Kako organizirati 'ured bez papira'

U srijedu završava dvodnevna konferencija 'Document management' o prednostima specijaliziranih rješenja za upravljanje dokumentima. Iako Hrvatskoj već postoje mnogobrojna rješenja vrhunskih karakteristika za obradu i upravljanje najraznovrsnijim sadržajima, postavlja se pitanje koje je rješenje optimalno i za koji poslovni proces

   Konferencija na osnovi najbolje prakse daje uvidu to kako organizirati 'ured bez papira' zamjenjujući papirnate arhive s elektroničkima, štedeći pritom novac i ljudske resurse, štiteći podatke i olakšavajući suradnju s poslovnim partnerima. Želja je organizatora da pomoću  rješenja upravljanja dokumentima prikažu što je na tržištu napravljeno ili je u tijeku implementacije, kao i da prezentiraju nova znanja i ideje za što efikasniju primjenu Document menadžmenta u poslovanju. U tom kontekstu govorili su predavači Jadranka Zec (IBM), Grgo Miočić (Ericsson Nikola Tesla), Davor Jardas (G2R), Mario Gvozdanović (Aktivis), Heinz Flickschus i Markus Kleiber (ISIS Knowlage Systems) i drugi.

Trenutačno u implementaciji posebnih rješenja za upravljanje dokumentima prednjače financijske tvrtke, veliki poslovni sustavi, pravosudne institucije i ministarstva te ostala tijela državne uprave i lokalne samouprave. Važna podrška uvođenju digitalnih dokumenata u poslovanje na hrvatskom tržištu nedavno je usvojeni Zakon o elektroničkoj ispravi. To je ključni dokument koji regulira i daje okvire digitalizaciji i digitalnoj pohrani dokumenata, što potiče što implementaciju naprednih rješenja upravljanja dokumentima.

Kvalitetan i transparentan način upravljanja svim dokumentima, ujednačenost procesuiranja i arhiviranja zahtjevi su Europske unije upućeni pravnim subjektima. Za uspješno realizirane projekte osigurana su sredstva iz EU fondova koje je moguće realizirati putem CARDS program, a kod nas su realizirana u određenim slučajevima digitalizacije poslovanja tijela sudbene vlasti i državne uprave.   (Renato Đurđević)