Kako provjeriti plan i izbjeći pogreške

Uspješnost odnosno provedba projekta mjeri se pokazateljima (indikatorima) koji moraju počivati na jasnim i mjerljivim izvorima verificiranja. Svaka razina ciljeva projekta, od općih do rezultata, mora imati svoje pokazatelje.

Piše: Tony Karzen
Karzen&Karzen
www.karzenikarzen.hr

Ovaj tjedan otići ćemo korak dalje u planiranju projekta putem logičke matrice. Konkretno, objasnit ćemo način na koji se prati i mjeri uspješnost, odnosno provedba projekta putem pokazatelja ili indikatora koji u svojoj osnovi zahtijevaju jasne i mjerljive izvore verificiranja.
Indikatore je potrebno najprije definirati u logičkoj matrici da bi se razjasnile karakteristike općeg cilja, specifičnog cilja, rezultata i aktivnosti te pritom stvorila osnova za definiranje uspješna sustava promatranja, a poslije i vrednovanja.
Vrsta indikatora ovisi o razini ciljeva projekta pa indikatori na razini općih ciljeva moraju pokazati učinak projekta, indikatori na razini specifičnih ciljeva moraju pokazati rezultat projekta do njegova završetka, a
indikatori na razini rezultata moraju pokazati neposredne rezultate projekta (konkretne proizvode projekta koji nastaju nakon poduzetih projektnih aktivnosti).

Što su to indikatori

Objektivno provjerljivi indikatori opisuju projektne ciljeve na mjerljiv način, pa moraju biti kvantitativni, odnosno izraženi brojčano, kvalitatativni, odnosno opisani te vremenski ili provedivi u određenom razdoblju. Indikatori nam pomažu da na vrijeme uočimo teče li sve onako kako je planirano ili je potrebno izvršiti neke prilagodbe i tako izbjeći moguće pogreške.
Dobro definiran indikator trebao bi imati sljedeće karakteristike:
• Identificirani posebno za svaki cilj i rezultat
• Mjerljivi u odnosu na količinu i kakvoću
• Dostupni u prihvatljivu vremenu
• Relevantni u smislu ciljeva na koje se odnose
• Vezani uz vremenski okvir tako da je vidljivo kada će za trajanja projekta neki cilj biti ostvaren.

Načini provjere

Nakon definiranja indikatora potrebno je odrediti i njihova sredstva za provjeru. Izvori provjere mogu biti različite informacije, poput izvještaja o napretku i evaluaciji projekta, statističkih podataka, studija praćenja i sličnih dokumenata. Izvori provjere moraju se odnositi samo na jedan indikator i specificirati mjesto za dobivanje podataka (npr. izvješća o napretku, zapisnici, publikacije itd.), onoga tko nam treba pružiti odnosno prikupiti podatke te koliko često treba skupljati podatke (npr. mjesečno, kvartalno, godišnje).
Općenito, primjeri indikatora mogu biti broj održanih radionica ili seminara, broj ljudi koji su obučeni na seminarima ili radionicama, dokumenti koji su pripremljeni i usuglašeni među različitim stranama (primjerice, studija o pogonu za zbrinjavanje otpadnih voda), dizajniranje, tiskanje i raspodjela pisanog materijala (primjerice turističke brošure).

Pažljivo birajte indikatore
Izbjegavajte skupe ili teško provjerljive indikatore! Izbjegavajte uporabu previše indikatora! Prezahtjevni ili irelevantni indikatori mogu ugroziti uspješnost projekta! Pažljivo odabrani indikatori mogu uštedjeti sredstva pri nadgledanju i vrednovanju projekta!