Korisnici državnog proračuna ne mogu se plaćati novcem od projekta

Troškovnik plaća u proračunu projekta mora se temeljiti na neposrednim stvarnim troškovima pojedinog zaposlenika neposredno uključenog u aktivnosti projekta i svaki se mjesec mora pripremiti izvješće o obavljenom poslu.

Piše: Tony Karzen
Karzen&Karzen
www.karzenikarzen.hr

Prošlog smo tjedna o proračunu projekta kojim se pripremamo za moguće sufinanciranje iz fondova EU govorili općenito, a ovog se tjedna koncentriramo na njegov dio - planiranje proračuna za ljudske resurse. Obračun i potraživanje troškova za osoblje mora slijediti nekoliko pravila. Prije svega, izračun plaće mora se temeljiti na neposrednim stvarnim troškovima (bruto plaća u skladu s nacionalnim zakonodavstvom) pojedinog zaposlenika uključenog u aktivnosti projekta.

Detaljno utvrđeni poslovi
Za ljude koji ne rade puno radno vrijeme treba naznačiti postotak vremena provedenog na projektu. U objašnjenju svakako treba naglasiti je li osoba zaposlenik institucije, organizacije, aplikanta ili partnera ili će se tek zaposliti na provedbi projekta. Zaposlenici na nepuno radno vrijeme pišu izvješće o radu na prijektu (engl. time sheet) koji prikazuje obavljeni posao po danima ili mjesecima.
Ako je osoba na projektu zaposlena puno radno vrijeme, računaju se ukupni troškovi rada. U takvim slučajevima svaki mjesec treba pripremiti izvješće o obavljenu poslu. Jedinica za obračun plaća osoblja zaposlenog na dulje razdoblje jest mjesec.

Vanjski suradnici
Svi troškovi vanjskih suradnika moraju se izraziti u kategoriji ‘Ostali troškovi ili usluge’ i povezati se s aktivnošću na kojoj će se angažirati. Svakako se iskazuju i plaće međunarodnih zaposlenika engl. (salaries international staff) koji na projektu rade u drugoj zemlji. Zaposlenici u ustanovama korisnicama državnog ili lokalnog proračuna ne mogu se plaćati novcem iz proračuna projekta. Njihov se doprinos (rad/plaća) na projektu može prikazati isključivo kao sufinanciranje.

U tablici donosimo primjer kako bi trebalo pripremiti proračun. Upisano je samo osoblje, primjerice voditelj projekta, koordinator itd. Vidljivo je da su zahtjevi za plaću iz proračuna očito povezani s vremenom koje će član osoblja uložiti u projekt. Kad je riječ o dnevnicama, napisani su samo iznosi koje osoblje treba, ne uključuju potencijalne članove ciljanih skupina ili druge osobe poput konzultanata. Treba navesti i iznose za projekt u cjelini, ukupno trajanje i iznos za prvu godinu projektnog ciklusa.