Fleksibilan ured: Uređuju ga zaposlenici, a koristi se prema potrebi

Više od 90 posto radnika tvrdi da kvaliteta uređenja radnog prostora utječe na njihovo raspoloženje i stavove, dok ih 89 posto misli da ima ključnu ulogu u zadovoljstvu na poslu

Različiti poslovi traže i različito okruženje: financijska skupina bi tako trebala raditi u uredu osmišljenom drugačije od onoga kreativne skupine. Pritom se traži i racionalna uporaba radnog stola, koji više ne mora biti namijenjen samo jednom zaposleniku

Neki od danas najuspješnijih poslovnih pothvata, od Microsoftovih do Googleovih, počeli su u nereprezentativnim prostorima - garaže, spavaće sobe i podrumi mjesta su na kojima su se rađale više milijardi 'teške' korporacije. Ipak, iako slaba rasvjeta i nedostatak prostora nisu bili zapreka poduzetnicima koji su stajali iza tih pothvata, stručnjaci tvrde da je, kad posao jednom krene i preraste u veliku organizaciju, za produktivnost, kreativnost i suradnju važno sve, pa i raspored ureda, namještaja, rasvjeta, temperatura... Prema istraživanjima više od 90 posto radnika tvrdi da kvaliteta uređenja radnoga prostora utječe na njihovo raspoloženje i stavove, dok čak 89 posto misli da ima ključnu ulogu u zadovoljstvu na poslu. Prema podacima ankete koju je provela savjetodavna tvrtka Gensler gotovo polovica od 2.000 radnika rekla je da bi radila dodatnih jedan sat na dan kad bi imala ugodnije i ljepše radno okruženje.

'Lutalice' bez radnog stola

No posljednjih je godina rezanje troškova dovelo do standardizacije dizajna ureda, koji su stoga često bezlični, pretjerano osvijetljeni i neugodni za rad. Osim toga, malo tko vodi računa o tome da različiti poslovi traže i različito okruženje - financijska bi skupina tako trebala raditi u drugačije osmišljenom uredu od kreativne. A dizajneri uglavnom svima prostore osmišljavaju na sličan, uobičajeni način, koji ne nudi primjerenu iskorištenost. Upravo je zbog toga tijekom 90-ih pokrenuta inicijativa 'hotdeskinga', odnosno ukidanja načela 'svakom zaposleniku njegov stol' jer se smatralo da nova tehnologija omogućava rad bilo gdje.

Tako se 1994. u losanđeleskim i njujorškim uredima agencije za oglašavanje Chiat/Day zaposlenike, nakon što bi podignuli mobitel i prijenosno računalo na recepciji, poticalo da svaki dan nađu drugi radni stol. No to je dovelo do toga da su mnogi počeli lutati u potrazi za primjerenim stolom, dok su drugi, pak, svoj radni prostor našli u sobama za sastanke. Probleme je povećao manjak opreme, nepostojanje prostora za odlaganje osobnih stvari i pokušaj zabrane uporabe papira. Ljudi, naime, vole 'označiti teritorij i braniti ga', trebaju svoje mjesto i, ako ga nemaju, to ih čini nesigurnima.

U uredu kao u kafiću

Dobro osmišljen koncept radnog prostora trebao bi zapravo biti jedno od strateških opredjeljenja tvrtke, a ne tek usputni posao. Primjerice, tvrtka koja želi povećati individualnu učinkovitost trebala bi tome prilagoditi i radni prostor, dok će potpuno drugačiji unutarnji dizajn biti potreban poduzeću koje je u procesu spajanja ili akvizicije - njegov radni prostor trebao bi poticati suradnju i interakciju zaposlenika. To se može postići vrlo jednostavno, primjerice držanjem fotokopirnog uređaja blizu radne skupine - tako će oni koji se njime koriste možda zastati i porazgovarati s članovima skupine.

Dizajn zajedničkih prostorija također je često neprimjeren. Na prosječnom sastanku sudjeluje u pravilu tri do pet ljudi, koji su često prisiljeni sastajati se u prostorijama namijenjenim održavanju skupova s do 30 sudionika, tako da se mala grupa osjeća nelagodno i izgubljeno, zbog čega se smanjuje i učinkovitost njezina rada. To se ipak polako mijenja. Sve više prevladava ideja kombiniranog prostora - zgrade se projektiraju tako da, primjerice, ulaz bude bliže kantini i mjestima za sjedenje i odmor, odnosno prostorijama namijenjenima druženju. Trend su otvorenost i fleksibilnost. Tako su u Američkoj banci mjesta za sastanke neformalne prostorije okupljanje manjeg broja ljudi. U takvim se prostorima nalaze HD televizori, računala i visoki barski stolci.

- Da prije ulaska u takvu prostoriju stavite povez i poslije ga skinete, pomislili biste da ste ušli u kafić - objašnjava Mark Nicholls, šef Odjela korporativnog uređenja radnog prostora u Američkoj banci, i dodaje da 'ondje zaposlenici mogu komunicirati na drugačiji način nego na hodnicima'. Osim toga, redizajn ureda dobar je uvod u provođene drugih, primjerice organizacijskih, promjena. On vam omogućuje vam da razmišljate kako da stvari napravite drugačije - uključivanje zaposlenika u projektiranje radnog prostora može biti dobar način za to.

Poticaj novim zaposlenicima

Novi uvjeti u radnom prostoru trebali bi omogućiti fleksibilnost - tako da zaposlenici mogu po želji prilagođavati ne samo svoje stolce nego i, primjerice, rasvjetu ili temperaturu. To su male stvari, ali mnogo znače, daju osjećaj slobode i nadzora. No dok je visina stolca ili temperatura individualan stvar svakog zaposlenika, neki su elementi radnog prostora univerzalni - dva su najvažnija čist zrak i prirodna rasvjeta, čemu se u Gensleru, koji radi na uređenju novoga sjedišta Američke banke u New Yorku, posvećuje posebna pozornost.

Zgrada koja bi trebala biti gotova 2008. ne samo da ima goleme staklene stijene poda do stropa nego je i tako projektirana da tijekom svih godišnjih doba u radne prostore ulazi što više dnevnog svjetla. Nadalje, suvremeni sustav filtriranja zraka jamči da će i zrak koji će se izbacivati iz zgrade biti čišći od gradskoga. Podni sustav cirkuliranja zraka i pojedinačni termostati omogućit će zaposlenicima određivanje temperature. Na novi dizajn utjecala je i želja za gradnjom ekološki održive zgrade koja bi štedjela energiju. A s intenziviranjem utrke za kvalitetnim rukovodećim kadrom dobar radni prostor može postati snažan poticaj potencijalnim zaposlenicima.