažnije navodi određivanje odgovornosti za sadržaj na internetu, zaštitu podataka i uvođenje elektroničkog potpisa te potrebne sigurnosne infrastrukture za njega. Cilj je bio, kaže, uravnotežiti potrebu za regulacijom s novim mogućnostima poslovanja. Zakoni su stoga koncipirani tako da pruže okvir funkcioniranja, ali tako da ne ometu razvoj biznisa.

Odgovornost društvenih mreža
U međuvremenu Europska je unija izrazila interes za tu legislativu pa se s vremenom ono što je napravljeno u Njemačkoj počelo uvrštavati i u zajedničku stečevinu Europske unije. Nov izazov, najavljuje, bit će reguliranje odgovornosti društvenih mreža onime što naziva sljedećim evolucijskim korakom. Flechsig podsjeća da internet ništa ne zaboravlja i stoga vjeruje da će se nova velika rasprava u tom smislu voditi upravo o društvenim mrežama. Ne želi nagađati u kojem će se to smjeru odvijati, no navodi primjer trenutačne rasprave o pravu na brisanje nepoćudnog materijala poput dječje pornografije. Dosad je praksa bila, kaže, samo blokiranje pristupa, ali neki traže da se uvede i brisanje tog materijala, zato je zanimljivo vidjeti kako će se to odvijati.

Često pitanje o napretku tehnologije jest ono o njezinim prednostima i nedostacima. Za Flechsiga na prvi pogled nedostatak zapravo nema. Prema njemu, postoji mogućnost gubljenja poslova, no podsjeća na jednostavnost i brzinu koju tehnologija omogućuje. - Korist za poslovnu zajednicu jest u informatizaciji njezinih poslovnih procesa jer se njime oslobađa vrijeme za obavljanje drugih poslova. Ljude možete upotrijebiti za neke druge zadatke, kompaniji vrjednije od npr. razvrstavanja fakutra. Ljudi su najvažniji, zato ih se mora upotrijebiti na najučinkovitiji način - opravdava tehnologiju Flechsig i nastavlja drugim primjerom, globalizacijom. - Drugi je primjer globalizacija ekonomije i širenje opsega. Sada internetom svu robu možete prodavati cijelom svijetu, što prije niste mogli. Mogućnosti širenja sada su globalne, što je velika stvar za ekonomiju. Moj sin putem interneta bez problema prodaje svoje igračke. Kao posljednju izravnu korist uvođenja tehnologije navodi informacije, odnosno lakši pristup podacima, što omogućuje praćenje trendova i konkurencije, pa posljedično bržu i lakšu prilagodbu kompanija uvijek vrlo promjenjivim uvjetima.

Problemi sigurnosti
Flechsig, međutim, priznaje da sve veća upotreba i umreženost znače i nesigurnost i ranjivost sustava, no upozorava na to da u praksi svi ti veliki i kompleksni sustavi vrlo dobro rade. Problema ima, ali uvijek se riješe i rijetko se ponavljaju, objašnjava, te podsjeća i na to da s nesigurnošću ljudi jednostavno moraju računati. Organizacije o tome moraju voditi računa i biti informirane o mogućim problemima. Iako očiti pobornik velike količine tehnologije, Flechsig zna da se s njome može pretjerati. - Kad pomislim koliko birokracije moram proći, mislim da je tehnologije premalo - kaže. S druge su strane neki primjeri pokazali da se tehnologija može pogrešno iskoristiti, kao što je bio slučaj s elektroničkim osobnim iskaznicama u nekim državama, koji se pokazao presloženim i neučinkovitim. Drugi primjer previše tehnologije koja preplavi ljude elektroničke su zdrastvene iskaznice u Njemačkoj koje su također neslavno prošle jer su se pokazale presloženima i nesigurnima.

- Katkad doista može biti previše tehnologije, zato treba naći ravnotežu. Može biti korisna, ali i presložena - kaže Flechsig.Jasno da prije nego što se uberu plodovi digitalnog doba treba nešto i uložiti u poboljšanje poslovnih procesa. - Pokazalo se da veće organizacije teže integriraju velike sustave i moraju više ulagati da bi postigle optimum. Ne može se precizno izmjeriti koliko je truda potrebno. Najveći je izazov, vjerujem, uvjeriti svoje zaposlenike da je promjena potrebna jer je dobna struktura zaposlenika različita, pa će neki lakše prihvatiti te promjene, a neki teže - zaključuje Flechsig.