Kako planirati troškove i proračun

Proračun troškova spona je između planiranja i provedbe projekta te nadzora nad njom. Mora biti izražen u eurima, a ukupni troškovi moraju uključivati novac iz fondova EU koji se traži za provedbu projekata i sredstava samofinanciranja.

Piše: Tony Karzen
Karzen&Karzen
www.karzenikarzen.hr

U nastavku vodiča za pripremanje projekata za fondove EU razmotrit ćemo pripremanje proračuna. Ta tema protezat će se iduća tri do četiri tjedna i počet će općim pregledom nakon kojeg će se problematika detaljno razmotriti na relevantnim primjerima.
Proračun projekta spona je među funkcijom planiranja, provedbom i kontroliranjem projektnih aktivnosti. Mora biti izražen u brojčano mjerljivu obliku, u eurima (EUR), a ukupni prihvatljivi troškovi prikazuju zbroj traženih sredstava i dio (iznos) vlastitog sufinanciranja. Proračun je usko povezan s aktivnostima navedenima u prijavnom obrascu, stoga je vrlo važno da se za svaku aktivnost utvrdi potreban iznos, a zatim i troškovi koji iz tih aktivnosti proizlaze, i obratno.
U dijelu u kojem se objašnjavaju troškovi svaku proračunsku stavku treba povezati s aktivnošću navedenom u prijavnom obrascu, što olakšava planiranje proračuna i poslije praćenje trošenja sredstava.
Osnovna pravila o prihvatljivosti troškova odnose se na cijeli projekt, a prihvatljivi su troškovi oni koji su nužni za obavljanje projektnih aktivnosti. Projektni troškovi moraju nastati u sklopu programskog područja.

Ljudi i oprema
Projektne troškove treba početi utvrđivati planiranjem ljudskih resursa. Ljudskim resursima smatraju se članovi projektnog tima koji su sklopili ugovor o redovitomu radnom odnosu na projektu. Ta kategorija troškova zato se može odnositi samo na zaposlenike angažirane na projektu, uključujući tehničko osoblje (npr. koordinator projekta, stručnjak za...) i administrativno osoblje (npr.  knjigovođa, asistent na projektu...).
Kad se utvrde troškovi za članove projektnog tima, planiraju se troškovi putovanja i smještaja svih sudionika u realizaciji projekta. Sljedeća je stavka planiranje troškova za opremu i robu. Ovdje se navode svi troškovi kupnje odnosno najma opreme potrebne za provedbu projekta (npr. projektor, računalo, tehnička oprema, automobil...)

Najam i pričuva
Za prijavitelje iz Hrvatske ta proračunska stavka popunjava se samo ako se za potrebe projekta uzima u najam posebno odvojen ured. Ostali troškovi ili usluge velika su proračunska stavka, zato ih treba grupirati prema aktivnostima (npr. tiskanje brošura) ili događaju (npr. seminar) u zajedničku stavku s podstavkama.
Rezerva za izdatke koji se ne mogu predvidjeti u fazi pripreme projekta ne smije prelaziti pet posto izravnih prihvatljivih troškova. Ta stavka nije obvezna u planiranju proračuna i sredstva iz nje vrlo se upotrebljavaju se vrlo rijetko. Poslije se ne mogu preraspodijeliti. Ukupni izravni prihvatljivi troškovi projekta (eng. total direct eligible costs of the action) zbroj su direktnih prihvatljivih troškova navedenih u proračunu projekta i onih predviđenih za pričuvu. Posebno se mogu iskazivati administrativni troškovi, koji mogu uključivati troškovne stavke povezane s osobljem, prostorom itd., odnosno tzv. troškovi hladnog pogona.

Stavka ‘ostalo’
U ‘ostalo’ se upisuju proračunske podstavke vezane uza sve troškove nužne za provedbu projektnih aktivnosti, a da nisu izričito navedeni u nekoj od stavaka proračunskog obrasca. Tu se npr. upisuju infrastrukturni radovi.