Kad bi bar dan trajao duže

Ima trenutaka kad vam se čini da vam je vrijeme najveći neprijatelj. Ma koliko se trudili, stalno vam je bar sat-dva potrebno da završite započeto ili riješite novi zadatak

Piše: Tatjana Divjak
www.tatjanadivjak.hr

Nemate dovoljno vremena za spavanje, od silnih sastanaka ne stižete obaviti sve dnevne zadatke, a i čitanje e-mailova oduzima vam sve više vremena. Na pojam 'slobodno vrijeme' odmahujete rukom - pa jedva stižete i s djecom porazgovarati!

Kad ste ono zadnji put bili s prijateljima na kartanju, kuglanju, zabavi? Bračni se partner žali da vam očito ne znači puno jer nikad ne dođete kući u 'normalno' vrijeme - obično već čvrsto spava kad se vraćate s posla. Je li vaš problem upravljanje vremenom?

Naravno, znate da na raspolaganju imate ograničeno vrijeme jer su vas od malih nogu učili da dan ima 24 sata, ali kako u taj dan ugurati sve što treba učiniti? I ne samo to nego u ista 24 sata napraviti svaki dan sve više.

Magičarski trikovi katkad su vam uspijevali, ali sad vam postaje jasno da trebate razmisliti kako što bolje iskoristiti ta 24 sata.

I zatim poduzeti one aktivnosti koje će vam omogućiti da bolje organizirate svoje zadatke i vrijeme, ali i osigurate da vam drugi u tome pomažu, pa i eliminirate one koji vas u tome koče.

Predlažem da krenemo otpočetka. Da biste razumjeli vrijeme, morate znati što vam vrijeme znači, a to ćete postići analizom načina na koji se koristite svojim vremenom jer ćete tako shvatiti kako da ga iskoristite - efikasno. Počnimo stoga analizom vašega poslovnog dana.

Utvrdite dnevni raspored

Razmislite kako provodite radni dan. Kako određujete dnevni raspored? Određujete li prioritete ili stvari rješavate kako vam dođu? Običavate li se prvo baciti na stvari koje su vam najveći problem ili se prvo prihvatite zadataka koji vas vesele? Ometaju li vas suradnici, telefoni, radna sredina? Da pojednostavnim: gubite li puno vremena dnevno, a da ni sami toga niste svjesni?

Da biste svoje vrijeme mogli učinkovito iskoristiti, morate o njemu voditi računa. Vođenje evidencije o tome kako se koristite svojim vremenom pomoći će vam da ustanovite kakve su vam navike i koliko ima 'problematičnih' područja s kojima biste se trebali uhvatiti u koštac.

Kad ustanovite gdje je problem, trebali biste učiniti sljedeći korak: planirati svoje vrijeme, dan, tjedan, godinu, a time i životni uspjeh.

Fantastično: shvatili ste što želite i koji su uobičajeni obrasci ponašanja koje trebate promijeniti. Sada postavite ciljeve koje želite postići i te ciljeve smjestite u vremenske okvire, odnosno odredite dinamiku postizanja pojedinačnih ili op-ćih ciljeva.

Bilo bi dobro da se napokon počnete služiti rokovnikom i kalendarom koje vam poslovni partneri uporno daruju za Novu godinu.

Tri kategorije 'hitno i bitno'

Kad organizirate svoje vrijeme i zadaće vezane za poslovno okružje, prvo trebate razmisliti o količini i vrsti zadataka koje želite ili trebate obaviti s aspekta prioriteta. Jednostavno odredite koji su vam zadaci najvažniji, odnosno kojim ih je rasporedom nužno obaviti da biste sve obavili kvalitetno i - na vrijeme.

Određivanje prioriteta podrazumijeva određene kriterije. Predlažem da ih stoga smjestite u kategorije: 'i hitno i bitno', 'ili hitno ili bitno' i 'ni hitno ni bitno'. Kad ne možete odlučiti u koju kategoriju zadatak ulazi, jednostavno ga smjestite u kategoriju 'ostalo' (sretna vijest: to su obično oni zadaci ili dio zadataka koji će se s vremenom riješiti sami od sebe pa im ne posvećujte vrijeme - ako ga nemate).

Svaki vaš dan trebao bi se sastojati od kombinacije tih triju kategorija. Vaš plan neka bude realan i uravnotežen jer će vam upravo mješavina zadataka omogućiti kvalitetno korištenje vremena. I dodatno vas stimulirati da ih obavljate s manje napora nego kad se posvetite samo najtežim zadacima u jednom razdoblju.

Uočite što vas ometa u poslu

Prioriteti će vam se možda mijenjati tijekom obavljanja zadataka jer vam pristižu nove informacije, novi uvidi i nove obveze. To je prirodno i zahtijeva samo malo vaše fleksibilnosti. Ako su promjene prečeste, razmislite treba li vam pomoć nekoga iz tima ili jednostavno eliminirajte izvor problema.

Takve su situacije uzrokovane onime što zovemo 'kradljivcima vremena'. Važno je stoga voditi računa i o 'kradljivcima vremena', odnosno ljudima i aktivnostima zbog kojih sate provodite u neproduktivnom radu ne obavljajući stvari sa svoje liste prioriteta ili sate onoga vremena koje ste namijenili sebi.

U vrijeme kada je mnogo onih koji su 'brzi na okidaču' kad je riječ o e-mailu, mogućnost da sve više i više svoga vre-mena provodite čitajući pristiglu poštu raste iz dana u dan. 'Kradljivci vremena' mogu biti i ljudi koji vas stalno ometaju u radu svojim pitanjima, problemima, primjedbama i slično.

Kada kažem 'eliminirajte', pritom ne mislim ni na što drastično (iako, znam, katkad pomišljate i na to rješenje!). Jed-nostavno naučite postaviti granice i reći 'ne' ili naučite delegirati zadatke svojim suradnicima, dajući im prostor i iska-zujući im poštovanje i povjerenje.

I na kraju vrijeme koje treba planirati i namijeniti sebi. Vrijeme za sebe veoma je važno. Ono će vam omogućiti pun-jenje baterija i povećati vašu učinkovitost.

*Javljajte mi se sa svojim specifičnim problemima, uz puno povjerenje i zaštitu vaše privatnosti. Možda ćemo rješa-vanjem baš vašeg problema motivirati druge da pokušaju naÊi kreativnija rješenja. Pitanja možete postavljati i na web stranici.