Kvalitetno pripremljen proračun ključ je projektne prijave

Prijavitelji za financiranje iz fondova EU trebaju pripremiti realan i ‘cost-effective’ proračunski plan, a odgovorni su za točnost financijskih podataka u proračunu.

piše Mirna Karzen
www.karzenikarzen.hr

Pri prijavi za fondove EU jedan od ključnih dijelova projektne prijave jest kvalitetno pripremljeni proračun koji osigurava maksimalnu transparentnost i jasnoću. Prijavitelji trebaju pripremiti realan i cost-effective proračunski plan, a odgovorni su za točnost financijskih podataka u proračunu. Proračun mora pokriti sve troškove aktivnosti, odnosno cjelokupni iznos sredstava, uključujući troškove doprinosa EU, ali i troškove pokrivene sufinanciranjem. Opis proračunskih troškova mora biti vrlo detaljan i svi troškovi trebaju biti razvrstani u njihove glavne komponente.

Pravila prihvatljivosti Proračun projekta je spona između funkcije planiranja, provedbe i kontroliranja projektnih aktivnosti i mora biti izražen u brojčano mjerljivu obliku. Proračun je izražen u eurima (EUR), a ukupni prihvatljivi troškovi prikazuju zbroj traženog financiranja i dio (iznos) vlastitog sufinanciranja. Proračun je usko povezan s aktivnostima navedenima u prijavnom obrascu (Application form). Stoga je vrlo važno da se za svaku aktivnost utvrde potrebna sredstva, a zatim i troškovi koji iz njih proizlaze i, obratno, u proračunu se NE smije nalaziti ništa što nije definirano kao projektna aktivnost. Osnovna pravila o prihvatljivosti troškova odnose se na Program za financiranje. Pri izradi proračuna projekta potrebno je definirati sve aktivnosti i utvrditi sredstva potrebna za provođenje projekta, a zatim troškove. Prihvatljivi troškovi su oni koji su obvezni za implementaciju projektnih aktivnosti.Potrebno je pojasniti troškove (Budget justification) te svaku proračunsku stavku povezati s aktivnošću navedenom u prijavnom obrascu, što olakšava planiranje proračuna i potom praćenje trošenja sredstava.

Dokaz troškova U tom smislu treba znati da se devnice mogu jedino isplaćivati u slučaju putovanja s noćenjem! Pri izračunu dnevnica obvezno provjeriti trenutačni popis na internetskim stranicama Europske komisije - http://ec.europa. eu/comm/europeaid/perdiem/index_en.htm. Kod putovanja treba navesti kilometražu, a koristan link za opravdavanje troškova je www.viamichelin.com  Uvijek se odabire najpovoljnije prijevozno sredstvo! Prihvatljiva je jedino ekonomska klasa prijevoznog  sredstva (vlak, autobus, brod, avion) i smještaj u hotelu do 3***! Pri nabavi robe/usluge ne smiju se navoditi marke (brend) robe/usluge, već se specificiraju jedino minimalni tehnički uvjeti koje proizvod/usluga treba zadovoljiti (pravilo javne nabave)!

Važno je znati koje aktivnosti Europska komisija financira i koji su troškovi dopušteni. Jedino 'dopuštene troškove' može se uvrstiti u proračun projekta. Dodatno, dokaz o ostvarenim troškovima jedan je od glavnih pokazatelja u logičkoj matrici pri povezivanju s pokazateljima. Pri pripremi proračuna prijavitelji trebaju unaprijed razmisliti o normama i procedurama primjenjivima za projekte koje financira Europska unije čak
i prije same prijave odnosno pripreme projekta. To je izuzetno važno upravo s obzirom na dopuštene troškove za pojedine aktivnosti bez obzira na izvor financiranja. Proračun je na taj način okvirni izračun troškova, ali i ograničenje za ‘dopuštene troškove’.