I šefovi su samo ljudi, trebaju im pohvala i lijepa riječ zaposlenika

Marjorie Blanchard i Gerry Demarest osmislili su interakciju u četiri oka, odnosno redovite kratke sastanke šefa i podređenog najmanje jedanput u dva tjedna. To je prilika da se bolje upoznaju, usklade očekivanja i način rada. Pohvalite li pri tome neke šefove poteze, to ne bi trebalo značiti da ste ulizica.

piše Petra Dropulić
petra.dropulić@liderpress.hr

John Lennon i Aretha Franklin bili su u pravu: iskažete li malo ljubavi i poštovanja, daleko ćete dogurati. Nema razloga zbog kojeg se ne bi moglo primijeniti na karijeru. Iako se katkad ne čini, i šefovi su ljudska bića kojima trebaju riječ ohrabrenja i tapšanje po ramenu. Međutim, motiviranje nadređenih ipak funkcionira nešto drukčije od klasičnog načina na koji nadređeni potiču uspješnost zaposlenika. Paleta motivacijskih metoda ograničena je. Nema, naime, financijskih poticaja i privilegija - šefu zaposlenici ipak ne mogu dati povišicu. No to i nije toliko važno jer postoji arsenal drugih mogućnosti.

Pravilo broj jedan glasi: treba iskazati poštovanje i odati priznanje. Ako nadređeni povuče dobar potez ili općenito dobro obavlja svoj posao, zaposlenici mu to trebaju dati do znanja. Nekoliko toplih rečenica, osmijeh ili e-poruka ne stoji ništa, a svaka pozitivna povratna informacija snažan je instrument motiviranja i unapređenja rezultata s vrha. Obostrana komunikacija najbolji je preduvjet za iskren i kvalitetan poslovni odnos - poticanjem dijaloga organizacija ostaje zdrava, prilagodljiva i protočna. To je slično kao da se sportaš priprema za Olimpijske igre, a nitko mu ne kaže koliko brzo trči ili visoko skače. Čini se apsurdnim, no mnogi ljudi u svojim organizacijama funkcioniraju upravo u takvu vakuumu, odnosno ne znaju koliko dobro obavljaju svoj posao. Povratna informacija doručak je prvaka. Upravo zato šefovi cijene kad od svojeg tima dobiju izravnu povratnu informaciju, reakciju na prijedlog, odluku ili projekt.

Nadmašiti očekivanja Dobar primjer početka unapređivanja kvalitete i kvantitete komunikacije između šefa i podređenih predlažu stručnjaci za upravljanje ljudskim potencijalima Marjorie Blanchard i Gerry Demarest. Osmislili su interakciju u četiri oka koja podrazumijeva redovite sastanke šefa i podređenog od 15 do 30 minuta najmanje jedanput u dva tjedna. Među ostalim, takvi sastanci omogućuju nadređenima i podređenima da se upoznaju, otkriju svoje nade, strahove, očekivanja, probleme. Na taj način stvaraju plodno tlo za izgradnju autentičnih odnosa i veće zadovoljstvo poslom.  Jedan od iznimno učinkovitih instrumenata motiviranja šefova jest saznati njegova očekivanja - i nadmašiti ih. Zvuči očito i jednostavno, no malo se tko toga drži. A lako je zapitate li se samo znate li uopće koji su prioriteti vašeg šefa. Katkad su oni jasno izrečeni ili napisani, ali u većini slučajeva to nije tako - riječ je o očekivanjima koje šef možda nikad nije jasno izrekao ni samom sebi, a kamoli zaposlenicima. Stoga ne treba pasivno pretpostavljati da se zna što šef očekuje, treba se informirati i pažljivo proučiti ‘modus operandi’ svog šefa. Ako niste sigurni što će vam donijeti ‘najveći broj bodova’ kod te osobe, preuzmite inicijativu i odredite datum kad ćete to raspraviti sa svojim šefom. No isto tako potrebno je da zaposleni jasno iznesu svoja očekivanja kako bi bili sigurni da su unutar realnih okvira.

Kako biti bolji Milijarder Richard Branson jednom je prilikom izjavio: ‘Ne upravljam ovcama, svaki dan borim se s tigrovima: ne želim da me moji zaposlenici slijede, nego da sa mnom sudjeluju u ostvarenju cilja.’ Dakle, konstantno treba tražiti načine da se bude bolji. Prijeđite liniju odgovornosti, uhvatite se ukoštac s novim izazovima, postavljajte protupitanja, pokažite entuzijazam i želju za dobrim rezultatima, ispunite obećanja i držite se politike u kojoj nema isprika. Ako još niste uspjeli postići ono što trebate - budite precizni o tome na koje ste zapreke naišli i ukratko izložite plan s pomoću kojeg krećete dalje. Na cijeni su i iskrenost i pouzdanost: radnici s te dvije osobine uvelike olakšavaju posao nadređenomu. No taj put prepun je i zamki u koje je lako upasti. Prvo je pravilo stoga izbjegavati oportunizam i bezrezervno priklanjanje mišljenju voditelja. Važno je reći što mislite i braniti svoje stajalište srčano i argumentirano. Pokažite i da ste pouzdani i šefu obećajte samo ono što uistinu možete napraviti. Ne trošite uzalud vrijeme i raspoložive resurse svoga nadređenog. I vaše i njegovo radno vrijeme mora poslužiti u svrhu postizanja najvažnijih ciljeva: vaših, njegovih i tvrtkinih. Nadalje, nadređeni različito procesiraju informacije, zato treba poraditi na usklađivanju stila i načina rada. Neki šefovi vole izvještaje uživo, drugi više vole pogledati informaciju u pismenom obliku, razmisliti o njoj pa tek onda dogovoriti razgovor.

Moguća etiketa ulizice? A koje načine ponašanja treba izbjegavati u širokom luku ako želite motivirati nadređene? Prema knjizi ‘1001 način kako motivirati sebe i druge’ Sang H. Kima pet je osobina zaposlenika koje najjače demotiviraju šefove: kad zaposlenici nisu odani, kad su izvan kontrole, kad otvoreno pokazuju neposlušnost (osobito pred publikom), kad su drski i kad ciljaju na šefov ured.Motivacija kao utjecaj koji izaziva, usmjerava i održava željeno ponašanje ljudi često se promatra kao jednosmjerna cesta koja se kreće s vrha hijerarhije prema dnu. No bolji radni odnosi između nadređene i podređene osobe ne mogu se odrediti jednostranom odgovornošću. Naravno, velika je razlika između pružanja potpore i poticaja nadređenima i neodmjerenih izjava poput ‘hvala bogu što je danas ponedjeljak’ koje će vam priskrbiti etiketu ulizice. Ovdje nije riječ o ‘ulizivanju’, ‘uvlačenju’, ‘titranju’ i ostalim pitoresknim glagolskim imenicama kojima se opisuje djelovanje ljudi koji nastoje na svakojake načine steći naklonost sebi nadređenih osoba. Upravljati šefom znači uložiti svjestan napor da se ostvari određen cilj, a taj cilj nije manipulacija, nego produktivna suradnja da se postigne nešto što je u obostranom interesu.